Durá Velasco

Durá Velasco, S.A. es una empresa dedicada a la venta al mayor de láminas, grabados, pósters, lienzos y demás objetos de impresión digital orientados a la decoración de interiores. Utilizan FileMaker desde el año 1995, pero fue en el año 2001 cuando incorporaron la herramienta también al proceso de producción

El origen de Durá Velasco está en una tienda de artículos de regalo fundada por José Durá el año 1904 en el centro de Valencia. Poco a poco, y tras varios cambios de ubicación, se fue ampliando el objeto del negocio a objetos de papelería, postales, estampas y, finalmente, láminas. Con la aparición de las nuevas tecnologías en el campo de la impresión digital, Durá Velasco inició una nueva etapa en el año 2001 con la creación de un departamento específico de impresión digital que lanzó al mercado la impresión sobre lienzo.

Actualmente Durá Velasco es una empresa de artes gráficas que se dedica a satisfacer las necesidades de los clientes al poder imprimir cualquier imagen en cualquier soporte, ya sea rígido o flexible.

Problemática

Durá Velasco cuenta con dos sedes, un local en la ciudad y una nave industrial en las afueras, donde se encuentra el departamento de impresión digital. Los pedidos de impresión digital llegan indistintamente de ambas sedes por teléfono, fax o Internet, así que antes de empezar a trabajar con FileMaker aparecían numerosos errores de pedidos duplicados o perdidos. Por este motivo se dieron cuenta de que era necesario que todos los empleados fueran capaces de anotar los pedidos en un mismo lugar y que pudieran controlar el estado de cada pedido dentro del proceso de producción. Es decir, necesitaban una base de datos para anotar los pedidos desde cualquiera de las dos sedes y poder clasificar cada registro según si era un archivo preparado, producto impreso, producto embalado o producto enviado. En Durá Velasco ya conocían y utilizaban FileMaker desde el año 1995, pero fue entonces, en el año 2001, cuando implantaron FileMaker en el departamento de producción para resolver esta problemática.

Solución

En Durá Velasco utilizan FileMaker para controlar diversos aspectos de la empresa: el proceso de producción, pedidos a proveedores, la publicación del catálogo de productos en la Web, la creación de los sobres de los reembolsos… y distintas bases de datos que se utilizan en local para tareas menores.

La más importante de todas ellas es la solución creada para el seguimiento del proceso de producción. Los pedidos se apuntan en una base de datos a la cual se tiene acceso desde las dos sedes, así que la aplicación desarrollada permite gestionar todos los pedidos de productos de impresión digital (metacrilatos, vinilos, cuadros, textil…) de forma eficiente y sin necesidad de que los distintos empleados que trabajan en la producción de un producto tengan que informarse entre ellos, ya que toda la información se encuentra en la base de datos. De esta manera, se puede realizar el seguimiento del pedido en tiempo real, consultando la base de datos y el estado de cada pedido. Así se gana en productividad, ya que cualquiera puede consultar el estado del pedido sin necesidad de consultar a los demás.

Esta base de datos está formada por una tabla principal de pedidos “Write”, en la que confluyen los datos que provienen de otras tablas: la tabla “Products” proporciona la información del motivo a imprimir, la tabla “Lines” da la información del soporte en el que imprimir y, por último, la tabla “People_CE” aporta la información del cliente. De esta manera, en la tabla “Write” se relacionan las 3 tablas, generando así los diferentes pedidos. Además de esto, la tabla “Products” también les permite controlar qué se vende de cada artista: como hay que pagar un royalty a los artistas, cada producto tiene un número que indica de qué proveedor es para poder enviarle el reporte trimestral de ventas.

Javier Durá, Técnico de Sistemas, es quien ha desarrollado esta aplicación, cuidando la interfaz al máximo. De esta manera consigue que sus desarrollos sean todavía más fáciles de manejar. Por ejemplo, en las presentaciones de producción, separadas por productos, ha utilizado unos smileys para indicar el estado del pedido, como él mismo explica: “
Cuando el smiley está triste y rojo, quiere decir que el trabajo no está hecho. Al hacer clic sobre él, se pone contento y de color verde. Al mismo tiempo, se genera un timestamp (fecha y hora) que permite conocer qué día y a qué hora se ha impreso la pieza en cuestión. Dicho timestamp se visualiza mediante una etiqueta al pasar el ratón por encima del smiley. Es una forma muy visual de conocer el estado del pedido.”

En la presentación de producción de cada producto, se puede ver el icono de una impresora al lado de cada línea de pedido. Una vez acabado el producto, al pulsar sobre este icono, se imprime la etiqueta de identificación del producto, una etiqueta adhesiva con toda la información del mismo: número de pedido, número de línea, fecha y hora de producción, tipo de producto, título, tamaño y comentarios. Esa etiqueta se pega al producto una vez impreso de manera que, cuando se envíe a la otra sede para su expedición, se sepa exactamente qué es y para quién.

Además de la solución de producción, también destacan los catálogos de productos de su Web, que alimenta FileMaker Server mediante PHP, ya que estos catálogos provienen de una base de datos hecha con FileMaker. La publicación se ha hecho con el API de PHP Dolphin Cart Pro, de FMWebSchool, un API pensado para ser un carrito de la compra, aunque no le dan ese uso, sólo el de catálogo. Es un carrito de la compra que permite de una manera sencilla mostrar los contenidos de una base de datos FileMaker a través de PHP, pero como no venden directamente a través de la Web, han eliminado todo lo referente al carrito de la compra y han conservado la parte del catálogo de productos. El API permite introducir nuevos productos o actualizar la información de la Web de forma muy rápida y sencilla, ya que todo se hace a través de una base de datos FileMaker. Esa información sale de una base de datos que se encuentra aparte, es una base sencilla sin cálculos ni guiones, sólo almacena datos. Para actualizar los productos, hacen una exportación de la base general e importan los datos desde la base de datos de la Web. De este modo, aseguran que la base de datos para Internet vaya lo más rápida posible.

Beneficios del cliente

En Durá Velasco escogieron FileMaker por su facilidad de uso y versatilidad y por la posibilidad de acceder desde las plataformas Windows y Mac, como también de trabajar con acceso local y remoto, además de la publicación Web. Internamente trabajan en red con FileMaker Server, que tiene abierta la base de datos a la que acceden en remoto los clientes de las dos sedes. Esta conexión les permite anotar los pedidos y ver su estado de producción, y gracias a ello la aplicación desarrollada permite a Durá Velasco ahorrar tiempo y evitar los errores en la producción. Al mismo tiempo, les ha dotado de una mayor productividad ya que ahora pueden planificar mejor el trabajo y responder a los clientes con más rapidez.

Con un costo limitado y controlado, hemos conseguido que toda la cadena de producción esté conectada entre sí.” Comenta Javier Durá.