Somerset Emergency Volunteers

« FileMaker nous a permis de faire ce que nous cherchions désespérément à faire, à savoir aller sur le terrain et intervenir auprès des familles qui ont absolument besoin de notre aide. Une fois la décrue terminée, les inondations ont laissé derrière elles un énorme travail à accomplir et FileMaker a permis à une petite équipe de bénévoles de gérer cette tâche et d'apporter la meilleure aide possible à la localité. » – Paula Blight, Directrice générale, Mendip Community Support

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FileMaker permet aux bénévoles du Somerset de se libérer deux jours de plus dans la semaine pour être en première ligne et combattre les inondations

Le système, rapidement mis en œuvre, permet aux travailleurs de ne pas rester au bureau et simplifie les demandes d'indemnisation des habitants

En quelques mots

  • FileMaker a été utilisé pour gérer la remise en état après l'inondation des plaines du Somerset

Secteur

  • Associations Organisations á but non-lucratif

Solutions

  • Le système FileMaker a été développé en deux semaines pour gérer l'activité des bénévoles et les dossiers d'assurance habitation

Avantages

  • Les bénévoles sont maintenant libres deux jours de plus dans la semaine pour apporter leur aide sur le terrain et servir d'intermédiaires entre les résidents déplacés et les compagnies d'assurance
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Suite aux crues dévastatrices qui ont frappé les plaines du Somerset en 2013, en période de Noël, les organisations caritatives locales et les bénévoles se sont chargés avec brio de la remise en état. Des personnes de tous horizons se sont réunies pour aider à rebâtir la localité. Cependant, la principale équipe, composée de volontaires et de travailleurs d'associations caritatives, a dû faire face à une tâche d'une immense ampleur, une tâche d'autant plus grande que la décrue s'amorçait.

Nous pouvons maintenant aider les habitants et jouer pleinement un rôle d'intermédiaire pour tout ce qui concerne les assurances, la principale source de détresse dans des moments comme ceux-là. Grâce aux données en notre possession, qui sont à la fois sécurisées et faciles d'accès, nous pouvons garantir aux familles une résolution rapide et efficace de leurs problèmes, ce qui est inestimable quand vous avez perdu tout ce qui vous est cher.

— – Sadie Foster, Directrice adjointe des opérations, Somerset Emergency Volunteers
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Le défi

Au lendemain des inondations, l'urgence des besoins était telle que de nombreuses personnes ont voulu apporter leur aide. En tout, plus de 2 000 personnes ont souhaité participer au nettoyage. Mais bien au-delà des premiers efforts déployés, il était nécessaire d'entreprendre un projet de remise en état sur le long terme.

Les organisations caritatives, South Somerset Association for Voluntary and Community Action (SSVCA) et Mendip Community Support (MCS) ne sont intervenues que plus tard, au mois de mars, en soutien à Somerset Emergency Volunteers. A ce moment-là, elles devaient déjà rattraper le temps perdu. Le siège se retrouvait sans électricité, tout l'enregistrement des données se faisait sur papier et les formulaires s'empilaient de toutes parts.

La petite équipe de base, qui devait gérer ce projet si vaste sur papier, se trouvait confrontée à plusieurs problèmes. Tout d'abord, il était très difficile de faire le tri entre ce qui avait été fait et ce qui restait à faire. Du point de vue des assurances, il est important de consigner tous les travaux entrepris pour réparer les dégâts des inondations. Mais avec une équipe comptant environ 30 personnes pour autant de familles, collecter toutes les informations nécessaires au moment voulu demandait beaucoup de temps.

La problématique était identique pour l'enregistrement des activités des bénévoles. Dans l'urgence, ces bénévoles s'inscrivaient sur un bout de papier, autant dire un véritable défi pour en assurer le suivi. Il était en effet essentiel pour l'organisation caritative de savoir qui s'était porté volontaire, afin de souscrire des assurances individuelles en cas de blessures.

