Musique et expression

« L'application me permet de gérer l'intégralité des activités de mon école de musique depuis des années. Les logiciels dédiés aux établissements d'enseignement artistiques sont onéreux et limités. FileMaker propose une interface utilisateur ergonomique, intuitive et sans limites de développement. » - François Béguin, fondateur de « Musique et expression »

L'école de musique « Musique expression » a mis en place une app personnalisée FileMaker pour plus de mobilité et une meilleure gestion au quotidien.

Depuis 1947, date de la création du Festival d'Avignon par Jean Vilar, la région d'Avignon a toujours été porteuse d'une dynamique innovante sur le plan culturel.

En quelques mots

  • Le fondateur de l'école de musique s'est donné le défi de déployer une app personnalisée pour gérer l'intégralité des activités de l'établissement (informations liées aux professeurs, suivi pédagogique des élèves, facturation et suivi des règlements, etc.).

Secteur

  • Culture & loisirs Education

Solutions

  • François Béguin a mis en place une app personnalisée sur Mac pour centraliser et gérer les données de l'école ainsi que FileMaker Go et FileMaker WebDirect qui permettent aux enseignants de travailler en mobilité

Avantages

  • Gain de temps et mobilité
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Page d'accueil


Au coeur de ce mouvement s’inscrit le label « Ecoles associées au Conservatoire du Grand Avignon » qui a pour objectif de faciliter l’accès à la pratique artistique avec notamment une harmonisation des tarifs des structures d’enseignement musical.

L’Ecole de musique intercommunale « Musique et expression », créée en 1991 à Rochefort-du-Gard par François Béguin, est associée au Conservatoire du Grand Avignon.
Elle compte aujourd’hui 18 professeurs, 350 élèves, 17 instruments enseignés, un parcours découverte pour les plus jeunes, des ensembles instrumentaux, des concerts et des auditions.

Plus mon école prenait de l'ampleur et plus j'ai développé de nouvelles fonctionnalités adaptées à mes besoins en suivant les évolutions de FileMaker.

— François Béguin
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Fiche élève

Un défi ambitieux

Dès la création de l’école de musique intercommunale « Musique et expression », François Béguin s’est lancé le défi ambitieux de développer une application lui permettant de gérer les activités  grandissantes de l’établissement.
Il a débuté en 1997 avec une solution FileMaker classique et fonctionnelle de gestion de contacts, comprenant le nom et les coordonnées des élèves.

Si l’activité a commencé avec 30 élèves, l’école en accueille aujourd’hui plus de 350.


L’application a considérablement évoluée depuis le début pour devenir une solution de gestion intégrée à part entière, utilisée désormais par tous les professeurs et le secrétariat de l’établissement : « Plus mon école prenait de l’ampleur et plus j’ai développé de nouvelles fonctionnalités adaptées à mes besoins en suivant les évolutions de FileMaker. », explique François Béguin, fondateur de « Musique et expression ».

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Fiche de facturation


Une app personnalisée sur Mac pour centraliser et gérer les données de l'école


Au centre de l'application sont centralisées toutes les données sur l'établissement offrant une vue d'ensemble des salles et des équipements associés.

Ensuite les informations liées aux professeurs : les coordonnées de chaque enseignant sont répertoriées sous forme de fiche personnelle incluant les disciplines enseignées et son emploi du temps de cours. Des paramètres de privilèges d'accès et de sécurité ont été mis en place sur l'application, ainsi un enseignant ne peut accéder qu'aux coordonnées de ses élèves.

Puis les informations concernant les élèves incluant différents critères tels que leurs coordonnées, le cursus suivi et les horaires de cours.

L'application FileMaker permet à l'établissement d'effectuer facilement le suivi pédagogique de chaque élève et notamment le suivi des absences grâce à un module permettant d'intégrer directement des documents numérisés, comme par exemple des certificats médicaux.


D'autres fonctions spécifiques aux besoins de l'école ont été mis en place par François Béguin comme une mention permettant d'indiquer un lien de parenté entre plusieurs élèves et ainsi créer des fiches familles.

Un onglet médiathèque et partothèque répertorie toutes les partitions achetées par l'école de musique depuis sa création, la première page de chaque partition étant numérisée : « Ceci est actuellement en cours de développement. Les objectifs sont d'offrir aux enseignants une vue d'ensemble et de leur permettre de vérifier la possession d'une partition avant toute demande d'achat. », commente François Béguin.

Autres fonctions indispensables à la bonne gestion de l'activité de l'école : la facturation et le suivi des règlements sont directement gérés depuis l'app personnalisée. Les factures sont envoyées par mail et leur statut est actualisé dès leur règlement.


Récemment, François Béguin a également intégré un système d'envoi d'emails et de SMS via l'application : envoi groupé ou personnalisé des actualités aux membres de l'établissement.

Les données saisies sont synchronisées automatiquement sur l'app personnalisée lors de chaque modification. Le système de synchronisation développé permet aux utilisateurs d'accéder aux informations même offline.

FileMaker Go et FileMaker WebDirect permettent aux enseignants de travailler en mobilité

La mise en place de FileMaker Go et des fonctions de FileMaker WebDirect ont ouvert la voie de la mobilité. Désormais, les enseignants peuvent se connecter à tout moment via iPad ou iPhone avec FileMaker Go ou directement via internet. Ils visualisent ainsi à distance les fiches élèves, peuvent r emplir les bulletins des élèves, les fiches d'absences, etc.

François Béguin résume ainsi l'utilisation de l'app personnalisée FileMaker : « L'application me permet de gérer l'intégralité des activités de mon école de musique depuis des années. Les logiciels dédiés aux établissements d'enseignement artistiques sont onéreux et limités. FileMaker propose une interface utilisateur ergonomique, intuitive et sans limites de développement. ».


Avantages

L’app personnalisée développée sur mesure pour répondre aux besoins spécifiques de l’école « Musique et expression » offre gain de temps et mobilité. 

Il y a quelques années encore, les bulletins d’évaluations des élèves étaient au format papier, remplis manuellement par chaque enseignant. Désormais, tout est numérisé au format PDF et envoyé directement aux familles, entrainant une réduction significative des coûts de traitement de courrier.

FileMaker accompagne l’établissement depuis sa création et des améliorations sont fréquemment apportées pour répondre aux nouveaux besoins de l’école : François Béguin travaille actuellement sur un module permettant au secrétariat de faire les programmes des concerts directement depuis l’application.

François Béguin souhaite à l’avenir faire profiter d’autres établissements culturels de la région de son app personnalisée complète et fonctionnelle.

Contact Client

François Béguin

Fondateur de « Musique et expression »

 

Contact FileMaker EMEA

Andrea Schätzl-Naeve

EMEA Public Relations Manager

andrea_naeve@filemaker.com

 

 

Contacter FileMaker

fra_marketing@filemaker.com
http://www.filemaker.com/fr

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