Archives Chrono

La société Archives Chrono est spécialisée dans le stockage de documents et la gestion externalisée d'archives. Créée en 1991 par Christian Malaterre, Archives Chrono est dotée de grands entrepôts basés à Marseille, de 14 000 m2 de plateformes d'archivage représentant environ 150 000 conteneurs d'archives conservées.
La société compte aujourd'hui prés de 400 clients, sociétés privées ou institutions publiques, de tous secteurs confondus, tels que des affréteurs maritimes ou des professionnels du monde libéral, comme les médecins ou les avocats.

Neuf personnes sont aux commandes d'Archives Chrono dont Fréderic Castanier, Directeur Administratif et Informatique, et associé du Directeur Général Christian Malaterre.
Les salariés, répartis en équipe sur le terrain, sont chargés de réaliser les inventaires, de procéder aux enlèvements, d'effectuer des recherches de documents et de se charger des livraisons.

« Le métier d'Archives Chrono consiste à prendre en charge les archives que nos clients nous confient par manque de place, à en faire l'inventaire, à les conserver dans des conteneurs au sein de nos entrepôts sécurisés, puis à mettre à disposition des clients, à leur demande, les documents qu'ils souhaitent consulter », explique M. Castanier.

En quelques mots

  • Créée en 1991, la société Archives Chrono est spécialisée dans le stockage de documents et la gestion externalisée d'archives. Elle compte aujourd'hui près de 400 clients et emploie 9 personnes réparties en équipe sur le terrain qui sont chargées de réaliser des inventaires, de procéder aux enlèvements, d'effectuer des recherches de documents et de se charger des livraisons.

Secteur

  • PME

Solutions

  • Le système développé avec FileMaker Pro et FileMaker Go est un outil de gestion complet, intégré et étendu puisqu'il répond également aux besoins de mobilité de l'équipe d'Archives Chrono. Il permet de tout faire, notemment de récupérer des archives, de les stocker et de les rechercher.

Avantages

  • Souple
  • Efficace

Problématique

Quelques années après la création d'Archives Chrono, il est rapidement devenu indispensable pour M. Malaterre, de s'équiper d'un outil informatique pour gérer l'ensemble des données de la société.

Sur les conseils de professionnels en informatique, FileMaker a été choisi pour réaliser le développement en interne d'une application de gestion.

« Avec le temps, le système mis en place à l'origine est devenu tellement important que monsieur Malaterre nous a demandé d'intervenir pour assurer son suivi et continuer à le faire évoluer », explique Emmanuel Hadrossek, développeur - Interface , société de services en ingénierie informatique.



Solution mise en place

Aujourd'hui, le système développé avec FileMaker Pro et FileMaker Go est un outil de gestion complet, intégré et étendu puisqu'il répond également aux besoins de mobilité de l'équipe d'Archives Chrono. « En fait, nous en avons fait un véritable progiciel - que l'on a d'ailleurs nommé 'Chronogiciel' ! Chronogiciel nous permet de tout faire : de récupérer des archives, de les stocker et de les rechercher», déclare M. Castanier.

L'interface principale de Chronogiciel comporte plusieurs boutons qui permettent d'accéder à des applications de gestion, comptant chacune entre 200 et 300 champs d'informations : gestion du personnel et des plannings (qui permet d'organiser notamment la tournée des équipes sur le terrain), gestion des tarifs, des devis et des factures, suivi de trésorerie, gestion du parc de véhicules de livraison, etc.

La gestion des factures est liée au suivi de trésorerie qui, elle-même, est reliée à la gestion des mouvements d'entrées et de sorties des documents : « Cela nous permet de tracer tous les documents qui entrent ou qui sont détruits (dans le cas ou la durée de conservation a été dépassée), et de savoir précisément quel client nous a demandé une archive, ou quel client doit nous régler une facture, etc. ».

Chronogiciel permet également de gérer les inventaires et les mouvements de recherches et de livraisons grâce à un système de codes barres : « Dès le démarrage de l'activité, tous les documents inventoriés et archivés tels que les devis, les factures, les bons de livraison ou les ordres de mission, ont été associés à un code barre », explique M. Castanier.

