Fundescan

Julio Padrón es el responsable del servicio de documentación de Fundescan, la fundación Canaria para el Desarrollo Social promovida por la Unión General de Trabajadores de Canarias.

Julio Padrón es el responsable del Servicio de Documentación de Fundescan

FUNDESCAN surge en 1996 como Fundación Canaria para el Desarrollo Social, promovida por la Unión General de Trabajadores de Canarias.

Desde entonces, la Fundación ha ampliado y diversificado sus ámbitos de trabajo, profundizando en las acciones de formación y la orientación profesional de los trabajadores, en los análisis sectoriales y económicos, y la promoción de las distintas dimensiones de la economía social.

Asimismo, la Fundación ha entrado decididamente en la cooperación internacional, tanto en relaciones transnacionales a través de programas e iniciativas promovidas por la Unión Europea, como en la cooperación al desarrollo, especialmente con aquellos países que tienen vínculos históricos, culturales y geográficos con Canarias.

El desafío del negocio

La gestión de la documentación precisaba de un soporte tipo gestor de base de datos que permitiera, al mismo tiempo, preservar la seguridad en los accesos para el cumplimiento de la legislación vigente en materia de protección de datos y que, cumpliendo con ésta y otras tareas fundamentales, fuera un entorno multiusuario seguro y potente adaptado a la medida de nuestras necesidades.

Solución de Éxito

Antes de implantar su particular sistema de bases de datos relacionales en entorno multiusuario pensaron en la posibilidad de emplear otro software como Oracle y MySQL.

« Los criterios que primaron para elegir FileMaker fueron su flexibilidad al soportar dos sistemas operativos Mac y Windows, su facilidad de uso y su potencia. También tuvimos en cuenta otras características técnicas que valoramos de interés como los envíos de correo electrónico, acceso a URLs y la integración con los formatos PDF y Excel ».

La entidad dispone de dos licencias FileMaker Server 8 Advanced y varios puestos de cliente. La versión Servidor publica las bases de datos del servidor en la red local e Internet (Motor CGI). Tienen instaladas varias versiones cliente estratégicamente dispuestas en cada una de las sedes insulares que se comunican con el servidor mediante un acceso VPN (en otros casos mediante navegador Web).

La utilidad que le han dado a las bases de datos es amplia, desarrollando todos los servicios de Intranet:

* Registro general de la entidad
* Expedición de diplomas y otras certificaciones académicas
* Control del alumnado (Formación Contínua y Desempleados/as)
* Requerimientos impuestos a la entidad por el sistema de calidad actual
* Citaciones al alumnado
* Envíos de cartas
* Archivo de Currículums de profesores
* Registro de materiales especiales vinculados a las bases de datos (Fotos, multimedia, etc.)
* Realización de contratos mercantiles a profesorado
* Control de pedidos y material necesarios para realizar cursos,etc …


Beneficios de Cliente

Las ventajas de adoptar esta aplicación han sido múltiples. «Ahora podemos localizar documentación e información guardada en tiempo record, nuestro personal técnico y administrativo puede trabajar de forma simultánea en Intranet vía LAN o Web.»

«Hemos logrado la integración deseada por nuestro sistema de calidad en cuanto a implantación simultánea de soluciones en todas nuestras sedes, garantizamos las copias de seguridad y la confidencialidad de los datos, modificamos rápidamente las soluciones creadas y accedemos a aplicaciones externas desde la propia base de datos.»

En definitiva, el trabajo ha ganado en eficiencia, coherencia y garantías de implementación paulatina.