Q-marq: creativiteit blijft onze core business

Q‐marq is een onafhankelijk communicatie‐adviesbureau dat werkt voor nationale en internationale opdrachtgevers op bestaande en nieuwe merken. Het bedrijf is in 2010 opgericht door huidige eigenaren Ton Kamp (managing director) en Rob van Bruggen (creative director) en bestaat uit tien vaste medewerkers.

Daarnaast werkt Q-marq samen met gespecialiseerde partners, gelieerd aan The Advertising Square, de naam van de Q-marq netwerkorganisatie. Daardoor kan het bureau snel, effectief en flexibel handelen, een absolute basisvoorwaarde anno nu. Q-marq werkt zowel voor grote internationale klanten, bijvoorbeeld de grootste reisorganisatie ter wereld, als voor meer lokaal georiënteerde klanten, zoals provincies of retailketens. De onderscheidende kracht van Q‐marq ligt in strategie‐ en conceptontwikkeling in B-to‐C en B‐to‐B. ‘Creativiteit is en blijft onze core business.’

De vraag en de oplossing

De ouderwetse ordermap is de afgelopen jaren verdwenen uit reclamebranche en grotendeels gedigitaliseerd. Q-marq is hiermee in vroeg stadium begonnen en heeft binnen Lotus Notes van IBM zelf een applicatie ontwikkeld. Deze applicatie faciliteerde een groot deel van de projectadministratie. Zaken als planning en documentenbeheer ontbraken echter. Binnen Q‐marq ontstond de behoefte om deze zaken te automatiseren en zoveel mogelijk te bundelen. Losse memoblaadjes, krabbels, notities etc. Alles wilden we toegankelijk maken vanuit een database. Kortom, één plek voor alles wat met een project te maken heeft zodat informatie snel en eenvoudig gedeeld kan worden. Uitgangspunt hierbij was de gebruiksvriendelijkheid.

Drie oplossingen zijn door Q‐marq onderzocht. Ten eerste is gekeken of de reeds bestaande Notes Applicatie kon worden geüpgrade. Een tweede oplossing was een SQL‐database. En de laatste oplossing was het aanschaffen van een filemaker database. Met oog op de tijd die het ontwikkelen van een nieuwe applicatie kost heeft Q-marq zich bij de oriëntatie met name gericht op bestaande databases.

Ten eerste vond Q-marq het belangrijk om te kiezen voor een pakket dat constant in ontwikkeling is en regelmatig geüpdate wordt. Ten tweede sprak de mogelijke integratie met andere applicaties binnen zowel Mac OSX als Windows Q-marq aan. Ten derde maakte filemaker het mogelijk dat de bestaande database die Q-marq al had efficiënt en snel kon worden uitgebreid naar Q-marqs wensen. Hierbij heeft de nuchtere aanpak en visie van Kempen automatisering, de IT leverancier van Q-marq, een doorslaggevende rol gespeeld.

Toepassing FileMaker bij Q-marq

Q-marq gebruikt FileMaker nu voor een veelheid van toepassingen:

• Relaties
• Offertes
• Uren
• Bedrijven
• Concerns
• Documenten
• Artikelen
• Werkzaamheden
• Kosten
• Bestellingen
• Facturen
• Medewerkers
• Planning
• Rapportages
• Resultaten

Alle medewerkers binnen Q‐marq werken met Filemaker. Hierbij is het mogelijk om per medewerker te bepalen tot welke onderdelen men toegang heeft. Standaard heeft iedereen toegang tot de urenmodule en de projectenmodule. De ambitie is om medewerkers snel en efficiënt informatie te laten vinden die ze nodig hebben voor het uitvoeren van hun functie zonder dat ze worden “lastiggevallen” met voor hun overbodige functies en informatie.

Daarbij werken deze toepassingen naadloos samen. Zo is bestandsbeheer mogelijk vanuit de database. Documenten kunnen worden ingevoegd middels een drag & drop functie en direct worden gekoppeld aan een project. Hierbij wordt automatisch een mappenstructuur aangemaakt. Ook is er een koppeling met het adresboek van Mac en verstuurt Q-marq bestanden, offertes en facturen vanuit het systeem.

Toekomst

Q-marq wil ook graag klanten toegang geven tot delen van de projectadministratie middels een webportal. Daarnaast staan een koppeling van de documentenmodule met de ftp‐server en een Iphone module op het wensenlijstje. Momenteel zijn er geen plannen om andere toepassingen naast FileMaker in te zetten. Q-marq wil graag alles in één database onderbrengen en FileMaker maakt dat perfect mogelijk.