FileMaker bij het Westfries Museum

Het Westfries Museum in Hoorn gebruikt FileMaker 5, een oude versie die niet misstaat in een museum. Maar daar is adjunct directeur en conservator Cees Bakker het niet mee eens: "FileMaker is zo goed, zelfs met de oude versie 5 werkt het. We hebben zo’n tien toepassingen in FileMaker 5 en die doen het allemaal prima."

Het Westfries Museum in Hoorn gebruikt FileMaker 5, een oude versie die niet misstaat in een museum. Maar daar is adjunct directeur en conservator Cees Bakker het niet mee eens: “FileMaker is zo goed, zelfs met de oude versie 5 werkt het. We hebben zo’n tien toepassingen in FileMaker 5 en die doen het allemaal prima.”

Jaarlijks ontvangt het Westfries Museum een kleine 40.000 bezoekers die afkomen op de gevarieerde collectie die het verleden van de streek en de stad Hoorn tot leven brengt. Het museum vervult zo een regionale rol, maar het niveau van de collectie is van landelijk niveau en zeker een reis naar Hoorn waard. En andersom: nogal wat stukken van de collectie gaan ook zelf op reis. Dat moet natuurlijk zorgvuldig worden bijgehouden want het gaat om zeer waardevolle stukken die niet vervangen kunnen worden. Cees Bakker: “Dat is een van de toepassingen van FileMaker. We houden daarin bij wat we in bruikleen hebben, stukken van andere musea die we tijdelijk tentoonstellen en uiteraard ook wat we uitlenen voor bijzondere exposities in buitenlandse en Nederlandse musea.”

Oudste aandeel in FileMaker
Alle lijstjes, bestanden en andere databases brengt het Westfries Museum onder in FileMaker. Om te beginnen zijn dat alle externe relaties; het aanmaken van verzendlijsten voor uitnodigingen, kerstkaarten en dergelijke vindt plaats vanuit die toepassing. Ook ontvangt het museum veel aanvragen voor foto’s. Belangrijk zijn dan de rechten die fotografen erop kunnen hebben. De aanvragen met alle relevante details worden eveneens in een FileMaker bestand bijgehouden. Verder is de complete bibliotheek in FileMaker ondergebracht.
Nog niet zo lang geleden deed een student in het Westfries Archief een heel bijzondere vondst: die van het oudste aandeel ter wereld. Het gaat om een aandeel in de VOC van 9 september 1606, enige weken ouder dan het aandeel in de VOC dat tot nu toe als oudste ter wereld gold. Het Westfries Museum heeft er een speciale expositie aan gewijd waar ook, heel bijzonder, het Octrooi van de VOC uit 1602 te zien is. In dit document verleenden de Staten Generaal destijds het alleenrecht op handel met Azië aan de VOC, inclusief alles wat daarbij kwam kijken zoals de bouw van nederzettingen en forten. Normaal ligt het Octrooi opgeborgen in de kluis van het Nationaal Archief, maar nu is het samen met het Grootboek van de VOC, eveneens in bruikleen van het Nationaal Archief, te zien in de ‘inloopkluis’ van het Westfries Museum.
Deze kluis heeft het museum te danken aan ABN AMRO die voorheen in een van de panden was gevestigd. De gebouwen uit de 17de en 18de eeuw waarin het museum is gevestigd, behoren tot de opmerkelijkste van Hoorn. Achter een 17de eeuwse pronkgevel vol leeuwen en stadswapens gaat een complex schuil met statige zalen, intieme kamers, hoge zolders en geheimzinnige kelders. In vijfentwintig zalen en kamers is een enorme hoeveelheid voorwerpen te zien op het gebied van bijvoorbeeld de geschiedenis van de stad Hoorn, de kunstnijverheid, de schutterij, de Verenigde Oostindische Compagnie, de handel en archeologie. Gedurende de ruim honderd jaar dat het museum bestaat, werd het gebouw verrijkt met schuttersstukken, schoorsteenstukken en interieuronderdelen die herinneren aan hun vroegere gebruikers. Daarnaast kregen tal van voorwerpen met betrekking tot de cultuur en de geschiedenis van Hoorn en West-Friesland een plaats in dit gebouw. De beschrijvingen van het gebouw en de collectie geven een beeld van een opmerkelijk stukje vaderlandse geschiedenis.

Alles zelf gebouwd
Cees Bakker: “FileMaker is zo makkelijk in gebruik, ik bouw de toepassingen gewoon zelf. Is misschien een paar uur werk. Zo heb ik ook de database voor ons beeldbestand in FileMaker gemaakt en zelfs een toepassing voor de vereniging Vrienden van het Westfries Museum. Allemaal zo gepiept. Dat ik nog steeds FileMaker 5 gebruik is misschien ook wel een beetje voor het gemak. Ik ken het als mijn broekzak, het doet precies wat het moet doen, dus waarom overstappen? We kunnen er prima mee uit de voeten.” Maar toch moet Bakker er straks aan geloven: “Binnenkort wordt ons netwerk vervangen, dan gaan we ook softwarematig upgraden en zullen de databases onder de nieuwste versie van FileMaker gaan draaien. Die heeft veel meer mogelijkheden dan de versie die we nu gebruiken, maar de werking blijft hetzelfde dus die overstap zal niet al te groot zijn. En wie weet, ga ik die nieuwe functionaliteiten nog gebruiken ook.”