Ayuntamiento de Bergara

El Ayuntamiento de Bergara da servicios municipales a la localidad de Bergara, situada en el centro del País Vasco. Desde hace algo más de diez años utilizan la base de datos FileMaker para gestionar la información de su archivo municipal

Bergara es una localidad perteneciente a la comarca del Alto Deba, al suroeste de Gipuzkoa; situada en un importante nudo de comunicaciones y equidistante de las capitales Bilbao, San Sebastian y Vitoria. Rodeada de verdes montañas, Bergara es una localidad industrial y de servicios que ha sabido conservar su casco histórico monumental, delimitado por bellos palacios y elegantes mansiones.

Problemática
En el archivo municipal del Ayuntamiento de Bergara se requería una base de datos con la que gestionar la información relativa a los fondos documentales del archivo. Fue en 1997, hace ya más de una década, cuando Arantzazu Oregi, Arantzazu Unanue y Pili Azkarate conocieron FileMaker a través del Centro de Patrimonio Documental del Gobierno Vasco y decidieron dejar atrás una base de datos no relacional que utilizaban para gestionar el inventario de fondos de archivo.
Arantzazu Unanue comenta: “
Necesitábamos una base de datos que nos diera más posibilidades de búsqueda, que permitiera ejecutar acciones en muchos registros a la vez y que fuera compatible con otras aplicaciones para poder importar y exportar datos a formatos estándares.

Solución
El primer uso que se dio a FileMaker en el Ayuntamiento de Bergara fue el de gestionar el inventario de fondos de archivo. Gracias a la capacidad de incluir objetos en la base de datos, a su carácter intuitivo y a la capacidad de personalización y flexibilidad del programa, desde su implantación han ampliado el trabajo de la base de datos a otras actividades propias del servicio, como la gestión de transferencias, control de usuarios y consultas, gestión de fondos fotográficos y vaciados documentales. Actualmente manejan unos 200.000 registros aproximadamente.
En este caso es especialmente importante poder incluir objetos en la base de datos, al hacer un archivo fotográfico FileMaker les ha permitido añadir las fotos de referencia, y gracias al visualizador Web pueden visualizar archivos PDF e imágenes. Según Arantzazu Oregi: “
La capacidad de incluir objetos es fundamental para nosotros para el archivo fotográfico y cada vez más para el archivo documental porque se incluyen digitalizaciones de los documentos, lo cual será imprescindible con la administración digital.” De este modo, pueden incluir documentos multi-página en PDF para las bases de datos de los fondos documentales e imágenes para el archivo fotográfico.

Beneficios del cliente
Son diez usuarios los que trabajan conectados en red local mediante un servidor y a los que FileMaker ha dotado de una mayor rapidez y calidad en la búsqueda de información y pertinencia en los resultados. El trabajo en red también les permite trabajar simultáneamente sin desfases de tiempo y con distintos perfiles de usuario.
Con FileMaker pueden además ir adaptando y mejorando las bases de datos en función de sus necesidades y/o expectativas, como comenta Pili Azkarate: “
Ante las nuevas necesidades o mejoras que hemos necesitado en la gestión de la información o del propio servicio, FileMaker nos ha permitido solventar esas dificultades sin ayuda externa.