Chaque membre de l'équipe d'Archives Chrono est en effet équipé d'iPhone ou d'iPad doté de FileMaker Go. « Le système d'utilisation, développé par la société Interface, leur permet ainsi de taguer tous les codes barres des documents et d'accéder à la base de données Chronogiciel lorsqu'ils sont à l'extérieur. Dès que l'un d'eux scanne un document avec son iPhone ou son iPad, il se connecte à l'application FileMaker Go qui va elle-même se connecter à la base de données FileMaker Server pour lire les données de la base centrale ».

Les iPhone et iPad, équipés de FileMaker Go, sont utilisés comme scanners pour pouvoir rapidement identifier un document et obtenir son historique. « Lorsque Monsieur Malaterre, se déplace chez un client, grâce à FileMaker Go sur son iPad, il a une vision complète du progiciel qui est basé au siège et peut ainsi connaître en un clic, le nombre d'archives que le client nous a confié, étudier les tarifs qui lui ont été proposés, visionner ses factures, gérer ses coordonnées, etc. », explique M. Castanier.

Il ajoute : « De la même façon, quand un client, par exemple un médecin, souhaite nous confier des radios, nous taguons le bon d'entrée. Ainsi, nous générons une action automatique qui envoie un email au client du type « Nous venons de récupérer ces documents pour les archiver dans vos espaces » . Ce système permet de prouver que le document a bien été reçu par nos équipes et qu'il a été archivé ».

C'est également le cas quand un membre de l'équipe se déplace pour une livraison chez un client, il part avec un bon de livraison qui contient un code barre. Lorsqu'il tague ce code barre, M. Castanier et M. Malaterre peuvent savoir en direct quel salarié, à quelle heure, a livré au client les documents qu'il a réclamés.

Parallèlement, Interface a développé un espace client sécurisé sur le site web d'Archives Chrono afin que leurs clients puissent consulter tous les documents confiés. Le site web est relié directement à la base de données FileMaker via une liaison ODBC.

« Lorsque nous nous rendons chez un client pour récupérer des archives, nous réalisons un inventaire. Celui-ci est saisi sur FileMaker Pro puis mis à disposition sur notre site web, et accessible uniquement grâce au login et mot de passe du client. Le client peut notamment rechercher un document et demander à récupérer un document archivé, directement via son espace client en ligne », explique M. Castanier.

Avantages utilisateurs

Depuis 17 ans, toute l'activité d'Archives Chrono tourne autour de FileMaker Pro grâce à la souplesse et à l'efficacité de l'outil. : « 99% de notre utilisation quotidienne de l'informatique se fait sur FileMaker ! » ajoute M. Castanier.

Archives Chrono offre à ses clients une rigueur inégalée en termes de gestion de flux. Grâce à Chronogiciel, l'équipe d'Archives Chrono est en effet capable d'intervenir très rapidement lorsqu'un client qui leur a confié un document, demande à le récupérer en urgence : «  Nos clients savent qu'à tout moment nous sommes susceptibles de leur livrer le document dont ils ont besoin. C'est un service primordial pour eux et ils nous font confiance », explique M. Castanier.

Il ajoute : « Avec l'application FileMaker Go sur iPhone, nos clients sont d'autant plus rassurés. Ils apprécient le fait qu'il existe une réelle traçabilité de leurs documents, que leurs demandes puissent être effectuées par leurs soins via le site web, et que nous venons leur livrer ce qu'ils ont demandé dans les temps ».

Depuis la mise en place de l'application FileMaker Go, toute l'équipe d'Archives Chrono est désormais équipée d'un iPhone ou d'un iPad et reste donc toujours connectée, même depuis les grands hangars d'archivage. Fréderic Castanier et Christian Malaterre pensent encore enrichir l'outil de gestion pour permettre aux utilisateurs de ne plus avoir à travailler sur un ordinateur mais de tout faire à partir de l'iPhone ou de l'iPad.

Avec l'application FileMaker Go sur iPhone, nos clients sont d'autant plus rassurés. Ils apprécient le fait qu'il existe une réelle traçabilité de leurs documents, que leurs demandes puissent être effectuées par leurs soins via le site web, et que nous venons leur livrer ce qu'ils ont demandé dans les temps.

M. Castanier — Directeur Administratif et Informatique, et associé du Directeur Général Christian Malaterre de Archives Chrono

Contact FileMaker :

Marie Renou
FileMaker Southern Europe.
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.fr

Contact Interface :

Emmanuel Hadrossek
Consultant chez Interface
eh@interface-online.net
04 90 56 99 36
http://www.interface-online.net/

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