Master en Gestión Cultural: Música, Teatro y Danza

El Master en Gestión Cultural: Música, Teatro y Danza se imparte desde el Instituto Complutense de Ciencias Musicales. Desde su creación han utilizado FileMaker para gestionar diversos ámbitos de la organización y desde hace algún tiempo han empezado a desarrollar soluciones integrales.

El Master en Gestión Cultural: Música, Teatro y Danza es un título propio de la Universidad Complutense de Madrid organizado por el Instituto Complutense de Ciencias Musicales. Es el único Master en España especializado en gestión musical y de artes escénicas. Creado en 1992, fue una respuesta con visión de futuro a los cambios a gran escala que se intuían en la gestión de la cultura, y que exigía una verdadera revolución en contenidos, técnicas y procedimientos

Problemática
Para llevar a cabo una adecuada gestión del master era necesario recoger y sistematizar todos los datos registrados en varias bases de datos de diversos formatos y varios tipos de archivos; precisaban recoger los datos contenidos en los expedientes y unificar el diseño de los certificados y calificaciones; además de poder trabajar con una base de datos única, tanto para alumnos como para exalumnos.
Antes de FileMaker trabajaban con los expedientes contenidos en archivos de hojas de cálculo, cosa que dificultaba su búsqueda. La indefinición de sus archivos de datos se veía reflejada, sobre todo, en una forma más lenta en las comunicaciones con alumnos y exalumnos, profesores y colaboradores.

Solución
En el Master en Gestión Cultural empezaron a trabajar con FileMaker ya desde la versión 2, aunque sin desarrollar soluciones integrales.
Gracias a FileMaker han creado varias soluciones que se ajustan a sus necesidades, entre las que se incluyen:
- Mailing personalizado: datos de filiación de alumnos, exalumnos y profesores para las comunicaciones sobre el desarrollo del curso.
- Gestión de la bolsa de prácticas y ofertas de empleo de la bolsa de trabajo.
- Datos académicos, expedición de certificados y expedientes académicos.
- Centro de documentación para la gestión de los préstamos de la biblioteca.
- Centro de documentación para la gestión y consulta de las Tesinas escritas por los alumnos, archivos que están contenidos dentro de la propia base de datos.

Javier Zurita, del Área de Investigación y Desarrollo, comenta: “
Seguimos trabajando en diseñar y adaptar las soluciones. Estamos ahora en una primera fase de implantación de soluciones básicas, pero tenemos previsto la consulta a través de Internet de los datos a una escala mayor”.
Entre los objetivos que plantean desarrollar con FileMaker, destacan la biblioteca a través de la Web, el centro de documentación a través de la Web y la recogida de datos en investigaciones sociológicas.
En breve publicarán un Manual de Distribución de Artes Escénicas a nivel nacional, que han confeccionado a partir de una base de datos FileMaker, que contiene datos sistematizados de Circuitos, Redes y Catálogos que pretende ser una herramienta de peso en el sector de las Artes Escénicas.

Beneficios del cliente
FileMaker les ayuda a trabajar con más rapidez que con ningún otro software. También les permite consultar los mismos datos desde varios ordenadores de la oficina o incluso a distancia a través de Internet. Con FileMaker pueden además trabajar con los datos en varios niveles de privilegios de acceso, por lo que se pueden consultar sin riesgo de modificaciones accidentales, fundamental en los expedientes.
FileMaker nos proporciona facilidad de uso, incluso sin formación previa; accesibilidad a los datos de forma simultánea; y potencialidad y versatilidad a la hora de idear soluciones a medida.