FileMaker consolida y sincroniza información de los artesanos colombianos

Artesanías de Colombia con FileMaker registra, consulta, genera reportes estadísticos y exporta datos relevantes. Gracias a FileMaker se consolidó la información de las artesanías colombianas que se mantenía en papel. Los usuarios que no tienen acceso a internet utilizan un ejecutable (stand alone) de FileMaker que les permite capturar la información y sincronizarla luego.


Qué hace Artesanías de Colombia S.A.

Fundada en el año de 1964, es una empresa de economía mixta, vinculada al Ministerio de Comercio Industria y Turismo. Contribuye al progreso del sector artesanal mediante el mejoramiento tecnológico, la investigación, el desarrollo de productos y la capacitación del recurso humano, impulsando la comercialización de artesanías colombianas.

La solución FileMaker

SPECS (Sistema de Programación, Control y Seguimiento para el Desarrollo de la Artesanía y Pequeña Empresa Colombiana)

En el año 2007, Artesanías de Colombia inició un proceso de sistematización encaminado a consolidar la información de gestión del CDA (Centro de Desarrollo Artesanal). La Base de Datos resultante no solo incluyó opciones para registrar datos de operación (beneficiarios, productos evaluados, hojas, de vidas, planes de trabajo, control de asistencia, evaluación de actividades por parte de los beneficiarios, contratos, manejo de anticipos, evaluación de asesores de diseño, actas, inventario de muestras y prototipos, fichas de identidad gráfica, planes de viaje, informes de comisión, atención al usuario), los informes requeridos por el proceso ISO9001, sino que adicionalmente permitió un camino para generar información estadística relevante a su gestión.

En el año 2009, se amplió la cobertura inicial para incluir la formulación de proyectos de la División de Desarrollo (marco lógico, base de cálculo).

En la actualidad Artesanías de Colombia cuenta con un Mac X server y un FileMaker Server Advanced.

Los usuarios del Sistema utilizan FileMaker para registrar, consultar, generar reportes estadísticos y exportar datos relevantes a la gestión. La mayoría de usuarios trabajan bajo la plataforma de Windows.

A través de IWP y un navegador Web hay acceso a un número limitado de opciones del Sistema (básicamente captura y consulta de información en línea).

Adicionalmente para aquellos asesores que trabajan en campo y que por las condiciones de comunicación no tienen acceso al internet, a través de las opciones de desarrollador se ha generado un ejecutable (stand alone) que les permite capturar la información de registro de los beneficiarios. Este resulta ser un subconjunto de la totalidad de las opciones de SPECS. Al finalizar el trabajo de campo, este es entregado en las oficinas de Bogotá quienes se encargan de subir la información al Sistema Central.

FileMaker permitió el primer intento de consolidación de la información del CDA. Hasta ese momento cada asesor de diseño almacenaba en su computador la información de su gestión. No había una manera sencilla de consolidar información pues todo se mantenía en papel. La información se diligenciaba una y otra vez en los diferentes formatos ISO9000, lo cual hacía dispendioso el proceso mismo.

Hoy en día hay una historia, hay un inventario de los productos evaluados, hay un censo de los beneficiarios atendidos por región, de las actividades realizadas así como de los proyectos adelantados.

En cuanto al futuro, además de seguir dando mantenimiento al aplicativo buscando mantenerlo al día, hay planes de incluir opciones de generación de información de consolidación por regiones, tendientes a alimentar otra base de datos de la compañía (SIART) así como el de generar información para otros entes del Estado.


Se escogió FileMaker como alternativa para el desarrollo por:
- Facilidad de Uso
- Interfaz gráfica
- Facilidad para actualizar y agregar opciones al sistema
- Un conjunto de opciones y primitivas lo suficientemente robusta, capaz de realizar pequeños desarrollos rápidamente y de manera sencilla
- Posibilidad de consolidar información, generación de reportes
- Experiencia previa del líder del proyecto
- Posibilidad de llevar a la Web
- Posibilidad de integrar/ conectar a otras bases de datos relacionales
- Estabilidad del Producto


Ventajas para la Organización
- Bajo costo
- Facilidad de Uso
- Conjunto completo de primitivas y opciones
- Rapidez de desarrollo de aplicativos
- Ambiente Gráfico, interfaz amigable al usuario
- Integración con otras bases de datos
- Multiplataforma


Ver fotos y pantallas del sistema:
http://www.flickr.com/photos/filemakerla/5793947915/in/set-72157626752837305/


Más información sobre Artesanías de Colombia S.A.

Que hace la Empresa: Una empresa de economía mixta, vinculada al Ministerio de Comercio Industria y Turismo. Contribuye al progreso del sector artesanal mediante el mejoramiento tecnológico, la investigación, el desarrollo de productos y la capacitación del recurso humano, impulsando la comercialización de artesanías colombianas.

Fundada en el año de 1964, tiene como objetivo principal incrementar la participación de los artesanos en el sector productivo nacional, logrando un desarrollo integral sostenido que se manifieste en el mejoramiento del nivel de vida, que se refleje tanto en un índice creciente de ingresos y espacios de participación social, como en una mayor productividad y posicionamiento de la artesanía en los mercados locales, regionales, nacionales e internacionales.

Misión: Liderar y contribuir al mejoramiento integral del sector artesanal mediante el rescate de la tradición y la cultura, mejorando su competitividad a través de la investigación, el mejoramiento tecnológico, la calidad y el desarrollo de productos, el mercadeo y la comercialización de artesanías, nacional e internacionalmente, asegurando así la sostenibilidad del sector.

Visión: Artesanías de Colombia en el 2014, será la entidad que mediante el rescate de la tradición, la innovación, el mercadeo y la comercialización, habrá posicionado el sector artesanal nacional e internacionalmente, bajo criterios de sostenibilidad, competitividad, mejoramiento continuo y respeto a la identidad cultural del país.


Información de Contacto
Nombre: Nydia Castellanos
Cargo: Coordinador Laboratorios Regionales
Organización: Artesanías de Colombia S.A.
Dirección: Carrera 2 No. 18ª - 58
Ciudad: Bogotá, Colombia
Teléfono: (57) (1) 286-1766 Ext 260
Email: ncastellanos@artesaniasdecolombia.com.co
www.artesaniasdecolombia.com.co

Nombre: Elisa Mier Hodges
Desarrollador Externo de las Bases de Datos FileMaker
Email: colemh@gmail.com