Gestión de procesos y control contable

La idea de desarrollar un producto de gestión de procesos y control contable surgió básicamente por una necesidad propia. Necesitábamos una herramienta que pudiera acomodarse al desarrollo de software y fuese fácil de usar por todas secciones de la empresa: Programadores, diseñadores y personal administrativo. Siendo desarrollador de FileMaker con más de 20 años de experiencia no dudé en encarar una solución utilizando esta plataforma.

El resultado al probarlo internamente fue tan positivo (ya que nos permitió organizar de manera eficiente el flujo de trabajos, la facturación y la cobranza) que decidí comenzar a mostrarlo a otros colegas y a empresas de la industria gráfica, diseño y audio.
La respuesta fue tan buena que desde ese entonces hemos comenzado a comercializar este desarrollo como un producto semi-cerrado, adaptándolo a las necesidades propias de cada empresa.

Este sistema, con algunas adaptaciones en cada caso, fue implementado exitosamente en Tenaris, La Rana SRL, Saint-D, Efellco Producciones y otros clientes de nuestra empresa.

El desarrollo cuenta con los siguientes módulos:

1- Empresas
Administra la información de contacto de clientes, proveedores y sus contactos. Además, cuenta con un 'panel de control' desde el cual se pude ver, a tiempo real el estado de situación de facturación y los trabajos en curso.

2- Ordenes de Trabajo
Aquí se carga la información del trabajo de manera ordenada y permite a las partes involucradas dentro de la empresa llevar un control de las distintas instancias que conforman un proyecto.
A su vez, se pueden asignar proveedores y su costo asociado al proyecto, para poder realizar un cálculo de rentabilidad en el acto.
Otro punto importante de este módulo es que se pueden adjuntar archivos (pdfs, mov, mp3) a una orden de trabajo. De esta manera, cada orden de trabajo cargada en el sistema es un 'fichero' con el historial del trabajo. Imagínense tener en un solo lugar desde el PDF del presupuesto enviado al cliente hasta el EPS enviado a imprenta o el MP3 enviado a una radio.

3- Facturación y Recibos
Con solo realizar un click, desde la orden de trabajo se genera la factura que puede ser impresa en el acto. Al realizar la impresión ya queda asentada en el módulo de Contabilidad del sistema.
Desde el módulo Recibos podrá imputar el cobro (total o parcial) de las facturas.

4- Compras
Para mantener ordenado el control de gastos, se pueden cargar todas las compras realizadas en la empresa. La información cargada aquí además sirve para realizar reportes contables.

5- Contabilidad
Un punto fuerte del sistema es que toda la información se carga una sola vez y se mantiene de manera integrada.
Por eso, el realizar los reportes de contabilidad pasa a ser una tarea muy sencilla. Generar IVA Ventas, IVA Compras, Imputaciones contables e inclusive Cuenta Corriente pasan a ser acciones que requieren un solo click.

Es así que en la práctica con un par de clicks se puede obtener un reporte del progreso de los trabajos,las facturas adeudadas, los proveedores a cobrar e inclusive obtener gráficos de evolución de facturación!

Sólo con FileMaker 11 pude desarrollar un producto tan estable y robusto que funciona en Macintosh y en Windows permitiendo a mi empresa y a quienes utilizan mi desarrollo a mantener los trabajos y los papeles en orden!

Ficha Técnica
FileMaker Versión 11
Compatible: Windows XP/Vista/7 - MacOS X 10.5+
Versiones: Monousuario y Multiusuario
Desarrollador: Diego D'Alessio - Miembro de FileMaker Business Alliance
Website: www.solucionesfilemaker.com
Contacto: diego@solucionesfilemaker.com