Société de production KM

Avec FileMaker, nous ne sommes pas obligés d’avoir une personne dédiée au développement, c’est un vrai plus ! Et les utilisateurs sont fiers de pouvoir créer eux même leurs propres base de données.

KM utilise près d’une centaine de bases de données FileMaker pour la gestion des informations liées aux productions d’émissions phares de Canal+.

En quelques mots

  • La société de production KM produit des émissions phares sur Canal +, comme Le Grand Journal, Dimanche +, les cérémonies des Césars ou encore les cérémonies d’ouverture et de clôture du Festival de Cannes.

Secteur

  • Médias & Communication

Solutions

  • La société KM a désormais plus d’une centaine de bases de données FileMaker pour la gestion des contacts, de la facturation et des stocks mais aussi pour l’organisation des émissions du Grand Journal lors du Festival de Cannes.

Avantages

  • Création et adaptation rapide d’une solution
  • Gain de temps considérable

Depuis sa création en 1994, la société de production KM produit des émissions phares sur Canal +, comme Le Grand Journal, Dimanche +, les cérémonies des Césars ou encore les cérémonies d’ouverture et de clôture du Festival de Cannes. KM participe également en tant que coproducteur et conseillé sur divers autres projets audiovisuels et gère aujourd’hui la création de documentaires politiques.
FileMaker a été choisi dès le début de KM pour mettre en place de façon simple des petits fichiers de contacts, la facturation et la gestion des stocks. « A l’époque, l’équipe de KM commençait à comprendre l’importance de développer des bases de données pour stocker efficacement les informations et y avoir accès facilement. Lorsque je suis arrivé environ trois ans après, je leur ai montré tout ce qu’il était possible de faire avec FileMaker, un logiciel que je connaissais et utilisais déjà, ainsi que les améliorations que l’on pouvait apporter aux bases existantes », explique Marc Tayar, Directeur Informatique KM.

Les solutions FileMaker ont donc évolué au fil du temps avec l’aide de Marc Tayar et de toute l’équipe de KM : « Nous avons d’abord développé les bases de données qui répondaient aux priorités et aux besoins de chacun des utilisateurs », explique Marc Tayar
 
La gestion des contacts, de la facturation et des stocks a été revue et améliorée en accord avec leurs nouveaux besoins.
Plus qu’un simple répertoire, le fichier de contacts a été développé de façon à devenir un système appelé « click to call »: « La base FileMaker de contacts a été reliée à notre PABX, système de téléphonie, par un lien ODBC. Grâce à cette fonction, un utilisateur peut passer automatiquement un appel, simplement en cliquant sur le numéro de téléphone d’un contact déjà saisi dans la base FileMaker ».

Aujourd’hui certains utilisateurs développent eux-mêmes les solutions dont ils ont besoin avec FileMaker. « Lorsque ces solutions deviennent conséquentes et que nous les jugeons intéressantes, nous décidons de les basculer en réseau afin que d’autres utilisateurs puissent également y accéder ».

« Nous avons désormais plusieurs centaines de bases ! Par exemple, l’un des membres de l’équipe de KM a développé une base de données de suivi des cassettes. Tout ce qui est dit dans chacune des émissions est saisi dans cette base, avec un système de mots-clés et de time code. Ainsi, il nous est possible de retrouver très facilement un sujet qui a été abordé il y a 5 ans ! », explique Marc Tayar.

Une base de données FileMaker dédiée à l’émission le Grand Journal de Cannes a été spécialement créée pour l’occasion. « Lorsque le Grand Journal est animé depuis Cannes lors du Festival, ce sont près de 650 personnes qui se déplacent ! » La solution FileMaker est utilisée pour toute la gestion du transport, des défraiements et de l’hébergement des équipes. Elle permet de connaître précisément le coût du séjour d’une personne en fonction des paramètres qui auront été préalablement saisis dans la base : prix des chambres d’hôtels, montant journalier du défraiement, etc. La base permet également de faciliter la gestion des personnes sur place grâce à la mise en place de listings précis des arrivées et des départs de chacun, en fonction des différents moyens de transport. « Cette base de données est capitale pour le bon déroulement du projet puisqu’elle nous apporte une grande visibilité sur toute la gestion du Festival de Cannes ».

Toujours dans le cadre du Festival de Cannes, Marc Tayar et son équipe utilisent également FileMaker pour gérer le public des émissions de Canal + : « Cette base nous permet de connaître en temps réel le nombre de personnes qu’il y a dans le public et d’être averti dès que l’on atteint la limite autorisée », explique-t-il. « Aujourd’hui, tout est géré via un ordinateur portable et un lecteur de code barre mais nous prévoyons de basculer cette application sous FileMaker Go pour iPad, pour une question pratique ».

Une autre solution a été également mise en place pour la gestion des achats des droits d’image. Celle-ci est utilisée par les documentalistes qui enregistrent les achats d’images réalisés auprès des différents prestataires comme l’INA par exemple. Cette base permet de retrouver facilement un achat, de savoir à quel moment il a été utilisé, de connaître les frais techniques engendrés et de créer automatiquement les bons de commandes correspondants aux achats pour ensuite les envoyer aux différents prestataires. Partagée en réseau via FileMaker Server, cette base est accessible au service comptabilité qui peut ainsi anticiper l’édition des futures factures.
« Jusqu’à présent, les documentalistes saisissaient tous les achats et les bons de commandes à la main. FileMaker nous a apporté un gain de temps considérable ! », explique Marc Tayar.

Pour Marc Tayar, l’une des forces de FileMaker est sa simplicité. « FileMaker a toujours eu ce coté ‘plug and play’, qui permet de créer et d’adapter facilement une solution à ses besoins »

Lors des réunions de préparation pour de nouvelles émissions ou de nouveaux projets, il est très fréquent que le développement d’une base de données FileMaker soit évoqué pour répondre à un besoin ponctuel. « Nous créons des bases FileMaker éphémères, qui ont une durée de vie équivalente à un événement ! »

« Avec FileMaker, nous ne sommes pas obligés d’avoir une personne dédiée au développement, c’est un vrai plus ! Nous nous sommes vite rendus compte que l’on pouvait faire des choses très complexes qui soient rapidement utilisables. Et les utilisateurs sont fiers de pouvoir créer eux même leurs propres bases de données ! »

Aujourd’hui, la mise en place de FileMaker Go est également en projet chez KM : déjà utilisé sur iPhone par certains membres de l’équipe pour gérer un fichier de contacts VIP, Marc Tayar envisage un déploiement sur iPad.
« Nous prévoyons de passer rapidement à FileMaker Go, notamment pour Cannes car nous bougeons beaucoup et cela serait un vrai plus de pouvoir accéder facilement à toutes les bases FileMaker avec un iPad ».

« Je me demande souvent si j’avais dû développer cette base de données avec un autre logiciel que FileMaker, où est-ce que j’en serais aujourd’hui ? Pour moi la réponse est évidente, je n’en serais pas bien loin ! Cela fait vraiment la différence ! », conclut Marc Tayar.

Avec FileMaker, nous nous sommes vite rendus compte que l’on pouvait faire des choses très complexes qui soient rapidement utilisables

— Marc Tayar, Directeur Informatique KM

Contact FileMaker :

Marie Renou
FileMaker Southern Europe.
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.fr

 

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