Vetosafe

Vetosafe, division des laboratoires pharmaceutiques G–PHARM, propose d'accompagner les structures de soins vétérinaires dans la mise en place d'une démarche d'Assurance Qualité afin de maîtriser les risques de biocontamination et d'apporter une expertise en matière d'hygiène aux docteurs, cliniques, cabinets et hôpitaux vétérinaires.

Vetosafe propose deux types d'offres : d'une part des formations et des abonnements pour la mise en place de services d'assurance qualité, et d'autre part, des produits et des consommables pour l'hygiène et la désinfection.

La société a été créée très récemment et compte une dizaine de personnes dont la moitié de commerciaux.

En quelques mots

  • Vetosafe est une division des laboratoires pharmaceutiques G–PHARM, qui propose d'une part, d'accompagner les structures de soins vétérinaires dans la mise en place d'une démarche d'Assurance Qualité et d'autre part, des produits et des consommables pour l'hygiène et la désinfection.

Secteur

  • Santé

Solutions

  • La solution Vetosafe répond parfaitement au principal besoin de l'entreprise : la mise en place d'un système de gestion complet et sur mesure, permettant également d'alimenter facilement le site internet e–commerce. Grâce à FileMaker Go, la base centrale FileMaker est désormais accessible sur l'iPad des commerciaux, qui lors de leur visite, saisissent directement les informations de commandes et mettent à jour leurs contacts clients et fournisseurs sans attendre leur retour au bureau.

Avantages

  • Rapidité
    Simple
  • Performant

Problématique

Dès sa création, la division Vetosafe a souhaité gérer de façon autonome son activité par rapport aux laboratoires G–PHARM. « Vetosafe avait un réel besoin de mettre en place un système de gestion complet et sur mesure, tel un mini ERP, permettant également d'alimenter facilement notre site Internet d'e-commerce », souligne Thierry Baroghel, chargé des systèmes d'informations de Vetosafe.

Les outils de gestion prêts à l'emploi ont été écartés d'emblée pour leur manque de souplesse. La solution recherchée devait être capable de s'adapter aux offres de Vetosafe et de supporter la pleine croissance de leur activité, le tout dans un délai de développement très court.

« FileMaker est un logiciel très intéressant qui nous a tout de suite séduits car il répondait entièrement à nos besoins. Il était en effet capable de prendre en charge notre développement de bout en bout », explique M. Baroghel.

Il ajoute « J'ai également découvert les compétences de la société Ima'Diff, que j'avais contactée au départ pour un simple hébergement, et qui est finalement devenue notre prestataire pour le développement de notre solution ».

Solution mise en place

« La solution a été développée à partir d'un template FileMaker existant que nous avons complètement adapté aux besoins de Vetosafe. La société étant récente, elle n'avait pas de système préexistant mais M. Baroghel a établi un cahier des charges détaillant précisément tous les besoins de Vetosafe », commente Alexandre Vacher, développeur chef de projet chez Ima'Diff.

La solution de gestion développée par Ima'Diff avec FileMaker est structurée comme suit :

  • une base « centrale » FileMaker Pro hébergée et accessible depuis n'importe quel poste de travail ;
  • une base « nomade » FileMaker Go for iPad, version allégée de la version « centrale » et adaptée à chaque commercial ;
  • un site Internet de présentation et de vente en ligne qui fait appel en direct et en permanence à la base de données « centrale ».

« La base de données FileMaker centralise l'ensemble des offres en termes de produits et de services ainsi que les différents contacts, soit toute l'action commerciale proprement dite : le suivi de l'activité des commerciaux en termes de visites, de rendez-vous, etc. ainsi que le cycle de vente avec les commandes, leur exécution, la facturation... », ajoute M. Baroghel.

La base centrale FileMaker se compose de la façon suivante :

  • Annuaire : répertorie l'ensemble des contacts fournisseurs et clients (cliniques vétérinaires, cabinets vétérinaires) « Pour cette partie, nous avons directement importé les contacts d'un répertoire officiel dans la base FileMaker », explique M. Baroghel.
  • Pour chaque société, l'annuaire rassemble ses coordonnées, ses contacts, les informations concernant son accès à la boutique en ligne du site Internet Vetosafe, ses commandes et ses factures.
  • Catalogue de produits : contient l'ensemble de la gamme de produits (hygiène, nettoyage, désinfection, etc.) revendu par Vetosafe.
  • « Dans cet onglet, on retrouve principalement l'identification du produit (libellé, référence, famille, description), le fournisseur du produit, des visuels, les prix et l'état des stocks », explique M. Baroghel.
  • Catalogue des services : répertorie l'ensemble des services proposés par Vetosafe. « Vetosafe propose des services très variés tels que des certificats d'analyses bactériologiques qui permettent d'établir un diagnostic initial ou de suivre les progrès réalisés, ou encore des formations du personnel conformes aux programmes de l'OPCA PL, centrées sur l'entretien spécifique des cabinets et cliniques vétérinaires », commente M. Baroghel.
  • Le catalogue des services se compose principalement de rubriques d'identification et d'informations, prix et fournisseur.

