NinaTrans

Fondée il y a plus de 50 ans par Jules Smets, la société belge, spécialisée dans le transport s’est rapidement développée à l’international. Depuis 1992, la troisième génération est aux commandes de l'entreprise familiale.

NinaTrans a créé sa propre solution de gestion du transport avec FileMaker.

En quelques mots

  • Fondée il y a plus de 50 ans par Jules Smets, la société belge, spécialisée dans le transport s’est rapidement développée à l’international. Depuis 1992, la troisième génération est aux commandes de l'entreprise familiale.

Secteur

  • PME

Avantages

  • Simplicité
  • Flexibilité
  • Economie

Problématique

Dans le monde du transport, les livraisons fiables et le respect des délais sont des facteurs de réussite essentiels. Le fret doit être chargé et livré dans les délais prévus puis transporté d'un endroit à un autre en toute sécurité : c'est la mission de NinaTrans, spécialisée dans les transports pour lesquels le temps est un facteur important.

La solution de gestion du transport développée par NinaTrans à partir de FileMaker joue un rôle central dans les différents processus de l’entreprise.

Composée d'une centaine de collaborateurs professionnels, l’équipe de NinaTrans offre des solutions de transports sur mesure à une clientèle européenne. Grâce à ses implantations à proximité de grands aéroports internationaux, notamment à Amsterdam, Bruxelles, Paris et Leipzig, NinaTrans offre ses services à une clientèle située dans toutes les villes d'Europe.

Solution mise en place

Des solutions sur mesure

La logistique est un élément clé pour NinaTrans. L'entreprise accorde beaucoup d'importance au « sur mesure » : pour chaque client, des procédures sont définies et font l'objet d'un « Service Level Agreement ». Toutes les prestations de transports fournies sont régulièrement confrontées à cet accord de collaboration, mais également évaluées et revues, si besoin.

Aujourd’hui, la direction de l’entreprise est constituée de Nina Smets (CFO), son mari Bruno Vannerum (COO) et son frère Benny Smets (PDG). Depuis qu'il est membre de la direction, ce dernier s'occupe de soutenir la croissance de l'entreprise par l'informatique. M. Smets a pour cela étudié l'analyse de systèmes : « Nous avons commencé avec un système simple qui nous permettait de saisir et de facturer les commandes de nos clients. Cette application a été réalisée dans FileMaker par notre propre service informatique. Au fil des années, nous avons transformé cette application en une solution de gestion du transport (TMS pour « Transport Management System ») à l'échelle de l'entreprise permettant d'enregistrer des données sur nos collaborateurs, la flotte, les clients, l'entretien, les commandes et les transports. »

« Nous avons largement exploité les possibilités qu'offre FileMaker pour soutenir nos plans de croissance », affirme Benny Smets.

Le cœur de l'entreprise

La solution de gestion du transport, développée sur FileMaker Pro, est au cœur de la gestion de NinaTrans : de la planification des commandes et des itinéraires aux informations sur le chargement, le déchargement et la livraison, chaque transport est enregistré et fait l'objet d'un suivi régulier. La solution est également couplée à un programme d'entretien de la flotte dans lequel, pour chaque moyen de transport, les travaux d'entretien réalisés en atelier sont enregistrés.

M. Smets apprécie la flexibilité de FileMaker permettant de mettre en œuvre presque toutes les fonctionnalités souhaitées. NinaTrans a d’ailleurs tiré parti de cette souplesse lorsque sa flotte a été équipée d'ordinateurs embarqués en prévision des changements de réglementation. Pour M. Smets, il s'agissait là du moment idéal pour comparer FileMaker avec des applications concurrentes : « Nous avons examiné les changements généraux de l'informatique et la manière dont FileMaker et les autres solutions répondent à ces changements. Cela nous a permis de nous faire une bonne idée des fonctionnalités dont nous avions besoin et que nous pouvions utiliser de manière optimale pour nos propres activités. »

Dans cette phase de comparaison, FileMaker l'a largement emporté sur ses concurrents : la plateforme n'est pas un logiciel prêt à l'emploi mais une boîte à outils avec laquelle une application de base de données peut être entièrement adaptée aux processus de l'entreprise et donc également adaptée aux besoins du client.

Avantages utilisateurs

Connexion avec les ordinateurs embarqués

NinaTrans a également développé avec le fournisseur d'ordinateurs embarqués une connexion dans FileMaker permettant d'exporter les données de ces ordinateurs vers toutes les bases de données existantes des clients. Ainsi, chaque client peut savoir à tout moment où se situent précisément ses marchandises dans la chaîne logistique.

M. Smets explique : « Pour nous, il est essentiel d'offrir à nos clients un service de première classe et FileMaker nous aide à atteindre cet objectif. En effet, il permet de donner à nos clients l'accès à toutes les informations sur leurs marchandises et leur transport. A partir de FileMaker, nous exportons toutes les données pertinentes vers les clients, au format de leur choix. Pour consolider notre position et soutenir notre croissance, nous tirons profit au maximum des possibilités qu'offre FileMaker. »

La souplesse comme force

La souplesse exceptionnelle de FileMaker en termes de fonctionnement constitue sa principale force car elle permet à NinaTrans d'offrir du « sur mesure » et de travailler en fonction des besoins de ses clients. M. Smets explique : « Certains clients souhaitent recevoir les données une fois par mois dans un fichier Excel, tandis que d'autres préfèrent bénéficier d'un accès permanent aux informations. Les portails web que nous mettons en place pour nos clients en sont aussi un autre exemple. Ils permettent aux clients de bénéficier d'un accès direct à leurs données dans la base de NinaTrans. Grâce à la fonctionnalité web de FileMaker Pro, les données de transport sont aussi accessibles sur iPad. »

Le service de NinaTrans, orienté vers le client, combiné à de véritables exigences en termes de qualité et à un bon support informatique, porte ses fruits. Pour preuve, en 20, NinaTrans a été élue transporteur de l'année et en 2008, déjà, la société avait reçu le Truck ICT Award. « Nous gérons l'intégralité de nos processus d'entreprise avec notre solution de gestion du transport », explique M. Smets. Toutes les étapes de la chaîne logistique, du dépôt d'un colis chez le transporteur à sa livraison, sont donc prises en charge dans le flux de travail. « Ainsi, la solution de gestion du transport est entièrement intégrée au fonctionnement de notre entreprise. Toutes nos activités ont lieu à partir de la base de données FileMaker. La plateforme nous aide donc à mener à bien chacune de nos missions » conclut M. Smets.

Nous avons largement exploité les possibilités qu'offre FileMaker pour soutenir nos plans de croissance

— Benny Smets, PDG de NinaTrans

Contact FileMaker :

Marie Renou
FileMaker Southern Europe.
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.fr

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