Mölnlycke Health Care

Mölnlycke Health Care es un líder mundial en la fabricación de productos de uso único para aplicaciones quirúrgicas y tratamiento de heridas en el sector de la sanidad profesional. Un gran porcentaje de sus ventas se consigue a través de la licitación en concursos públicos. Para llevar a cabo la gestión de todo lo relacionado con los concursos, en Mölnlycke Health Care utilizan FileMaker desde la versión 6, además recientemente han actualizado la aplicación gracias al trabajo de SetFile.

Sector: Sanidad

Comentarios: Mónica Rodríguez, Coordinadora de Mölnlycke Health Care
“El uso de esta aplicación de FileMaker nos permite, además de generar toda la documentación administrativa, realizar el seguimiento de las ofertas, tanto si son aceptadas como rechazadas, para así poder hacer un seguimiento de nuestra competencia.”

Características del usuario:

• Fabricante de productos de uso único para el sector sanitario.
• 6.000 empleados.
Proveedor de los principales hospitales en España.

Ayudando a los que nos ayudan

Mölnlycke Health Care es un líder mundial en la fabricación de productos de uso único para aplicaciones quirúrgicas y tratamiento de heridas en el sector de la sanidad profesional.

La compañía cuenta con aproximadamente 6.000 empleados repartidos en 24 países y dispone de plantas de fabricación en Bélgica, República Checa, Finlandia, Malasia, México, Tailandia y Reino Unido.

En España, Mölnlycke Health Care cuenta entre sus clientes con los principales hospitales públicos y privados del país, entre otros.

El desafío del usuario…

Dadas las características de los productos distribuidos por Mölnlycke Health Care, un alto porcentaje de sus ventas se consigue a través de la licitación en concursos públicos.

A pesar de tener uno de los sistemas sanitarios públicos más avanzados del mundo, la organización territorial en Comunidades Autónomas, con transferencia de competencias desde el Estado, convierte la actividad licitadora en un auténtico lío burocrático. De este modo, cada Comunidad Autónoma establece sus propias bases para cada concurso. Es decir, para un mismo tipo de concurso público, existen más de 17 procedimientos diferentes, en función del territorio en que se convoque. Además de esto, también se licita en concursos locales y provinciales.

Para solventar el enorme problema burocrático en que se encuentra Mölnlycke Health Care España, S.L., la multinacional sueca ya confiaba en FileMaker, ya que contaba con una serie de bases de datos desarrolladas por la antigua responsable del departamento.

A pesar de que en Mölnlycke Health Care trabajan con SAP para llevar a cabo la gestión del resto de actividades, FileMaker proporcionaba la flexibilidad que requiere la actividad relacionada con estos concursos, ya que cada pliego de condiciones de los distintos concursos, aunque sean para un mismo producto y organismo, puede requerir introducir mejoras o documentos adicionales, tanto administrativos, como técnicos o económicos.

Juan Carlos García, Responsable de Sistemas para España y Portugal, contactó con SetFile porque los archivos de estas bases de datos estaban dañados y, al no disponer de esta aplicación operativa al 100%, se estaba ralentizando su ritmo de trabajo.

La solución FileMaker…

Tras el análisis de las bases de datos y ante la imposibilidad de recuperar alguno de los archivos dañados, Mölnlycke Health Care decidió seguir confiando en FileMaker, por lo que encargó el desarrollo de una nueva aplicación en la última versión de FileMaker.

La nueva aplicación, diseñada por SetFile junto con Mónica Rodríguez, actual Coordinadora de Mölnlycke Health Care, combina la facilidad de uso de FileMaker Pro y su capacidad para generar distintas presentaciones en función del tipo de datos mostrados, con la capacidad de búsqueda para el control y seguimiento de los distintos concursos.

La aplicación desarrollada incorpora los siguientes módulos:

- Contactos
- Ofertas
- Organismos
- Zonas
- Artículos
- Documentos
- Documentación
- Avales

El proceso de generación de una oferta para un concurso público empieza con la grabación de la oferta en SAP. Desde esta aplicación se importan los datos a FileMaker, creando la ficha de oferta. Desde Contactos se obtienen todos los datos del cliente, como por ejemplo la dirección de entrega de las ofertas o de las muestras de producto.

En el módulo Ofertas se incluye la información relativa a la documentación administrativa necesaria, los detalles de la oferta técnica (códigos, especificaciones y descripción de productos), la oferta económica con precios y unidades mínimas de venta, las fechas de convocatoria y las fechas de envío de documentación.

Toda la información relativa a los productos que comercializa Mölnlycke Health Care está incluida en la base de Artículos, con referencia a los códigos propios de cada cliente, conversores de medidas, equivalencias de medidas de producto en metros cuadrados, escalados de precios, especificaciones técnicas o el marcado CE, entre otros datos.

La nueva aplicación también incorpora las funciones de control de documentos vigentes y la de generación de nuevos documentos, para su inclusión en las ofertas o para solicitar la renovación de cualquier certificado o título. Hay que tener en cuenta que sólo para poder concursar se debe controlar un gran volumen de documentos, que incluyen certificados fiscales nacionales, autonómicos y locales, certificados de inscripción en todo tipo de registros de proveedores, certificados de Seguridad Social, avales provisionales y avales definitivos.

Claudio Rubio, responsable del proyecto de SetFile, comenta: “Cuando ya habíamos entregado la versión beta de la aplicación, surgió la necesidad de adaptarla para su uso en la oficina de Portugal. Aquí se demuestra una vez más el potencial de versatilidad y adaptación de FileMaker Pro, ya que en sólo dos semanas entregamos la adaptación de la versión para la oficina portuguesa, además, a un coste muy razonable.”

Beneficios de la organización…

En caso de no ganar un concurso total o parcialmente, se pueden registrar con FileMaker los datos de las ofertas competidoras ganadoras, de manera que se pueden extraer estadísticas de la competencia y tener información para próximos concursos. Como nos explica Mónica Rodríguez: “El uso de esta aplicación de FileMaker nos permite, además de generar toda la documentación administrativa, realizar el seguimiento de las ofertas, tanto si son aceptadas como rechazadas, para así poder hacer un seguimiento de nuestra competencia.”

La solución, además, dispone de un módulo de gestión de comunicados y acciones, de manera que asegura que todos los miembros implicados (el departamento, los delegados comerciales o los sales managers) estén coordinados e informados en todo momento acerca de los concursos licitados.

Información de contacto

SetFile
Nicolau Rabasseda
Director

setfile@setfile.net