  • Gestion des commandes : regroupe les données de l'annuaire, des catalogues produits / services et de facturation. Les commandes sont saisies par les commerciaux.
  • Gestion de la facturation
  • Gestion des incidents : « L'onglet "Gestion des Incidents" regroupe l'ensemble des incidents liés àune commande, par exemple un produit défectueux, un retard de livraison, etc. », explique M. Baroghel.
    Cet onglet permet à chaque membre de l'équipe Vetosafe de suivre un incident de façon très réactive jusqu'à sa clôture. Il permet d'identifier les dossiers d'incident, de savoir à qui il est affecté et de le résoudre le plus rapidement possible. « Nous sommes également capables de connaître à tout moment le nombre d'incidents en cours, la durée moyenne d'ouverture d'un incident, sa typologie, etc. Toutes ces informations nous permettent d'analyser ensuite les causes, et de déterminer si nous avons plus de soucis avec un produit en particulier, ou avec une région, etc. », ajoute M. Baroghel.

La base centrale FileMaker est également accessible sur l'iPad des commerciaux de Vetosafe, via l'application FileMaker Go. « Lorsque FileMaker Go for iPad a été annoncé et disponible sur le marché, nous nous sommes tout de suite dit que ce serait quelque chose de très intéressant pour Vetosafe, nos commerciaux étant équipés d'iPad », explique M. Baroghel.

Les cinq commerciaux terrain de Vetosafe qui visitent en permanence les cabinets vétérinaires, sont équipés d'une réplique de la base centrale FileMaker sur leur iPad. Ils gèrent ainsi facilement leur activité avec FileMaker Go for iPad, ils peuvent par exemple saisir directement les informations de commandes ou mettre à jour les contacts clients et fournisseurs sans attendre leur retour au bureau.

Thierry Baroghel souligne « Toutes les données sont régulièrement synchronisées avec le serveur FileMaker grâce à Ima'Diff qui a développé pour nous un système de synchronisation original avec la base centrale. FileMaker Go for iPad est à la fois une solution économique et une sécurité ! »

Enfin, l'application de gestion est également liée au site Web marchand de Vetosafe. En effet, le site de vente en ligne de Vetosafe fait appel en direct et en permanence à la base de données FileMaker pour accéder aux catalogues de produits et de services de la société.

« La particularité du développement de cette partie du projet a été de rendre disponible sur le site Internet de Vetosafe les fiches produits et services (images, documents pdf...) importées sur la base centrale FileMaker. Pour cela, nous avons dû effectuer une programmation technique spécifique mais intéressante », explique M. Vacher.

« C'est un atout important d'avoir le même catalogue produits sur le site Internet et sur notre base centrale. Grâce aux possibilités de FileMaker, nous n'avons pas eu besoin de mettre en place de mécanismes laborieux de synchronisation », ajoute M. Baroghel.

Avantages utilisateurs

La société Vetosafe est aujourd'hui équipée d'un système complet de gestion commerciale.

Thierry Baroghel commente : « FileMaker est devenu notre outil de gestion au quotidien. à la fois très performant et très simple. L'application « Vetosafe-Gestion nous permet de connaître rapidement la situation d'une commande, ou les résultats des ventes par produit, par fournisseur, par région, par période, etc. ».

Pour Vetosafe, FileMaker a tenu ses promesses en termes de rapidité de mise en place et de performance. « Nous sommes très satisfaits du temps de développement. L'alliance FileMaker / Ima'Diff est un bel ensemble de compétences », ajoute M. Baroghel.

L'ampleur du projet Vetosafe a mobilisé toute l'équipe de la société Ima'Diff. M. Baroghel explique « Ima'Diff est devenu un véritable réseau. De la famille Systèmes avec l'hébergement des serveurs, en passant par la famille Développement autour de FileMaker, la famille Adaptation et Développement mobile autour de l'iPad et la famille Développement Web, nous avons touché à toutes leurs compétences et cela est une grande satisfaction à tous les niveaux ».

La sortie de l'application FileMaker Go for iPad a également été un des points forts de ce projet : « Nous avons aujourd'hui une solution très élégante », se félicite M. Baroghel.

À moyen terme, Vetosafe projette de poursuivre le développement de sa base centrale FileMaker "Vetosafe - Gestion". « Lorsque l'activité aura bien démarré, nous souhaiterions que FileMaker devienne un outil d'analyse de gestion pour Vetosafe. Nous voudrions par ailleurs centraliser tous les résultats d'analyses reçus dans la base de données afin de produire des statistiques anonymes et générales sur l'hygiène dans les structures de soins vétérinaires », conclut M. Baroghel.

Toutes les données sont régulièrement synchronisées avec le serveur FileMaker grâce à Ima'Diff qui a développé pour nous un système de synchronisation original avec la base centrale. FileMaker Go for iPad est à la fois une solution économique et une sécurité !

— Thierry Baroghel, chargé des systèmes d'informations de Vetosafe

Contact FileMaker :

Marie Renou
FileMaker Southern Europe.
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.fr

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