Runnymede College, excelencia educativa con FileMaker

Runnymede College es un colegio privado fundado en 1967 para aportar una formación británica a los estudiantes de habla inglesa de todas las nacionalidades que residían en Madrid. En 1987 incluyeron también la educación primaria y en 1990 se establecieron definitivamente en las instalaciones actuales en La Moraleja, Madrid.

Usuario: Runnymede College
Sector: Educativo

Comentarios: Luis de Avendaño, coordinador IT y webmaster, comenta:
El mayor beneficio [de FileMaker] es el rápido desarrollo e implantación de soluciones, su flexibilidad. Cada vez que queremos implementar una función nueva, podemos hacerlo muy rápidamente.

Características del usuario:

Escuela privada que ofrece educación británica a alumnos entre 3 y 18 años.
• Institución educativa reconocida mundialmente por su elevado nivel académico.
• Utilizan FileMaker desde hace más de 20 años.


FileMaker

Runnymede College es un colegio privado fundado en 1967 para aportar una formación británica a los estudiantes de habla inglesa de todas las nacionalidades que residían en Madrid. En 1987 incluyeron también la educación primaria y en 1990 se establecieron definitivamente en las instalaciones actuales en La Moraleja, Madrid.

Uno de los objetivos de Runnymede College es contribuir a maximizar el potencial intelectual, artístico o físico de cada estudiante. También dedican esfuerzos a fomentar valores y actitudes sociales positivas, como el respeto y la consideración de todos: niños pequeños, compañeros, profesores, personal del colegio, etc.

Su organización, plan de estudios y rendimiento escolar, entre otras características del enfoque educativo de Runnymede College, han situado a la escuela como centro de excelencia académica. Un gran número de sus alumnos entra cada año en conocidas universidades de Estados Unidos, Reino Unido y otros países europeos. Además, el nivel alcanzado en los exámenes es también reconocido por las universidades españolas. Recientemente, han obtenido premios por las calificaciones de alumnos en GCSE (General Certificate of Secondary School), CIE (Cambridge International Examinations) y Edexcel.

Y este gran trabajo, también en parte ¡gracias a FileMaker!


El desafío del usuario…

En una escuela de este tamaño, con más de 750 estudiantes, se trabaja con una gran cantidad de datos. En Runnymede College necesitaban gestionar toda la información de sus estudiantes; desde los datos personales y de contacto, hasta su seguimiento académico. Y si acogen alumnos de 3 a 18 años, ¡FileMaker se hace indispensable!

En Runnymede College comenzaron a trabajar con bases de datos en los años ochenta, con otro software disponible en aquel momento. Luis de Avendaño confiesa:
era lo único que había en los ochenta. Tenía muchas ventajas pero se nos quedó corto. Sus necesidades evolucionaban, requerían más funcionalidades y su software no podía cubrirlo. Así pues, comenzaron a utilizar las primeras versiones de FileMaker: FileMaker Plus y FileMaker II.

Convencidos ya del potencial y rendimiento de FileMaker, empezaron a llevar los datos de administración: un registro para cada alumno, con los detalles básicos. Más tarde, se incorporaron también los académicos. De esta manera, podían agrupar toda la información en un mismo lugar y consultar todo lo referente a cada estudiante.


La solución FileMaker…

La solución de Runnymede College se basa en la gestión completa e integrada del alumnado. Con FileMaker pueden llevar el control de toda la actividad escolar de la forma más fácil.

Al principio los usuarios (personal de administración, profesores, tutores, dirección, etc.) accedían a través de navegador web, pero vieron que de esta forma perdían muchas de las funcionalidades que ofrece FileMaker. Por ese motivo, cambiaron su sistema de acceso e instalaron una licencia para cada usuario.

Necesitaban además, trabajar en red para compartir los datos y poder visualizar siempre la información actualizada. FileMaker Server no sólo lo ha hecho posible, sino que les ha permitido también organizar una intranet y una extranet. Los usuarios de la base de datos pueden conectarse a la intranet mientras están en las instalaciones de Runnymede College; pero cuando están fuera es igual de fácil. Se conectan a la extranet, al mismo servidor externo con el que trabajan cuando están en la escuela. Así es muy sencillo para los profesores escribir los informes desde casa, una tarea pesada que se ve más relajada y facilitada si cada uno puede hacerlo más cómodamente.

Los profesores y personal didáctico acceden a una parte de la base de datos, la dedicada al área académica, mediante un sistema de privilegios y cuentas configurado. De esta manera, pueden introducir notas sobre ejercicios, exámenes, evaluaciones, observaciones, y más.

En su base de datos almacenan información relativa a los estudiantes de hoy, pero también sobre los ex-alumnos del colegio. Los datos guardados, junto con las fotografías e imágenes de todos los cursos es una información muy valiosa. Ésta les permite colgar noticias en su página web sobre el trabajo actual de antiguos estudiantes, reuniones, eventos, fotografías o incluso, ¡la posibilidad de localizar compañeros de clase!

Además, también organizan tareas complementarias a la estricta enseñanza en las aulas. Por ejemplo, la gestión de la biblioteca forma parte de su solución con FileMaker. Así les resulta muy fácil llevar el seguimiento del estado de libros prestados, pendientes de devolución, pedidos, entregados, reservados, perdidos, material audiovisual, etc.

En general, con FileMaker la gestión de la escuela se ha visto optimizada ya que han conseguido desechar completamente las fichas de alumno en papel que antiguamente solían hacer. Ahora es mucho más fácil y rápido poder buscar datos en el expediente de cada alumno. Por ejemplo, les resulta muy útil para conocer el historial médico de cada uno, en caso de accidente, enfermedad o vacunación. Lo tienen todo a mano con unos pocos clics. También para ponerse en contacto con los padres, ya que recogen a la vez sus datos personales y de contacto en la misma ficha del alumno. Recientemente, han añadido la opción de enviar mensajes de texto y/o correos electrónicos a los padres o tutores de cada alumno. La comunicación masiva y generalizada de la información del colegio se ve así automatizada con FileMaker y consiguen ahorrar mucho tiempo y recursos. ¡Eso es ser eficiente con FileMaker!


Beneficios desde la implementación…

Luis de Avendaño explica que actualmente, Runnymede College utiliza un desarrollo comercial y varias bases de datos de creación propia. Con FileMaker Pro Advanced pueden desarrollar sus bases de datos y mejorarlas, añadiendo todo lo que van necesitando. La posibilidad que todo sea 100% personalizable tiene mucha importancia para ellos.

Él mismo lo comenta así:
el mayor beneficio es el rápido desarrollo e implantación de soluciones, su flexibilidad. Cada vez que queremos implementar una función nueva, podemos hacerlo muy rápidamente. A diferencia del producto cerrado antiguo, los profesores piden y podemos implementarlo fácilmente. Por ejemplo, ahora han cambiado la clasificación de notas y sistema de evaluación, siguiendo el modelo británico. Luis reconoce que ha sido muy fácil cambiarlo y adaptarlo de nuevo.

Es por eso que para Luis de Avendaño, las tres características que definen FileMaker son su sencillez, rapidez y potencia. Está en su experiencia con el software. Según Luis,
a pesar de que hay otros gestores de bases de datos gratuitos, la velocidad y la rapidez es lo que nos decanta por FileMaker.

Información de contacto

Luis de Avendaño
Coordinador IT y webmaster
Runnymede College
Calle Salvia 30

28109 La Moraleja (Madrid)
www.runnymede-college.com