CPSL

CPSL es un importante proveedor de soluciones lingüísticas, desde su fundación en el año 1963 en Barcelona han crecido de manera notable, estableciéndose también en Madrid, Alemania, Reino Unido y Estados Unidos. Desde hace 9 años han convertido a Lucas, una aplicación desarrollada en FileMaker, en su sistema de gestión del flujo de trabajo

La empresa se constituyó en 1963 en Barcelona con el nombre de Pawlowsky Centro de Traducciones y con el propósito de responder a las necesidades de comunicación internacional que despuntaban con la tímida apertura de España al exterior. En aquellos tiempos la compañía era una de las dos empresas que ofrecían servicios de traducción en las páginas amarillas. Hoy se cuentan por docenas.

A medida que España se fue integrando en la comunidad internacional, la empresa fue creciendo hasta alcanzar poco a poco una sólida posición en el mercado. En los años 80 Pawlowsky Centro de Traducciones era ya una firme referencia para cualquiera que, en España, necesitase traducciones de calidad. Al mismo tiempo también empezaba a ganar peso en el ámbito internacional. Desde entonces han ampliado mucho el abanico de servicios que prestan, tanto a escala nacional como internacional.

Hoy en día CPSL es líder indiscutible del mercado español y un competidor muy a tener en cuenta en el mercado europeo. Ofrecen una solución integral de servicios lingüísticos y de gestión documental que abarca todo el ciclo de vida de la documentación multilingüe, empezando por la creación de contenidos y pasando por su adaptación lingüística y cultural, hasta el diseño final y la impresión. Esto incluye la redacción técnica, consultoría en materia de optimización de la documentación, traducción de documentación, localización de software, textos de ayuda y multimedia, servicios de interpretación…

La presencia internacional de CPSL, con oficinas en cuatro ubicaciones estratégicas, España, Alemania, Reino Unido y Estados Unidos, se complementa con una red mundial de colaboradores freelance que permiten al equipo de CPSL adaptarse con facilidad a las exigencias más diversas de sus clientes.

Problemática

Las condiciones actuales del mercado de traducción y localización exigen que la gestión se lleve a cabo de forma muy controlada, ya que cualquier desviación puede poner en peligro la calidad del producto o el plazo de entrega. Por lo tanto, en CPSL buscaban una aplicación que les sirviera de programa de gestión del flujo de trabajo y resultara eficaz, integral y versátil y que además cumpliera los requisitos que les impone su certificación de calidad ISO 9000:2001.

Antes de usar FileMaker trabajamos con diferentes programas de gestión hechos sobre pedido por empresas externas. Eran costosos, mucho menos flexibles y, al haber sido programados por personas externas, el proceso de desarrollo era largo y tedioso, con el resultado de que estos programas no se adaptaban –ni de lejos– a nuestras necesidades precisas. Más bien nos adaptábamos nosotros. Esto cambió radicalmente cuando decidimos probar con FileMaker. Esto fue en el año 2000.” Afirma Achim Tamayo, Director IT.

El desarrollador, que por entonces apenas tenía conocimientos de programación, ya había leído algún artículo en la prensa especializada y un día un amigo programador le habló de FileMaker, comentando que era un programa fácil de usar, potente y amigable, así que decidió hacer algunas pruebas.

Fue entonces, hace nueve años, cuando nació una modesta aplicación programada en FileMaker que con el tiempo se convertiría en su Workflow Management System y a la que llamaron Lucas. Lucas empezó siendo una aplicación sencilla pero funcional, que a lo largo de los años ha ido ganando en complejidad y potencia hasta convertirse en un programa maduro y eficiente. Hoy en día es una herramienta clave en la empresa, utilizada en todos los departamentos y oficinas de CPSL, que les permite una gestión eficaz y controlada de un gran volumen de proyectos.

Solución

Lucas permite controlar todos los factores que configuran los procesos de un proyecto multilingüe, desde la gestión de recursos lingüísticos hasta los aspectos comerciales y financieros. Gracias a la solución creada en FileMaker, en CPSL han experimentado múltiples beneficios:

La dirección de la empresa lo utiliza como fuente de información vital para la toma de decisiones estratégicas.

Para el departamento comercial sirve de base de datos completa sobre sus clientes efectivos y potenciales. En el módulo de clientes, por ejemplo, se almacena todo tipo de información relevante sobre un cliente: personas de contacto, productos, tarifas… y se da acceso a la información completa sobre todos los proyectos (con sus respectivos presupuestos y facturas) que han realizado con CPSL durante los nueve años que tienen implantado el sistema.

Para el departamento de gestión de proyectos es una herramienta de trabajo imprescindible para elaborar proyectos, configurar proyectos, asignar los recursos necesarios y controlar el flujo de trabajo de forma automatizada y sistemática.

El departamento de recursos humanos utiliza Lucas para la gestión de todos los recursos lingüísticos freelance de CPSL, que actualmente son más de 3.000. El módulo de recursos permite llevar a cabo un proceso eficiente de selección de los recursos y de seguimiento de la calidad de su trabajo.

En el departamento de contabilidad, tras emitir las facturas correspondientes, se exportan los datos relevantes y se traspasan a un programa de contabilidad externo en un proceso semi-automatizado.

Además Lucas permite ofrecer a sus clientes y colaboradores freelance un servicio de calidad, flexible y personalizado: a través de Internet pueden acceder a toda la información relevante relativa al desarrollo de sus proyectos, consultar el estado de los mismos, los presupuestos y facturas las 24 horas del día, 7 días a la semana, y de una manera totalmente confidencial con su nombre de usuario y su contraseña personalizada.

Beneficios del cliente

Con la ayuda de FileMaker han podido diseñar un programa que refleja su filosofía de calidad de los procesos y del producto final y de transparencia en todas las fases de la producción. De este modo, esta fue una herramienta que desempeñó un papel importante en la obtención en 2004 de la certificación ISO 9001:2000 para sus servicios de traducción, localización e internacionalización.

FileMaker les permite desarrollar aplicaciones sencillas, sin tener amplios conocimientos de programación, pero también programas muy potentes y complejos; un alto grado de personalización de las presentaciones con un esfuerzo relativamente modesto; y la mejora continua de la aplicación y una enorme flexibilidad a la hora de implementar cambios, crece con las necesidades.

Nuestra empresa ha experimentado un crecimiento extraordinario en los últimos años. Sería seguramente muy aventurado afirmar que ha sido gracias a Lucas, pero sí podemos decir, con poco riesgo de equivocarnos, que esta evolución no hubiera sido posible sin Lucas. Y Lucas, como tal, no existiría sin FileMaker. ” Afirma Achim Tamayo.