Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening (VMW)

Bij de Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening (VMW) was het vrijheid blijheid: elke afdeling z´n eigen FileMaker toepassing. Gevolg: 8000 FileMaker databases. Besloten werd deze in een grote schoonmaakoperatie te vervangen door Microsoft Office suite en EasyPay (applicatie HR) en ERP MS Dynamics. Maar het bleek niet mogelijk altijd alle vereiste functionaliteiten daarin onder te brengen. Bovendien bleken de FileMaker toepassingen heel efficiënt. Cristina Orodel, Projectleider ICT bij de VMW: "Onze mensen konden allemaal hun eigen werk organiseren. Dat was heel efficiënt want de medewerkers bouwden zelf wat ze nodig hadden. Dat noemen we hier ‘de FileMaker vrijdagen’. We hebben het onderzocht en die vrijdagen bleken zeer rendabel. Met weinig overhead en in weinig tijd konden de medewerkers precies maken wat ze nodig hadden." Orodel: "Het project is nog niet geheel ten einde, maar we verwachten uiteindelijk zo’n 400 tot 460 FileMaker bestanden over te houden. Deze zijn zo toegespitst op de behoeften van VMW, dat ze onmogelijk door andere applicaties vervangen kunnen worden. We hebben nu 760 FileMaker licenties aangekocht en een ASLA voor drie jaar. We zijn daarmee een van de grotere FileMaker gebruikers in Vlaanderen."

Bij de Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening (VMW) was het vroeger vrijheid blijheid: elke afdeling had er z´n eigen FileMaker toepassing. Gevolg: 8.000 FileMaker databases. Om dit probleem op te lossen, werd besloten dit alles te vervangen door Microsoft Office suite (MS Word, MS Excel, enz.). Het bleek echter niet mogelijk alle vereiste functionaliteiten daarin onder te brengen. VMW besloot de kernprocessen die door het gehele bedrijf worden gebruikt, in software voor standaard bedrijfstoepassingen onder te brengen, denk aan EasyPay (applicatie HR) en ERP MS Dynamics. Al de andere toepassingen draaien nu in vernieuwde FileMaker toepassingen. Tot grote tevredenheid van alle betrokkenen.

Met ruim 2,7 miljoen klanten en honderden bedrijven is de Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening (VMW) het grootste drinkwaterbedrijf in Vlaanderen. Meer dan 1.450 medewerkers zijn dagelijks in de weer om via een netwerk van 30.000 kilometer leidingen water te leveren aan 170 gemeenten gespreid over West- en Oost-Vlaanderen, Vlaams-Brabant en Limburg.
Daarbij is de VMW verantwoordelijk voor de gehele waterkringloop: opvang van regenwater, beheer van grond- en oppervlaktewater, daar drinkwater en proceswater van maken en tot slot afvoer en zuivering van gebruikt water.

8.000 databases
Cristina Orodel, projectleider ICT bij de VMW: “Tot 2008 gebruikten onze medewerkers allemaal een Apple Mac als platform en konden ze hun eigen werk organiseren. Dat was heel efficiënt, want de medewerkers bouwden zelf wat ze nodig hadden. Dat noemen we hier ‘de FileMaker vrijdagen’. Na onderzoek bleken die vrijdagen zeer rendabel. Met weinig overhead en in een korte tijdspanne konden medewerkers precies maken wat ze nodig hadden. Gevolg was wel een enorme versnippering van toepassingen. Zo hadden we begin 2009 32 NAW bestanden, 63 toepassingen voor de logistieke processen, waren er voor de veiligheidsborging 155 toepassingen nodig en waren er maar liefst 1.481 personeelsbestanden. Bij elkaar zo’n 2.500 actieve bestanden. Tel daarbij nog eens 5.500 bestanden met historische gegevens die ter raadpleging beschikbaar moeten zijn, en je komt al snel aan 8.000 FileMaker bestanden. Allemaal in FileMaker 4.”
In 2009 werd besloten de gehele ICT infrastructuur tegen het licht te houden. Orodel: Als eerste stap werd een inventaris opgesteld van alle FileMaker bestanden op het netwerk van VMW. Daarna werden de karakteristieken toegevoegd om meer gerichte filtering te kunnen toepassen. Aan de hand van deze inventarisatie, zijn er nog diverse interviews geweest met eindgebruikers en beheerders van de lokale databanktoepassingen. Tevens zijn enkele processen in kaart gebracht waarbinnen een aantal van deze toepassingen gebruikt worden. Op basis van deze gegevens werden de bestanden geclusterd in twintig toepassingsgebieden. Tot slot werden een aantal risico’s ingeschat met betrekking tot de lokale databanktoepassingen. Op basis van deze analyse kwamen we tot de conclusie dat we op standaard bedrijfstoepassingen moesten overstappen: platforms voor het gehele bedrijf en niet meer ‘iedereen z’n eigen toepassing’.”


