Les Editions du Panthéon

« FileMaker est l'outil unique de gestion administrative, commerciale et comptable de l'ensemble de l'entreprise »

La maison d'édition française, « Les Editions du Panthéon », a construit une base de données FileMaker qui référence et centralise tous les livres, parutions d'auteurs et manuscrits et gère tous les aspects de planification, et de facturation. Elle est devenue une solution globale grâce à FileMaker Go.

En quelques mots

  • La maison d'édition française, « Les Editions du Panthéon », a une activité traditionnelle d'édition et une activité de distribution. Les Editions du Panthéon ont publié plus de 2 000 livres de littérature de tous les genres : romans, romans historiques, science fiction, essais, autobiographies, théâtre, poésies, contes, nouvelles, etc.

Secteur

  • Edition

Solutions

  • La base de données FileMaker des Editions du Panthéon centralise tous les livres, parutions d'auteurs et manuscrits. Portée par la suite sur iPad et iPhone avec FileMaker Go, la base de données comprend également tous les aspects de planification et de facturation.

Avantages

  • Solution ergonomique
  • Réduction du risque d'erreur
  • Accessibilité
  • Centralisation des données

Problématique

La maison d'édition française, « Les Editions du Panthéon », a été fondée au lendemain de la seconde guerre mondiale puis relancée sous sa forme actuelle en 1992.
Les Editions du Panthéon ont une activité traditionnelle d'édition (réalisation de livres manuscrits envoyés par les auteurs), et une activité de distribution (diffusion de livres édités auprès de réseaux de distribution).

La maison d'édition a publié plus de 2 000 livres de littérature de tous les genres : romans, romans historiques, science fiction, essais, autobiographies, théâtre, poésies, contes, nouvelles, etc. Depuis 2011, les Editions du Panthéon publient leurs livres au format numérique et éditent une collection de Beaux Livres.

Lorsque Jeoffroy Delépine, actuel dirigeant, rachète la maison d'édition en 2009, celle-ci est sous-informatisée avec une masse d'informations entrantes relativement importante : « À cette époque, l'accès à l'information était très difficile car une grande partie était traitée soit sous forme de dossiers papiers, soit dans des tableurs et traitements de textes sur différents postes informatiques. De plus, suite à mon arrivée, le nombre de manuscrits à traiter a significativement augmenté. Il me paraissait donc fondamental d'avoir un système d'information digne de ce nom, facilement exploitable, accessible par tous et de n'importe où ».

M. Delépine, poursuit : « J'ai donc commencé à rechercher une solution existante qui me permette d'intégrer le maximum d'information mais je me suis vite rendu compte que j'étais, soit devant des logiciels très formatés, soit devant des solutions trop globales donc très difficiles à adapter à mes besoins ».

C'est ainsi qu'il s'est tourné vers FileMaker Pro, outil qui lui paru tout de suite facile à prendre en main pour développer sa propre base de données.

Solution mise en place

La première étape pour M. Delépine a donc été de construire la structure de sa base de données FileMaker et d'y référencer tous les livres, parutions d'auteurs et manuscrits qui entraient au sein des Editions du Panthéon afin de centraliser toute l'information.

Pour la suite du développement, M. Delépine décida de faire appel à la société de service de Yann Vendrely, LYV2 Performance, membre du programme FileMaker Business Alliance.
« Monsieur Delépine avait déjà conçu, seul, la base de sa solution. Mon intervention a plutôt été un travail de consultant technique afin d'apporter les idées qui permettent d'aller plus loin et de répondre à ses besoins. M. Delépine a d'ailleurs tenu à ce que l'on travaille en collaboration afin d'être par la suite capable d'apporter des modifications ou des améliorations de façon autonome », explique M. Vendrely.

