Radboud Universiteit Nijmegen

Radboud Universiteit (RU) Nijmegen heeft ruim 17.000 studenten en 4000 medewerkers (zowel wetenschappelijk als ondersteunend personeel). RU is verdeeld in 9 faculteiten waaronder ‘Sociale Wetenschappen’. Deze faculteit (FSW) biedt 9 opleidingen verspreid over 3 onderwijsinstituten, te weten ‘Psychologie en Kunstmatige Intelligentie’, ‘Maatschappijwetenschap’ en ‘Pedagogische Wetenschappen en Onderwijskunde’. Bij de FSW zijn ruim 500 mensen werkzaam

Eenvoud
De FSW van het RU is al sinds versie 4 gebruiker van de FileMaker-databasesoftware. Volgens Steven Trooster, een van de drie medewerkers van de ondersteunende afdeling ‘ICT in Onderwijs’ bij de Faculteit Sociale Wetenschappen, is de reden dat FSW al zo lang een tevreden gebruiker is ‘de eenvoud waarmee interfaces gemaakt kunnen worden, zodat beheerders van de informatie snel en eenvoudig kunnen werken.’

FileMaker wordt ingezet voor een aantal toepassingen, waaronder de scriptiedatabank, de stagedatabank en het student-volgsysteem voor studiebegeleiders. Deze FileMaker-databases zijn door de afdeling ‘ICT in Onderwijs’ van de FSW in eigen beheer ontwikkeld.

Scriptiedatabank
Wanneer een student zijn scriptie gaat schrijven, dient hij zich vooraf bij een begeleider te melden met een onderwerp. In de scriptiedatabank wordt dan vervolgens door de secretaresse een record aangemaakt voor de betreffende scriptie waaraan de scriptiebegeleider wordt gekoppeld. De begeleider kan vervolgens via FileMaker (desktop) de gegevens van ‘zijn’ studenten en scripties beheren en onder andere aangeven of het onderwerp is goedgekeurd en of de presentatie goed is bevonden. De scriptiedatabank is gekoppeld met de elektronische leeromgeving Blackboard en een student kan van daaruit via een webpagina de informatie van zijn begeleiders opvragen en kan bepaalde persoonlijke gegevens zelf wijzigen. Als de scriptie is afgerond, plaatst de beheerder (de secretaresse) de scriptie als pdf-bestand in FileMaker. Alle studenten kunnen via de webinterface alle scriptieonderzoeken van medestudenten opvragen en de afgeronde scripties ophalen.

Stagedatabank: Voorheen werd de lijst met stageadressen vanuit FileMaker afgedrukt en in een map op het secretariaat van de opleiding gedaan. Studenten konden deze map dan doorbladeren, maar studenten waren daarmee afhankelijk van de openingstijden van het secretariaat. Beheerders kunnen nu in de databank de lijst met stageadressen invoeren en beheren. Op dit moment ontwikkelt FSW een webinterface waarmee studenten de stagebank via internet kunnen raadplegen.

Student-volgsysteem voor studiebegeleiders: De studiebegeleiders van het onderwijsinstituut ‘Psychologie en Kunstmatige Intelligentie’ kunnen in FileMaker een overzicht opvragen van alle studenten van de opleidingen. Per student kunnen ze bijhouden of ze met hem/haar contact hebben gehad, wat er is besproken en wat de voortgang van de student is. Er kunnen ook (vervolg-)acties worden aangegeven. Bij het openen van het bestand ziet een studiebegeleider direct welke acties naar de studenten er de komende week op stapel staan. De studiebegeleiders van dezelfde opleiding kunnen van elkaar zien welke afspraken er zijn gemaakt en zijn zo van alle studenten op de hoogte.

Regelmatig zet de Faculteit der Sociale Wetenschappen FileMaker in voor het converteren en opschonen van grote hoeveelheden gegevens. Op deze manier worden inleesbestanden gecreëerd voor andere systemen waarmee de Radboud Universiteit Nijmegen werkt.

Makkelijk publiceren op het website
Inmiddels is de Faculteit der Sociale Wetenschappen werkzaam met FileMaker. Steven Trooster zegt: ‘Wij maken voor onze studenten veel gebruik van webinterfaces. Dankzij de php-mogelijkheden van FileMaker Server Advanced is het makkelijk om snel een website op te zetten gekoppeld aan FileMaker.”

FileMaker Server Advanced en FileMaker Pro Advanced kenmerken van de scripttaal PHP. Hiermee kunnen zowel gebruikers als internetontwikkelaars informatie publiceren op externe websites, informatie verzamelen van webbezoekers en nieuwe oplossingen creëren door een webgebaseerde gebruikersinterface te combineren met een FileMaker Pro backend