CHANNELS

Channels est un spécialiste de la transaction de pharmacies. L'entreprise évalue et optimise les dossiers de vente et d'acquisition d'officines, en soignant les aspects juridiques et financiers.

En quelques mots

  • Channels est un spécialiste de la transaction de pharmacies. L'entreprise évalue et optimise les dossiers de vente et d'acquisition d'officines, en soignant les aspects juridiques et financiers.

Secteur

  • Immobilier

Solutions

  • La solution FileMaker développée a offert à Channels une meilleure visibilité et souplesse dans le travail, un gain de temps au travers des automatismes de mise en relation.

Avantages

  • Evolutivité
  • Partage des données
  • Multiplateforme

Dès le démarrage de l'entreprise Channels, au début des années 1990, des échanges bureautiques ont accompagné les premières transactions de pharmacies. Les logiciels retenus - Ragtime et le tableur Excel sur Macintosh - convenaient aux traitements encore manuels comme au volume d'affaires. Mais, faute de liaison entre ces fichiers, l'activité manquait de cohérence vis-à-vis des référentiels juridiques et du répertoire des clients. Il fallait bâtir un historique des pharmaciens, pour ne pas répéter l'information sur plusieurs documents et pour éviter les erreurs, liées aux homonymes notamment.

Cet effort de centralisation des connaissances a démarré en 1998, par l'achat du logiciel FileMaker censé alors servir 12 utilisateurs autour d'un fichier commun. « Encore fallait-il trouver la bonne personne pour bâtir les automatismes d'une véritable application de gestion de données. Notre premier développeur est parti vivre à Toulouse, ce qui a mis notre projet en sommeil durant plusieurs années », retrace Marie-Gabrielle Tingaud, directrice de Channels. Lorsqu'elle reprend les choses en main, elle rencontre sept sociétés de développement et envisage même, en 2003, de basculer vers une autre base de données. « J'ai examiné diverses solutions, mais ce que j'ai vu manquait d'ergonomie, et exigeait de multiples clics pour retrouver l'information. Ima'Diff s'est distingué par son accueil et par ses réalisations intranet-Internet, dans de nombreux domaines différents. Ils ont su faire évoluer notre solution FileMaker, conformément à nos règles internes, avec des échanges et une réflexion permanente », mesure la directrice.

Problématique

Fédérer et partager les données des agents commerciaux couvrant l'ensemble de l'Hexagone. Planifier et suivre un nombre croissant de transactions, sans oublier aucun prospect ni aucun de ses critères de sélection.

La mise en relation de vendeurs et d'acquéreurs impose d'aller vite à l'essentiel avec une obligation de résultat puisque Channels et ses négociateurs sont rémunérés à la commission. Dans ce contexte, l'informatique en réseau procure un gain de temps appréciable. La gestion de la relation avec les clients passe par un suivi rigoureux des contacts professionnels et des bilans de chaque officine. « Les interfaces utilisateurs conçues par Ima'Diff restent simples et ludiques pour l'utilisateur », observe la directrice de Channels. Pour masquer la complexité de la logique métier, l'application retient le logiciel FileMaker. Du coup, Channels bénéficie d'une authentification précise des utilisateurs en plus d'une notion de groupes aux privilèges distincts. Le développement d'Ima'Diff apporte une fonction complémentaire de traçabilité des transactions : « On peut retrouver rapidement la dernière personne qui a modifié une relation, c'est-à-dire celui ou celle qui a transformé un titulaire en vendeur ou en acheteur, ou qui a apporté une modification au suivi des clients après concrétisation. Tout est mémorisé dans une base de transactions », explique le chef de projet Alexandre Vacher, chez Ima'Diff.

Solution mise en place

Bâtir un outil de pilotage clair des activités autour de la base de données FileMaker. Optimiser le suivi des dossiers à l'aide de traitements et de rapports pertinents. Publier une partie des données sur Internet.

Accessible sur Mac comme sur PC, la base de données est consultée et mise à jour par une trentaine de collaborateurs couvrant l'ensemble du territoire national. Les prospecteurs vérifient l'environnement de l'officine tandis que le back-office examine les bilans existants et prévisionnels pour compléter l'étude de marché. En amont, il faut planifier les étapes et coordonner les démarches, notamment auprès des banques et des assurances, sans négliger aucun critère de sélection du client. « La base de gestion m'aide à mettre à plat les informations et à sortir des documents toujours propres et justes. C'est un excellent outil de pilotage qui autorise, en outre, le changement de stratégie commerciale », explique la cofondatrice de Channels. De nombreux états statistiques l'aident à extrapoler jusqu'au coût des appels, à comparer entre elles des journées ou à dresser un parallèle entre l'activité tracée et la comptabilité. Entre autres traitements, le calcul des commissions s'effectue en moins de trois heures maintenant, contre une journée auparavant. Un autre script aide la directrice à cibler les relations entre les acheteurs et les vendeurs. L'automatisation des tâches permet, en outre, de diffuser des connaissances jadis cantonnées sur chaque territoire.

Avantages utilisateurs

La cofondatrice de Channels reconnaît à son prestataire informatique une aptitude à anticiper les problèmes puis à proposer des solutions toujours simples pour l'utilisateur. Les développeurs informatiques doivent « savoir marier la forme et le fond », dit-elle. Ceux d'Ima'Diff ont visiblement confirmé une première impression favorable.

 

La base de gestion m'aide à mettre à plat les informations et à sortir des documents toujours propres et justes. C'est un excellent outil de pilotage qui autorise, en outre, le changement de stratégie commerciale.   

— Marie-Gabrielle Tingaud, cofondatrice de Channels

Contact FileMaker :

Marie Renou
FileMaker Southern Europe.
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.fr

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