Agencia Europea de Medicamentos (EMEA)

Debido a que es responsable de la protección y promoción de la salud de la población y de los animales, la gestión de datos es de suma importancia para la Agencia Europea de Medicamentos (EMEA). Para garantizar un buen funcionamiento, es primordial tener la capacidad de desarrollar aplicaciones de bases de datos de forma rápida y a bajo coste, de compartir información científica entre sistemas y de hacerse cargo de la administración diaria de los aproximadamente 500 trabajadores del conocimiento de la organización.

Sector: Autoridad reguladora, farmacéutico

Solución de FileMaker:
La EMEA, usuaria consolidada de FileMaker, ha actualizado su versión de FileMaker para beneficiarse de la conectividad ODBC (conectividad abierta de bases de datos). La Agencia usa un entorno de desarrollo de bases de datos de Oracle y Java, y utiliza FileMaker como herramienta rápida y sencilla de desarrollo de aplicaciones.

Ventajas para la organización:

Desarrollo rápido de sistemas, en cuestión de horas, días y semanas (y no de meses y años).
Conectividad con Oracle y una única configuración de ODCB (conectividad abierta de bases de datos).
Con FileMaker, todos los datos están protegidos, cuentan con una copia de seguridad y son auditables.

“Con la formación adecuada, los usuarios finales pueden realizar cambios en las aplicaciones de FileMaker que, de otra manera, requerirían un ciclo de desarrollo completo. Es posible contabilizar los progresos literalmente en horas, días y semanas (mientras que algunos de nuestrosos duran años)”.
Riccardo Ettore, Subdirector de Comunicaciones de Tecnología de la Información y Unidad de Redes de la Agencia Europea de Medicamentos.

La responsabilidad principal de la Agencia Europea de Medicamentos (EMEA), un organismo descentralizado de la Unión Europea con sede en Londres, Reino Unido, es la protección y promoción de la salud de la población y de los animales mediante la evaluación y supervisión de los medicamentos para el uso en personas y animales. Fundada en 1995, la EMEA ha utilizado FileMaker desde el principio y, a lo largo de los años, ha desarrollado con éxito numerosas aplicaciones de bases de datos, haciendo frente a una amplia variedad de requisitos, tanto científicos como administrativos.

“En 1995, la Agencia era muy pequeña (alrededor de 20 a 30 trabajadores) por lo que no contábamos con los recursos de TI que tenemos hoy en día”, recuerda Riccardo Ettore, Subdirector de Comunicaciones de Tecnología de la Información y Unidad de Redes de la EMEA. “FileMaker es fantástico en esta situación ya que garantiza que las nuevas aplicaciones se puedan desarrollar rápidamente”.

Procesos clave de apoyo de la Agencia

Un sistema en funcionamiento desde los comienzos de la EMEA es una base de datos de FileMaker usada para procesar solicitudes de certificación por parte de compañías que quieren importar/exportar medicamentos. Este sistema permite, esencialmente, que los datos XML introducidos por el solicitante en un formulario PDF inteligente puedan importarse directamente a FileMaker. La captura, el almacenamiento y la recuperación de datos de forma precisa es una parte vital del proceso de certificación, ya que esta información se utiliza para crear documentos legalmente vinculantes que incluyen información detallada sobre el solicitante y su producto.

Recientemente, la flexibilidad de FileMaker ha permitido al equipo de TI desarrollar una solución para tramitar las solicitudes de prácticas en la Agencia. Cada año, la EMEA acepta a alrededor de 40 graduados universitarios y, para agilizar el proceso, se desarrolló un formulario PDF inteligente, desde el que se pueden importar datos XML.
“Anteriormente, hubiese habido una gran cantidad de solicitudes de estudiantes que tendrían que haberse distribuido entre más de 40 encargados para su revisión”, comenta Ettore. “Ahora, el proceso completo se puede realizar electrónicamente en FileMaker”.

Después del éxito de su sistema de prácticas, la EMEA lo ha ampliado para incluir las solicitudes de empleo a tiempo completo. De nuevo, existe un PDF que se puede descargar desde la página de la EMEA y que, una vez los candidatos lo hayan enviado, pasa a una base de datos de FileMaker. Otro sistema que se encuentra en desarrollo será el soporte de la red de ‘farmacovigilancia’ de la Agencia, que controla continuamente la seguridad de los medicamentos.

