Vertdéco

Fondée en 1987 par Oliver Bedouelle, Vertdéco est une société paysagiste basée en région parisienne. Elle est spécialisée dans la création et l'entretien des paysages d'intérieur et d'extérieur, dans la décoration florale et dans la location de plantes.

Sensible au développement durable, Vertdéco est impliqué dans l'éco-engagement et participe à des projets éco-responsables.

En quelques mots

  • Vertdéco est une société paysagiste basée en région parisienne, spécialisée dans la création et l'entretien des paysages d'intérieur et d'extérieur, dans la décoration florale et dans la location de plantes.

Secteur

  • PME

Solutions

  • Vertdéco a mis en place une solution d'abord destinée à mieux gérer les prospects. Petit à petit, FileMaker est devenu l'outil indispensable à la gestion de la société : prospects, clients, fournisseurs, équipes...

Avantages

  • Personnalisation
  • Accès à distance
  • Ergonomie

L'équipe de Vertdéco, composée de 50 personnes, offrent à leurs clients des prestations de :

  • Paysages d'intérieur : mise en place de la décoration, arrosage, dépoussiérage, taille, terreautage, mise en place d'engrais...
  • Paysages d'extérieur : terrassement, arrosage automatique, élagage, plantation, engazonnement, tonte, taille, binage, désherbage, apport d'engrais, scarification, évacuation des déchets en décharge verte...

Ils travaillent sur les réalisations avec leur bureau d'études qui conçoit et aménage les espaces extérieurs.

Problématique

Olivier Bedouelle se souvient : « Quelques mois après la création de la société, lorsque Vertdéco a commencé à bien se développer, j'ai très rapidement mesuré l'importance d'informatiser ma prospection ». FileMaker est apparu comme la solution la plus adaptée aux besoins d'Olivier Bedouelle pour la mise en place d'une base de données « prospects ».

Solution mise en place

De simple base pour la prospection, la solution développée par Olivier Bedouelle a rapidement pris de l'ampleur : « Petit à petit, ma base de données FileMaker n'était plus seulement une base "prospects" mais aussi une base "clients" », explique M. Bedouelle. « Puis, à partir de ma base "clients", j'ai commencé à faire les contrats et la facturation ! », poursuit-il.

Aujourd'hui, Olivier Bedouelle gère toutes les donnés de Vertdéco avec FileMaker Pro. La base est structurée autour de 3 fichiers principaux qui répertorient l'ensemble des contacts de la société :

  • Fichier Prospects : contient environ 10 000 prospects.
  • Fichier Clients : recense 7 000 clients, particuliers et entreprises (sociétés pharmaceutiques, hôtels de luxe, groupes de constructeurs immobiliers, municipalités, etc.). « Nous travaillons aussi bien dans les jardins ou pièces à vivre de particuliers, que dans les bureaux et/ou hall d'entreprises pour des professionnels », ajoute M. Bedouelle.
  • Fichier Fournisseurs : regroupe l'ensemble des fournisseurs via lesquels les plantes sont commandées.
Au fil du temps, Olivier Bedouelle a mis en place une véritable solution de gestion d'entreprise intégrée, très complète, organisée sous forme de 4 principaux onglets :

  • Gestion : permet d'assurer tout le suivi des clients. « À chaque nouvelle information concernant un client (un message, une intervention etc.), nous éditons un « ticket » qui trace l'information et qui permet à l'équipe d'assurer le suivi d'une demande ou d'une réclamation », explique Olivier Bedouelle. Le petit plus de la base Vertdéco est le « Project Center ». Accessible sur chaque fiche client, il présente les photos des plantes installées par Vertdéco ainsi que tout autre document au format .pdf qui concerne le client.
  • Exploitation : pour gérer les contrats de vente, de location, et d'entretien. On retrouve également dans cet onglet l'ensemble des interventions clients, ce qui permet d'éditer les bons de passages et d'interventions correspondants. « Grâce à nos fiches d'interventions, nous savons exactement où intervenir. Par exemple, lorsque nous avons des interventions pour un entretien de plantes dans une entreprise, nous indiquons le numéro du bureau concerné et son emplacement précis dans le bureau ainsi que les informations sur la plante à traiter », souligne M. Bedouelle.
  • Commercial : permet de gérer et d'éditer les devis, les commandes des clients et la facturation. « J'ai créé un système sur FileMaker qui permet de faire nos factures mensuelles d'entretien de nos clients et de les archiver directement », précise M. Bedouelle.
  • Social : contient toutes les informations relatives aux ressources humaines. L'ensemble des salariés y est recensé. Cela permet notamment de gérer pour chaque fiche salarié, le planning des horaires, et les heures supplémentaires.

 

Avantages utilisateurs

La solution FileMaker Pro permet aujourd'hui à Vertdéco d'être plus productif notamment par la mise en place de procédures de gestion qui apportent une meilleure organisation.

De plus, grâce aux fonctions de publication web de FileMaker, les clients de Vertdéco peuvent consulter leurs contrats, leurs bons de passages et autres informations via Internet.

Autre aspect apprécié par les clients d'Olivier Bedouelle, le fait de recevoir leurs factures par email au format PDF : « Nous utilisons la fonction SMTP de FileMaker pour envoyer nos emails et environ 15% de nos factures, cela nous vaut des retours très positifs ! » ajoute t-il.

Des développements complémentaires pour améliorer l'accès à la base FileMaker de Vertdéco ont été réalisés. « Nous avons mis en place un accès externe à notre base FileMaker, ce qui me permet notamment de travailler à distance, de n'importe où », explique Olivier Bedouelle.

Il ajoute : « Nous avons aussi développé une base FileMaker simplifiée sur un système mobile afin de permettre à notre équipe de synchroniser sur place les bons de passages ou autres informations nécessitant un suivi immédiat ».

La base FileMaker a été développée par Olivier Bedouelle et est régulièrement améliorée grâce aux idées de l'ensemble de l'équipe Vertdéco. « Dès qu'un membre de l'équipe a une idée, nous essayons de la mettre en place », explique Olivier Bedouelle. « La base d'aujourd'hui ne sera pas celle de demain ! ».

FileMaker c'est top !

— Olivier Bedouelle, Gérant et Fondateur de Vertdéco

Contact FileMaker :

Marie Renou
FileMaker Southern Europe.
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.fr

FileMaker Certification

Développez votre potentiel professionnel.
En savoir plus

  FileMaker Certification

FileMaker Community

Rejoignez-la gratuitement

Témoignages Clients FileMaker

Découvrez des exemples concrets d'utilisation