La base de données a ainsi été portée sur iPad et iPhone avec FileMaker Go et complétée, notamment par des aspects de planification et de facturation pour devenir une solution globale.
« La planification est une notion que je recherchais tout particulièrement afin de pouvoir unifier le travail et ainsi générer une série de planning pour chacun », ajoute M. Delépine. En effet, lorsque l'équipe des Editions du Panthéon reçoit un manuscrit, plusieurs étapes préalables sont nécessaires, comme le calibrage du manuscrit qui permet d'évaluer la représentation du manuscrit sous forme de livre (par exemple pour la quantité de pages, etc.), mais aussi l'estimation des relances nécessaires, les diverses préparations de fichiers à effectuer, et les envois pour impression pour la fabrication.

Aujourd'hui, la base est structurée de telle sorte qu'à partir des informations principales concernant l'auteur et le livre, en découle un ensemble d'informations sous forme d'onglets : la fiche négociation qui représente le travail réalisé en amont, la fiche fabrication, la fiche contrat et finance qui comprend les coûts de production indispensables pour les aspects analytique et comptabilité, la fiche stock, la fiche promotion, la fiche diffusion qui permet de suivre le référencement d'un livre chez un revendeur, et la fiche de suivi des droits d'auteurs.
« Tout est intégré et accessible n'importe où ! Désormais dès la sortie d'un livre, je sais exactement combien il a couté ou encore l'état du stock. De plus, toute personne dans l'équipe est capable de répondre instantanément à un auteur, quelque soit sa demande. Quant à moi, je peux avoir accès aux informations de la même façon que je sois au bureau ou à l'extérieur, grâce à FileMaker Go !

« À présent, pour les calculs réguliers des droits d'auteurs dans lesquels de nombreuses notions de période et de facturation entrent en compte, un simple clic génère automatiquement toutes les lettres destinées aux auteurs avec le montant de leurs droits ! », ajoute-t-il.

Pour répondre aux besoins de la nouvelle activité des Editions du Panthéon, l'édition d'une collection de beaux livres, M. Delépine a complété la base de données FileMaker par la mise en place de la gestion des droits photos. « Pour chaque beau livre, une trentaine de photographes intervient sur la réalisation. Ainsi, pour éviter tout problème lié à leurs contrats, nous avons créé un système permettant au graphiste de référencer les photos et les photographes au fur et à mesure de la mise en page », explique-t-il.

Avantages utilisateurs

Pour M. Delépine : « FileMaker est l'outil unique de gestion administrative, commerciale et comptable de l'ensemble de l'entreprise. »

« Notre collaboration avec M. Delépine a été très enrichissante et complémentaire, rendant le travail passionnant. Ce travail a été basé sur un échange complet et a permis de créer un outil extraordinaire, dont je n‘ai à ce jour jamais vu d'équivalent ! » ajoute M. Vendrely.

L'objectif de M. Delépine est aujourd'hui pleinement atteint. La solution mise en place avec FileMaker Pro et FileMaker Go répond parfaitement à ses attentes en termes d'intégration, d'accessibilité, et de partage de l'information.
« De plus, l'interface, une des grande forces de l'outil, nous a permis de mettre en place une solution très ergonomique, rendant toutes les fonctions accessibles par très peu de boutons, malgré la complexité de la structure » , ajoutent-ils.

La centralisation des données et l'automatisation de certaines tâches ont nettement réduit le risque d'erreur, apportant un gain de temps considérable et une meilleure qualité de service au quotidien : « Grâce au traitement efficace de l'information, nous traitons beaucoup plus de dossiers et de façon plus fiable », souligne M. Delépine. « Si notre chiffre d'affaires a été multiplié par 2 en deux ans, c'est bien grâce à FileMaker ! Sans ce formidable outil, nous n'aurions pas été capable de développer l'entreprise comme nous l'avons fait aujourd'hui », conclut-il.

Si notre chiffre d'affaires a été multiplié par 2 en deux ans, c'est bien grâce à FileMaker ! Sans ce formidable outil, nous n'aurions pas été capable de développer l'entreprise comme nous l'avons fait aujourd'hui

— Jeoffroy Delépine, dirigeant des Editions du Panthéon

Contact FileMaker :

Marie Renou
FileMaker Southern Europe.
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.fr

Contact FBA :

Yann Vendrely
LYV2 Performance
http://www.lyv2.com
+33 (0)1 84 16 97 61

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