Una interfaz flexible

Actualmente, la EMEA está llevando a cabo una actualización de FileMaker en toda la organización para permitir el acceso compartido a datos en tiempo real desde fuentes externas de SQL. “La conexión a Oracle nos resultó muy atractiva y fue una jugada maestra de FileMaker”, nos cuenta entusiasmado Ettore. “Lo que hace que sea aun mejor es que algunos proyectos pueden realizarse en la interfaz del usuario con FileMaker y, a continuación, consolidarse con Oracle, lo que nos permite compartir datos entre sistemas”.

Cuando hace cinco años la Agencia cambió a un entorno Oracle/Java, Microsoft Access y FileMaker se clasificaron como sistemas heredados. Sin embargo, la flexibilidad de FileMaker lo ha hecho indispensable.
“Continuamos utilizando FileMaker y apoyándolo porque resulta conveniente para los proyectos donde no se puede justificar la gran inversión y el gran uso de recursos necesarios para crear una aplicación en una interfaz de Oracle y de Java”, explica. “Utilizamos FileMaker para lograr triunfos rápidos, desarrollar aplicaciones con rapidez y, a veces, crear prototipos, por lo que es posible crear una base de datos y moverla a un sistema mayor, si está justificado”.

La Agencia también utiliza FileMaker Server para compartir la información de la base de datos en la organización.
“FileMaker Server es muy útil para proporcionar acceso a la base de datos por medio de la Web. Durante siete años, hasta que en 2006 lo reemplazamos con un sistema Java/Oracle, lo utilizábamos para no perder de vista a unos 4.000 expertos europeos ofreciendo una aplicación web de FileMaker en EUDRANET, la red privada de la Autoridad Reguladora de Medicamentos de la Unión Europea”. La última versión de FileMaker Server es compatible con ODBC (conectividad abierta de bases de datos) y JDBC (conectividad de bases de datos Java), haciendo posible leer las bases de datos de FileMaker Pro alojadas en un servidor de FileMaker y escribir en ellas desde diferentes programas y herramientas de desarrollo externos.

Mantener un crecimiento saludable

Para Ettore, lo mejor de FileMaker es la facilidad de uso, la mejora de la funcionalidad de los productos y la estabilidad. “La facilidad de uso y desarrollo podrían dar lugar a la creación de una base de datos poco atractiva pero, cuando se encuentra en las manos de la persona adecuada, un sistema como FileMaker puede hacer maravillas en poco tiempo, permitiéndole obtener triunfos rápidos”, comenta. “Con la formación adecuada y la orientación de los expertos del departamento de TI, los usuarios finales pueden realizar cambios en las aplicaciones de FileMaker que requerirían, de otra manera, un ciclo de desarrollo completo. Es posible contabilizar los progresos literalmente en horas, días y unas semanas (mientras que algunos de nuestros proyectos duran años)”.

Por ejemplo, un proyecto creado en Excel puede importarse a FileMaker para crear una base de datos efectiva con una GUI (interfaz gráfica de usuario) intuitiva y la capacidad de compartir información en la organización. FileMaker Server permite a la EMEA garantizar que todos sus datos cuenten con una copia de seguridad, estén protegidos y sean auditables (por ejemplo, es posible decidir quién accede y modifica la información y cuándo), lo que supone un requisito vital para ambas autoridades reguladoras de la UE y la certificación de medicamentos para importar/exportar.

Opciones flexibles de compra

“FileMaker no es sólo un producto flexible y fácil de usar, también ofrece la posibilidad de elegir entre varios precios para adaptarse a la manera de trabajar de la Agencia. Elegimos comprar una licencia de sitio de FileMaker para 900 usuarios, lo que significa que FileMaker está instalado en todos nuestros equipos como parte de nuestra estructura estándar y, por lo tanto, nuestros empleados pueden utilizarlo en cualquier momento según les convenga. Para una flexibilidad incluso mayor, también decidimos comprar una licencia por volumen separada para permitir a 150 de nuestros colaboradores externos acceder a nuestros sistemas internos de forma remota, mejorando nuestros procesos de negocio”, concluye Ettore.