Germans Maristes de Catalunya

Los Hermanos maristas constituyen un Instituto Religioso laical. Actualmente son unos 3.900 hermanos, presentes en más de 75 países en todo el mundo y gestionando escuelas, comunidades y obras sociales. En Catalunya, los Hermanos maristas empezaron a utilizar FileMaker a principios de los 90, herramienta con la que en los últimos años han desarrollado una aplicación corporativa para la gestión de gran parte de los ámbitos de la organización en Catalunya

Germans Maristes de Catalunya es una organización que aglutina y dirige 8 grandes centros escolares en diversas poblaciones de Catalunya: Barcelona, Lleida, Girona, Tarragona, Igualada, Rubí, Mataró y Badalona; 7 obras sociales estables en Barcelona, Lleida, El Prat de Llobregat, Santa Coloma de Gramenet, Igualada y Rubí; además de dar apoyo a obras similares en otros países asociados a su red, concretamente en Francia, Grecia y Hungría. Junto con las actividades académicas y solidarias, también coordinan actividades juveniles, como campamentos, centros de recreo, excursiones, movimientos, asociaciones y otros.

Problemática

Antes de utilizar FileMaker de forma centralizada en el servidor, en Germans Maristes de Catalunya se utilizaba FileMaker para bases de datos locales, de tipo esencialmente personal. Para las gestiones organizativas, se solían utilizar formularios Word o papel cuyos datos eran después registrados en la central manualmente o semi-automáticamente en un Excel, FileMaker u otro programa.

Esta situación les llevó a detectar la necesidad de centralizar las bases de datos, que quedaban dispersas con formularios que se enviaban a la central y que luego había que integrar en un contenedor común de escasa funcionalidad y sin acumulación histórica. Necesitaban información real y actual, siempre accesible para todos los equipos directivos de los centros, tanto educativos como sociales. No necesitaban desarrollar una aplicación que fuera sólo una herramienta de consulta, sino que también sirviera para la introducción, gestión y control de la información sin tener que duplicar el proceso de introducción de datos. Al estar centralizada y vigente para más de un ejercicio, necesitaban que la aplicación les permitiera tener perspectiva histórica y elaborar informes y análisis de datos más profundos y disponibles para sucesivos ejercicios.

En Germans Maristes de Catalunya ya conocían FileMaker desde principios de los 90, gracias a Apple. Su uso fue eminentemente personal hasta hace unos años, pero al analizar esa necesidad de organización, convirtieron FileMaker en una herramienta corporativa, con la que además seguían desarrollando sus bases de datos personales.

Solución

Las bases de datos del servidor centralizado de Germans Maristes de Catalunya, son las siguientes:

- Gestión de contratos de profesores, educadores sociales y monitores de actividades: les permite una correcta supervisión de los recursos humanos, llevando un control de las altas, bajas, datos personales, cálculo de nóminas…
- Gestión del calendario conjunto de actividades, reuniones, eventos… de la organización: estos datos se introducen en una sola base de datos y la información se publica automáticamente en distintas páginas Web, según su pertinencia para cada una de ellas.
- Registro del currículum de formación de los educadores: les permite realizar el seguimiento de las actividades, imputación de costes, recuperación de recursos (forcem), cálculo de estadios…
- Herramientas de inscripción vía Web para diversos eventos: los usuarios pueden inscribirse directamente a través de sencillos formularios Web en las actividades correspondientes.
- Venta vía Web: algunos productos musicales mp3 de producción propia son puestos a la venta directa por Internet a través de FileMaker.

FileMaker también les permite realizar fácilmente completos análisis de datos para la posterior generación de informes. Como comenta Josep Maria Soteras, Secretario institucional, les aporta flexibilidad, facilidad de uso y permeabilidad: “
Nuestra organización debe continuamente añadir un dato, un campo, un registro, una presentación de datos… y esto lo hacemos rápidamente con nuestros propios recursos sin depender de consultorías externas”.

Beneficios del cliente

FileMaker cumple de forma satisfactoria con los requisitos que inicialmente se establecieron para la aplicación: les ha permitido centralizar las bases de datos, aportándoles información real y actual, y siempre accesible; además es una herramienta que les permite tener perspectiva histórica y elaborar análisis de datos e informes con facilidad.

La aplicación desarrollada les dota de una gran flexibilidad y adaptabilidad, pueden trabajar sobre las bases de datos con sus propios recursos, sin necesidad de consultar con ningún técnico externo a la organización, así que los costes en tiempo y resultados de cada cambio o requerimiento pueden ser fácilmente evaluados por los gerentes y gestores…

Josep Maria Soteras afirma: “
Es una herramienta totalmente permeable, destacamos su capacidad actual de ser accesible por Internet, de integrarse en páginas Web, de poder migrar datos con otros formatos… todo ello lo convierte en un excelente instrumento de relación y diálogo que aumenta exponencialmente el valor de los datos de una organización.