Strategie en stappenplan
De conclusie van VMW: “Veel belangrijke bedrijfsprocessen bleken ondersteund te worden door FileMaker. Tegelijkertijd moesten we vaststellen dat de technische infrastructuur verouderd was en dat veel toepassingen nog draaiden op sterk verouderde FileMaker versies. Een migratie en upgrade van de infrastructuur – hardware en software – bleek onontkoombaar. Daarbij was het niet mogelijk om de vele FileMaker applicaties op korte termijn uit te faseren. Anderzijds was het ook niet nodig om alle FileMaker applicaties te vervangen door nieuwe applicaties: de nieuwste versies van FileMaker zijn zodanig geëvolueerd dat een betrouwbare en veilige toepassing binnen grote bedrijven mogelijk is.” aldus Orodel, die vervolgt met: “We hebben toen zo snel mogelijk de FileMaker infrastructuur geüpgraded. Alles draait nu op vijf servers. Daaraan koppelden we de upgrade naar FileMaker 11. Deze stap diende zo snel mogelijk ingepland en uitgevoerd te worden, zodat het ononderbroken gebruik van de bestaande FileMaker toepassingen gewaarborgd kan worden.
FileMaker is vooral geschikt voor toepassingen tot honderd gebruikers, zo concludeerde de VMW. Waar mogelijk dienen toepassingen gedeeld te worden of vervangen te worden door gespecialiseerde standaardsoftware. Orodel: “We begonnen met het opstellen van richtlijnen voor het verder gebruik van FileMaker binnen de VMW. Nieuwe vragen naar lokale FileMaker toepassingen dienen voortaan gemotiveerd te worden aan de hand van een business case. Er zal daarbij steeds gekeken worden of voor de gevraagde functionaliteit reeds een oplossing bestaat of kan uitgewerkt worden op de bestaande bedrijfssystemen. Enkel onder bepaalde voorwaarden of voor bepaalde doelstellingen kunnen nog FileMaker toepassingen ontwikkeld worden zoals lokale databanksystemen met weinig of geen koppelingen naar andere systemen of prototypes, en op voorwaarde dat er een positieve kosten/baten analyse is.”
Het VMW FileMaker team heeft vijf interne medewerkers(Frank Coucke, Rik Serpentier, Bart Donni, Wim Verboven, Eline Rigelle). Daarnaast zocht VMW hulp van FileMaker experts: “We hadden reeds eerder een beroep gedaan op de firma Cronos (ClickWorks) en waren daar zo tevreden over, dat zij nu de spil vormen in de stroomlijning van bestaande FileMaker toepassingen en de ontwikkeling van nieuwe.”


Van complex naar compleet
“Stel je voor” aldus Orodel, “vroeger had elke FileMaker applicatie een eigen paswoord. Nu is dat alles gestroomlijnd. De authentificatie gebeurt via Activ Directory (hetzelfde paswoord zoals voor Windows7). Het project is nog niet geheel ten einde, maar we verwachten uiteindelijk zo’n 400 tot 460 FileMaker bestanden over te houden. Deze zijn zo toegespitst op de behoeften van de VMW, dat ze onmogelijk door andere applicaties vervangen kunnen worden. We hebben nu 760 FileMaker licenties aangekocht en een ASLA voor drie jaar (2010-2012). We zijn daarmee een van de grotere FileMaker gebruikers in Vlaanderen.”