Textos y Formas

Textos y Formas es una empresa del sector de las Artes Gráficas, desde sus inicios han aprendido a caminar al compás que marca la tecnología para dar siempre el mayor servicio y la más alta calidad profesional a sus clientes. Empezaron a utilizar FileMaker en el año 1998 y, gradualmente, lo acabaron implantando en toda la organización

Textos y Formas es una empresa formada por un gran equipo de profesionales con amplios conocimientos y experiencia en el mundo de las artes gráficas. La empresa se creó hace ya casi 20 años, y desde entonces han evolucionado desde la fotomecánica tradicional y los trabajos de fotocomposición hasta los servicios que ofrecen actualmente: impresión digital en pequeño y gran formato, digitalización y retoque de imágenes, impresión y duplicación de CD y DVD, manipulados y acabados, sistemas de exposición y rotulación… que les han convertido en un centro integral de impresión digital.

Con sus productos y servicios siguen apostando por la impresión digital para ofrecer un mejor servicio basado en la profesionalidad de su equipo, la experiencia de una larga trayectoria y la confianza de continuar trabajando con los mejores profesionales de las artes gráficas, el diseño y la publicidad.

Problemática

Desde su creación, la empresa ha ido aumentando la capacidad de producción y multiplicando la oferta de servicios, con lo que decidieron que debían mantener la calidad de sus trabajos, adecuando los plazos de entrega a las exigencias del cliente. Por ello se dieron cuenta de que necesitaban informatizar todos los procesos y tener el flujo de trabajo bajo control, pero no querían utilizar ninguna aplicación comercial porque no se adecuaban correctamente a sus necesidades, así que optaron por desarrollar su propia solución en FileMaker, herramienta que conocían con anterioridad.

José Luis Redondo, Director IT, explica: “
Mi primer contacto con FileMaker fue en 1991, cuando comencé a trabajar en un estudio de diseño gráfico. Teníamos un Macintosh SE-30 que ya se quedaba obsoleto y decidimos utilizarlo para tareas administrativas. Teníamos entonces una licencia de FileMaker II, con la que desarrollamos una sencilla base de datos de clientes y proveedores. Poco mas tarde, añadimos la gestión de presupuestos y otras utilidades.

La implantación de FileMaker en la empresa fue gradual, comenzaron utilizando una licencia de FileMaker Pro 5.5 en el año 1998, cuando aún no utilizaban ningún software de gestión y administración. Tras probar las versiones 6 y 7, terminaron adquiriendo una licencia multiusuario de FileMaker Pro 8.5 y FileMaker Server que posteriormente han ido actualizando hasta la versión actual.

Solución

En Textos y Formas han creado una aplicación con FileMaker Pro que gestiona la base de datos de clientes, proveedores y otros contactos. Tienen un apartado que les permite valorar trabajos de distinto tipo y que, basándose en valores preestablecidos, puede calcular precios para multitud de opciones diferentes. Desde ese apartado, tienen un paso directo hacia el de presupuestos que, una vez cumplimentados, se envían directamente por correo electrónico en formato PDF.

Todos los trabajos que entran en producción se van registrando. Las órdenes de trabajo contienen toda la información relativa al cliente, al material entregado, a los datos de producción, a la fecha de entrega… y son accesibles para consultar desde cualquier puesto de trabajo en cualquier momento. De este modo pueden realizar un completo seguimiento de todos los trabajos que se realizan.

En lo relativo a proveedores, pedidos y materiales, también se administran a través de su solución, en la que se almacenan códigos, referencias, fechas de compra, precios… lo que les permite llevar un control de los inputs utilizados tanto en el proceso de producción como en otros procesos.

Los albaranes, facturas y recibos se gestionan y emiten desde FileMaker. Recientemente han añadido un apartado para el seguimiento y control de cobros y actualmente están trabajando para integrar el departamento de contabilidad con el resto del sistema.

Beneficios del cliente

En Textos y Formas destacan la facilidad de uso de FileMaker y su suave curva de aprendizaje, la posibilidad de realizar cambios, mejoras y actualizaciones sin alterar los datos y las ventajas de las licencias multiplataforma para clientes y servidor.

José Luis Redondo, afirma: “
La organización del trabajo es mucho más efectiva para todos, sobre todo en el acceso rápido a los datos, la automatización de tareas y la facilidad de búsquedas y consultas. Todo ello ha marcado una influencia positiva en la calidad y la velocidad de la producción.