Les membres de l'équipe travaillaient 15 heures par jour et 7 jours sur 7. Non seulement tout ce travail prenait du temps et était pénible, mais à cela s'ajoutait le fait que des dossiers vitaux pouvaient facilement être perdus ou détruits. Le besoin d'une solution de gestion de base de données était évident. Toutefois, après consultation auprès de plusieurs entreprises, tout portait à croire que créer un tel système pour gérer les besoins du projet prendrait de 9 à 12 mois. Autant dire un délai tout simplement inacceptable.

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Solution

Ne pouvant attendre aussi longtemps pour trouver une solution, Mendip Community Support s'est tournée vers FileMaker. Le développeur local Matin Bridges a travaillé avec l'équipe et conçu un système en deux semaines, ce qui a fait gagner un temps inestimable aux organisations caritatives et leur a permis de profiter au mieux de leurs bénévoles respectifs.

Une base de données relationnelle a été développée, qui permettait la saisie de nombreuses données, mais aussi leur stockage et leur extraction chaque fois que c'était nécessaire, afin de suivre l'activité des bénévoles et les demandes d'indemnisation auprès des assurances, entre autres choses. Mais, plus important encore, cette base de données pouvait être complétée et peaufinée en toute simplicité, ce qui se révélait vital compte tenu des changements constants apportés aux contrats d'assurance.

En remplacement des formulaires papier à signer, des iPad ont été configurés avec FileMaker Go au siège des organisations caritatives. Quand arrivait le moment d'intervenir pour une équipe, il suffisait aux bénévoles de se connecter avec l'iPad et de consigner immédiatement le moment où ils travaillaient et leurs coordonnées principales. Il était même possible de leur demander quand ils souhaitaient prendre leur pause déjeuner.

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Avantages

L'utilisation de FileMaker a libéré du temps pour les bénévoles, du temps qu'ils peuvent consacrer à apporter leur aide sur le terrain plutôt que de se bagarrer avec des formulaires, enchaînés à un bureau.

En ayant instantanément accès aux données pertinentes, ce que permet une solution conçue sur la plateforme FileMaker, l'organisation caritative peut maintenant faire efficacement le lien entre les compagnies d'assurances, les experts et les habitants. En explorant et en analysant les données exactement comme elle le souhaite, l'équipe peut désormais facilement apporter des mises à jour aux compagnies d'assurance et aux familles touchées quant aux travaux effectués sur un site et à la façon dont cela affecte l'assurance. Il est possible de dire instantanément si la maison est mal assurée, correctement assurée ou pas assurée du tout pour les dommages subis. Cela aide à rendre plus supportable un moment très stressant. Le fait de pouvoir effectuer facilement des recherches dans la base de données permet de détecter les habitations et les familles qui ont le plus besoin d'aide. L'équipe peut ainsi ouvrir pour elles un entrepôt de meubles, celui-ci recevant des dons pour remplacer ce qu'elles ont perdu.

De l'avis des bénévoles eux-mêmes, le système de connexion de FileMaker leur a fait gagner un temps considérable. Auparavant, un membre de l'équipe aurait passé quatre jours sur quatorze à consigner les détails des connexions. A présent, il peut passer ses quatre journées en première ligne avec les bénévoles, tout en procédant aux enregistrements sur iPad. Cela signifie également que les données des bénévoles sont stockées en toute sécurité. L'organisation caritative peut savoir qui a travaillé et quand. C'est un grand plus au moment de demander aux assurances une indemnisation pour tous ceux qui pourraient se blesser pendant leur intervention.

A l'avenir

Le système en place dans les plaines du Somerset offre un modèle pour les prochaines opérations de remise en état, quel que soit le type de catastrophe. Il offre aux autorités locales et aux organisations de bénévoles un modèle qu'elles peuvent immédiatement reproduire si quelque chose de ce type se reproduit. Il garantit aux opérations de remise en état de pouvoir commencer sur des bases solides, plutôt que d'avoir à rattraper le temps perdu.

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