Hogeschool Leiden

Hogeschool Leiden is helemaal met FileMaker geautomatiseerd. Sinds de eerste Filemaker-applicatie in 1992, een registratiesysteem voor inkomende en uitgaande post, is FileMaker nooit meer weggegaan. Sterker nog, een groot deel van de organisatie van de school werd beetje bij beetje in FileMaker ondergebracht. Nu, bijna twintig jaar later, zijn honderden FileMaker toepassingen gemaakt die tot voor kort bij elkaar 370 bestanden tellen. Het postregistratiesysteem, ooit gemaakt in FileMaker 3, is er daar een van en wordt nog volop gebruikt – gewoon in FileMaker 11 zonder enige conversie. Het enige dat je merkt is dat het scherm nog net zo groot is als de toenmalige beeldbuis van Apple computers. Hans Wegkamp, jarenlang hoofd ICT bij Hogeschool Leiden en nu senior beleidsmedewerker ICT, begreep dat de honderden FileMaker toepassingen wel heel flexibel, snel en functioneel waren, maar dat ze ook een weinig overzichtelijk geheel boden. Hij stelde zich de taak om het geheel voor zijn pensionering te consolideren. En dan op zo’n manier, dat ook de inhoudelijke kennis tegelijkertijd zou worden overgedragen. Hij vond Patrick van Rooijen, FileMaker specialist bij iFresh en inmiddels medewerker van de hogeschool, bereid het van hem over te nemen. Patrick werkt nu met een wisselend team van twee tot drie andere FileMaker specialisten aan de consolidatie van de honderden FileMaker toepassingen. Patrick: "Het doel is om door standaardisatie terug te gaan van 370 FileMaker bestanden op zes servers, naar 160 databases op drie servers. Dan mag Hans met pensioen. Daarna kan ik het alleen af en gaan we verder consolideren tot, naar ik schat zo’n 75. Dat zijn dan geen FileMaker databases meer, maar volwaardige Filemaker applicaties waar je met SAP of Oracle een vermogen voor kwijt zou zijn." Hans geniet er zichtbaar van zijn kennis over te dragen op een volgende generatie en zijn werk bestendigd te zien. Een levenswerk dat gebouwd is op en met FileMaker.

Hogeschool Leiden is het resultaat van een reeks fusies in de 80er en 90er jaren. Inmiddels telt de hogeschool bijna achtduizend studenten en ruim 700 medewerkers, waarvan zo’n 20% parttimers. De complexiteit die de groei met zich meebracht, was voor een deel met FileMaker te managen. FileMaker is dan ook de constante factor door de hele groei heen. Dat resulteerde wel in legacy systemen van soms wel bijna twintig jaar oud, die nog dagelijks gebruikt worden. De hogeschool is nu bezig al deze FileMaker toepassingen te consolideren in een overzichtelijk aantal. Uiteraard ook weer in FileMaker.

Ir. Hans Wegkamp nam in 1972 naast zijn studie elektrotechniek in Delft, een bijbaantje als leraar wiskunde en natuurkunde op een Pedagogische Academie in Den Haag. Dat greep hem zo, dat hij besloot docent te worden. En wat ook hielp: zijn toekomstige vrouw zat ook in het onderwijs. Naast zijn werk als docent, was Hans tevens betrokken bij de inzet van computers in het onderwijs. Dat begon met een ZX80, toen een Commodore 64, MSX, BBC, MS-DOS en in 1986 kwam Apple met z’n Macintosh. Hans raakte er helemaal verslingerd aan en zette cursussen op met de verschillende personal computers voor studenten en onderwijsgevenden Toen in 1989 binnen de Hogeschool gekozen moest worden welke computers de medewerkers zouden gaan gebruiken, werd Apple geselecteerd. De meeste werkplekken (vast of mobiel) voor medewerkers in Hogeschool Leiden, zijn nog steeds Apples. De vaste werkplekken voor studenten zijn mede door de veelheid aan inhoudelijke applicaties Windows gebaseerd. Studenten hebben vaak hun eigen mobile device, deels Windows, deels Apple waarmee ze het draadloos netwerk van de hogeschool kunnen gebruiken.

Sinds Hans in 1992 de eerste Filemaker-applicatie bouwde, een registratiesysteem voor inkomende en uitgaande post voor ieder van de 8 organisatie-eenheden, is FileMaker nooit meer weggegaan. Sterker nog, een groot deel van de organisatie van de school werd beetje bij beetje in FileMaker ondergebracht. Nu, bijna twintig jaar later en sinds 2002 een Filemaker specialist in dienst, zijn honderden FileMaker toepassingen gemaakt die tot voor kort bij elkaar 370 bestanden tellen. Het postregistratiesysteem, ooit gemaakt in FileMaker 3, is er daar een van en wordt nog volop gebruikt – gewoon in FileMaker 11 zonder enige conversie. Het enige dat je merkt is dat het scherm nog net zo groot is als de toenmalige beeldbuis van Apple computers.

