Bleu Citron

Au départ petit label de jazz, Bleu Citron est aujourd'hui une société de production de 12 personnes spécialisée dans l'organisation de spectacles et de festivals dans le sud de la France.

Elle assure la production (mise en place et gestion de la billetterie auprès des points de vente), la promotion (gestion des emplacements publicitaires presse et affichage) et l'organisation technique des spectacles.

La société Bleu Citron a également une activité de tourneur, c'est à dire qu'elle réalise la prospection et le suivi de ses propres artistes auprès d'autres producteurs de France.

En quelques mots

  • Bleu Citron est une société de production spécialisée dans l'organisation de spectacles et de festivals. Elle assure la production, la promotion et l'organisation technique des spectacles.

Secteur

  • Médias & Communication

Solutions

  • Bleu Citron a mis en place un système de gestion efficace et d'administration de la billetterie. Bleu Citron utilise aussi FileMaker pour sa deuxième activité, le management des artistes en tournée.

Avantages

  • Facile
  • Convivial
  • Puissant

Problématique

Suite à son installation à Toulouse en 1997, Bleu Citron s'est associé à une salle de concert réputée, et c'est alors que le nombre de sollicitations pour l'organisation d'événements musicaux a augmenté de manière considérable. « Du jour au lendemain, nous nous sommes retrouvés à organiser plus de 130 concerts par an, contre 30 auparavant ! », explique Patrice Mas, régisseur chez Bleu Citron.
Cette forte augmentation d'activité l'a poussé à chercher rapidement une solution pour gérer en priorité la billetterie. « Une centaine de concerts multipliée par une dizaine de points de vente, cela commençait à faire beaucoup de données à traiter ! », s'exclame t-il.

Bleu Citron souhaitait un logiciel simple d'utilisation, qui permette de gérer efficacement l'administration et la mise en place de la billetterie.

Solution mise en place

C'est Patrice Mas, chargé à l'époque de l'informatique, qui a fait connaître le logiciel de base de données FileMaker Pro au sein de Bleu Citron : « J'avais travaillé avec FileMaker il y a bien longtemps, dans le cadre de ma passion pour la musique, c'était alors la version 3. à l'époque, FileMaker me servait essentiellement à gérer les coordonnées de mes contacts et à traiter divers documents de type contrats et factures », raconte-t-il. « Au vu de nos besoins chez Bleu Citron, j'ai tout de suite pensé que FileMaker serait parfaitement adapté à la situation ».

Monsieur Mas s'est donc chargé du développement avec FileMaker, en prenant soin d'intégrer dès la conception de la solution toute la chaîne de procédures spécifiques aux activités de Bleu Citron.
Il explique : « Nous travaillons en plusieurs étapes de la façon suivante : une fois que le cachet de l'artiste est négocié, la date et la salle réservées, nous avons toute une série de documents à éditer, précontrat et déclarations diverses, etc. Toutes ces informations sont saisies dans la base "  Spectacle ", qui est elle-même liée à la base "  Billetterie " ».

La base « Spectacle » comprend tous les détails de l'événement tels que la date du spectacle, la salle réservée, le nom du producteur, les tarifs proposés, les horaires, etc. La base « Billetterie » recense une dizaine de fiches clients par spectacle, qui représente l'ensemble des points de vente des billets.

Patrice Mas ajoute : « Dans la base Billetterie, nous avons également mis en place un système de fiches qui nous permet de savoir à la fois quels sont les points de ventes pour un spectacle, et quels sont tous les spectacles en vente sur un point de vente ».

La base Billetterie est elle-même liée à une base « Paiement » qui traite tous les ordres bancaires des événements.

Patrice Mas a également mis en place un système de calculs lui permettant d'établir des statistiques régulières sur l'activité billetterie.
« Deux fois par semaine, nous appelons les points de ventes pour évaluer les ventes de billets. Grâce à FileMaker, nous pouvons facilement établir des courbes de progression et assurer un suivi régulier des quotas de billets », souligne t-il.

Bleu Citron utilise aussi FileMaker pour sa deuxième activité, le management des artistes en tournée. Présentée sous forme d'outil de prospection, la base de données permet de gérer les suivis d'appels et les relances. Une fois la date de tournée vendue, la base est à nouveau enrichie pour traiter l'organisation de cette date et assurer le suivi des clients, des contrats, des demandes de matériels de promotions et des informations utiles aux concerts (horaires, contacts techniques...).

« Avec cet outil, nous travaillons avec les régisseurs des groupes qui ne sont pas physiquement présents mais qui se connectent à distance pour réunir les informations, les modifier et les enrichir », explique Patrice Mas.

Enfin, FileMaker est également utilisé au sein du service administratif de Bleu Citron pour la gestion du courrier, des emails, des fax, de la facturation et pour l'édition des contrats.

Avantages utilisateurs

Pour Bleu Citron, les deux bénéfices cités en priorité sont le partage de l'information et le suivi des statistiques de vente. Depuis la mise en place de la solution, la productivité des équipes de Bleu Citron a été largement améliorée : « FileMaker a considérablement valorisé notre société. Le fait d'avoir désormais une solution intégrée nous permet de réaliser en 5 mn le travail qui nous prenait parfois jusqu'à 2 ou 3 heures, en éliminant en plus les risques d'erreur », se réjouit M. Mas.

Autre avantage mis en avant, la sécurité grâce à la gestion des droits d'utilisation. Par exemple, pour les régisseurs de tournée, qui accèdent régulièrement à la base à distance, Patrice Mas a mis en place des autorisations d'accès spécifiques. Aujourd'hui, il existe 4 types de droits d'accès différenciés : pour l'administration, pour la régie et pour l'équipe de la promotion.

Enfin, également très utile à Bleu Citron, le webviewer : « Cette nouvelle fonctionnalité de FileMaker, est très pratique pour nous. Elle nous sert par exemple à rapidement localiser la ville de la tournée via Google, et à établir un trajet pour s'y rendre », ajoute M. Mas.

 

Si je devais décrire FileMaker en trois mots : facile, convivial et puissant.

— Patrice MAS, Régisseur

Contact FileMaker :

Marie Renou
FileMaker Southern Europe.
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.fr

FileMaker Certification

Développez votre potentiel professionnel.
En savoir plus

  FileMaker Certification

FileMaker Community

Rejoignez-la gratuitement

Témoignages Clients FileMaker

Découvrez des exemples concrets d'utilisation