Laboratoire CEERAM

Désormais, FileMaker est l'outil central du CEERAM. FileMaker Go pour iPad, utilisé par l'ensemble des collaborateurs, permet de gérer l'activité quotidienne du laboratoire, lors de leurs déplacements internationaux.

Le laboratoire CERRAM a mis en place une solution FileMaker pour la gestion et la centralisation de toute l'activité analyse du laboratoire.

En quelques mots

  • Le CEERAM (Centre Européen d'Expertise et de Recherche sur les Agents Microbiens) utilise FileMaker pour gérer l'ensemble de l'activité du laboratoire.

Secteur

  • Santé

Solutions

  • La solution FileMaker gère avant tout les analyses du laboratoire mais est également utilisée pour les tâches administratives , la création de documents internes et la gestion du personnel.
    Les collaborateurs du service commercial et du service scientifique utilisent FileMaker Go pour iPad pour consulter des adresses, suivre leurs tâches, assurer un historique de rendez-vous client, au cours de leurs déplacements.

Avantages

  • Outil trés intuitif, bien pensé
  • Permet d'avoir un suivi de toute l'actualité en cours

Le CEERAM (Centre Européen d'Expertise et de Recherche sur les Agents Microbiens) est un laboratoire indépendant innovant spécialisé dans la détection et l'identification génétique sur le secteur de la microbiologie (virus, bactéries, parasites et champignons). Le CEERAM propose des services de R&D, d'Expertises, de Conseil et de Formation.

Benoit Lebeau, biologiste moléculaire et président de la société, souhaitait mettre en place un outil de gestion intégré de type CRM classique au sein du CEERAM afin de gérer à la fois l'activité analyse du laboratoire mais aussi de centraliser et de partager les contacts (prospects, clients, divers interlocuteurs), de gérer facilement les tâches administratives (devis, commandes, factures) ainsi que le stockage de documents.

Benoit Lebeau a fait appel à Isabelle Corler, consultante et développeuse FileMaker chez Elles Formation, pour le développement et la mise en place de ce nouvel outil au sein du CEERAM.

« Tout est allé assez vite. Dans un premier temps, nous nous sommes rencontrés avec l'équipe du CEERAM puis ils m'ont préparé un petit cahier des charges avec leurs recommandations pour ce projet. J'ai ensuite développé la solution avec FileMaker Pro et FileMaker Go pour la partie mobile et, environ un mois plus tard, je leur ai installé l'outil qui était immédiatement opérationnel », commente Isabelle Corler. «  L'outil s'est construit au fil du temps, module par module, on a démarré par la gestion de contacts, devis et factures. Tout le reste a été développé sur 4 années ».

Désormais, la solution FileMaker est une base de données complète qui permet de gérer l'ensemble de l'activité du laboratoire.

FileMaker sert avant tout à gérer les analyses du laboratoire. Lorsque le laboratoire CEERAM réceptionne des échantillons de clients à analyser, FileMaker permet d'ordonner les différentes étapes du processus : « Dans FileMaker, nous créons une nouvelle fiche d'ouverture de rapport d'analyse et y précisons le type d'expertise souhaité par le client ainsi que ses coordonnées. Une fois l'analyse réalisée, nous générons un rapport d'analyse via FileMaker que nous envoyons directement au client », explique Isabelle Davieau, assistante de direction du CEERAM.

Elle ajoute : «  Dans certains cas, ce module « Expertise » me permet également de générer ce que l'on appelle des fiches de non-conformité, notamment lorsqu'un client nous envoie un échantillon mais que certaines informations requises sont manquantes ».

Les collaborateurs du service commercial et du service scientifique du CEERAM utilisent également FileMaker Go sur leur iPad pour leurs nombreux déplacements.

« Ils ont une activité très internationale. Lorsqu'ils se déplacent, ils se connectent à FileMaker Go pour consulter des adresses, suivre leurs tâches, assurer un historique de rendez-vous client, etc. Et tout ca, à distance depuis l'iPad ! », explique Isabelle Corler, développeuse FileMaker. « C'est du FileMaker Go mais connecté à FileMaker Server, c'est-à-dire qu'ils ne rapatrient pas les bases sur leur poste, ils se connectent comme s'ils étaient un client FileMaker », ajoute-t-elle.

FileMaker est également utilisé au quotidien pour les tâches administratives et pour la création de documents internes. « L'outil est structuré selon différents onglets ou menus », explique Isabelle Davieau. « Le menu CRM permet de créer de nouveaux contacts ou de modifier les contrats existants, le menu Fournisseurs sert à gérer les nouveaux fournisseurs, le menu Gestion regroupe la création des factures, des devis ou des commandes, l'onglet Banque permet de suivre l'état des crédits et débits du compte de la société. »

La gestion du personnel se fait également dans FileMaker, notamment le suivi du temps de travail de chaque collaborateur, c'est à dire le nombre d'heures travaillées et la répartition du temps de travail par activité (tâches administratives, travaux d'expertises, etc.), ainsi que le planning des salariés, les congés payés et RTT, les notes de frais et divers compte-rendu internes.

Pour Madame Davieau, FileMaker est un outil très intuitif qu'elle utilise au quotidien sans formation particulière. « C'est un outil de travail que j'utilise tout le temps. Il est plutôt bien pensé ! Il permet de faire beaucoup de choses et d'avoir un suivi précis de toute l'activité en cours », confie-t-elle.

FileMaker est désormais l'outil central du CEERAM. Tous les documents internes ou d'analyses sont stockés et référencés dans la base de données.

« Si il y avait une panne de courant au sein du CEERAM, je pense que c'est FileMaker qui manquerait en premier. Il sert à tout, il y a vraiment tout dedans ! », ajoute Isabelle Corler de Elles Formation.

Fort de ce succès, le CEERAM fait désormais appel à Isabelle Corler dès qu'ils ont besoin de faire évoluer l'outil. Elle sait ainsi s'adapter à chaque demande précise : « La base de données mise en place au sein du CEERAM se construit au fil des années et évolue en même temps que FileMaker. Il y a toujours des choses à développer qui sont propres à leur métier. Maintenant, ce sont eux qui me demandent s'il est possible d'adapter l'un de leur nouveau besoin à FileMaker. C'est rare que l'on ne puisse pas le faire ! »

C'est un outil de travail que j'utilise tout le temps. Il est plutôt bien pensé ! Il permet de faire beaucoup de choses et d'avoir un suivi précis de toute l'activité en cours 

— Mme. Davieau, assistante de direction du CEERAM

Contact FileMaker :

Marie Renou
FileMaker Southern Europe.
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.fr

Contact Elles Formation :

Isabelle Corler
Consultante Elles Formation
isa@ellesformation.com
02 99 57 17 18 
http://www.ellesformation.com

 

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