Aansluiting op de inschrijfsystemen
Als een student hoger onderwijs wil volgen, meldt hij zich online aan bij Studielink, de inschrijfapplicatie van het Nederlandse hoger onderwijs.
Studielink is gekoppeld aan de inschrijfsystemen van de verschillende universiteiten en hogescholen. In Hogeschool Leiden worden de aanmeldingen verzameld in het Oracle gebaseerde Osiris inschrijfsysteem. Het Osiris-systeem wordt ook gebruikt om studieprogramma’s en resultaten van studenten te registreren.
Om de facturatie en inning van collegegelden te faciliteren is Osiris gekoppeld met iPower Finance, het financiële systeem van de hogeschool. Mooie, krachtige systemen, maar het is wel
‘one size fits all’. Specifieke wensen van een bepaalde school, kunnen ze niet aan of met de grootste moeite tegen kosten die vaak niet verantwoord zijn.

Hans loste dat op door de FileMaker toepassingen er simpelweg aan te hangen. Hij gebruikt de centrale systemen als input voor zijn FileMaker toepassingen. Hans Wegkamp: “FileMaker is gewoon oneindig veel flexibeler en veelzijdiger dan tekentafelsoftware. Koppeling aan andere systemen is geen enkel probleem. FileMaker kan via ODBC real time gekoppeld worden aan de centrale systemen, werkt moeiteloos samen met elk bestand dat geëxporteerd kan worden en met elk systeem dat data kan importeren. Als je de functionaliteiten die wij nu hebben, met de centrale systemen wilt maken, kost je dat een factor tien meer geld en tijd. Laat ik één ding noemen: in FileMaker heb je veel meer zoekfuncties, inclusief >, <, enzovoort. Osiris kan dat niet. Je kunt het er vast wel inbouwen, maar FileMaker werkt veel flexibeler, sneller en vooral goedkoper. “
“We hebben onze FileMaker toepassingen natuurlijk wel tegen Osiris aangehouden, dubbeling van functionaliteit is niet nodig. In onze FileMaker applicaties zitten vooral processen die Osiris gewoon niet aan kan. Maar dat is geen probleem, voor ons zijn de centrale systemen databases waar we gegevens uithalen die de organisatie nodig heeft. Dat werkt naadloos samen.”

Bijna tienduizend gebruikers
Alle studenten, medewerkers en parttimers gebruiken FileMaker. Bij elkaar een kleine tienduizend gebruikers op zes servers die uitsluitend FileMaker toepassingen draaien. Deze bestrijken complete administraties binnen de school. Bijvoorbeeld de samenstelling van de klassen. Bij Hogeschool Leiden een complex gebeuren omdat deze per kwartaal wisselt, terwijl studenten tegelijkertijd deel uitmaken van een basisklas. “Osiris faciliteert dat niet echt. Wij kunnen simpelweg niet zonder FileMaker, of moeten onze organisatie van onderwijs drastisch versimpelen.” Uiteraard presenteert FileMaker ook allerlei managementinformatie rond studieverloop, instroom, doorstroom, uitvallers, compleet met studieresultaten zodat analyses gemaakt kunnen worden die weer gebruikt worden om het onderwijsprogramma (eveneens in FileMaker ondergebracht) waar nodig bij te sturen.
Een andere grootverbruiker is HRM die alle registraties in FileMaker bijhoudt, tot en met input voor de loonstrookjes. Het Facilitaire Bedrijf houdt het hele interieur van de school in FileMaker bij. Van elke stoel, tafel, computer, enz., is bekend waar die staat. Speciale functionaliteiten wijzen uit waar je meubilair al of niet tijdelijk, kunt weghalen als je iets ergens anders nodig hebt. Dat scheelt behoorlijk in de kosten. Uiteraard zijn ook de bibliotheek en de verhuur van allerlei middelen die studenten tijdelijk nodig hebben (AV apparatuur, beamers e.d.) in FileMaker ondergebracht.

Stroomlijning
Hans Wegkamp, na jarenlang hoofd ICT nu senior beleidsmedewerker ICT, begreep dat de honderden FileMaker toepassingen wel heel flexibel, snel en functioneel waren, maar dat er daarmee tegelijkertijd heel veel toepassingen waren ontstaan die waar nodig met elkaar samenhingen en zo een weinig overzichtelijk geheel boden. Hij stelde zich de taak om het geheel voor zijn pensionering te consolideren. En dan op zo’n manier, dat ook de inhoudelijke kennis tegelijkertijd zou worden overgedragen. Hij vond Patrick van Rooijen, FileMaker specialist bij iFresh en inmiddels medewerker van de hogeschool, bereid het van hem over te nemen. Patrick werkt nu met een wisselend team van twee tot drie andere FileMaker specialisten aan de consolidatie van de honderden FileMaker toepassingen. Patrick: “Het doel is om door standaardisatie terug te gaan van 370 FileMaker bestanden op zes servers, naar 160 databases op drie servers. Dan mag Hans met pensioen. Daarna kan ik het alleen af en gaan we verder consolideren tot, naar ik schat zo’n 75. Dat zijn dan geen FileMaker databases meer, maar volwaardige Filemaker applicaties waar je met SAP of Oracle een vermogen voor kwijt zou zijn.” Hans geniet er zichtbaar van zijn kennis over te dragen op een volgende generatie en zijn werk bestendigd te zien. Een levenswerk dat gebouwd is op en met FileMaker.