FileMaker achter de schermen

For sixteen years already, FileMaker runs with Het Kantoor (‘The Office’). A pr agency in the Dutch Utrecht with sixteen employees and with no logo or website (!). Director Mark Allers: "we have no message of our own. We bring the message of our clients." Now it is time to update the 16 year old FileMaker application that still runs in its original form. Not because of the system itself needs to be updated, just because of its look and feel. The FileMaker applications works still OK and doesn’t need many adaptations to function as satisfactory as always. Only the interfaces need to be adapted for the new generation who works with Twitter, Google Apps, LinkedIn. iPad, etc. They expect the FileMaker application to be just as interactive and self directing. No problem: a piece of cake thanks to the endless flexibility of FileMaker’s graphical design options.

Het Kantoor, in Utrecht, is misschien wel de laatste professionele organisatie zonder een website. Dat is temeer opmerkelijk omdat Het Kantoor een communicatieadviesbureau is dat voor anderen wel digitale communicatie ontwikkelt. Dan zou je toch een eigen website verwachten. Het Kantoor heeft wel een telefoonnummer: (030) 23 10 285. En die telefoon rinkelt vaak, want klanten weten Het Kantoor wel te vinden. Die klanten zijn zeer divers, van maatschappelijke organisaties tot Taskforcea. Waarom zij voor Het Kantoor kiezen? Volgens directeur Mark Allers omdat Het Kantoor een uniek verhaal biedt: het verhaal van de klant.

In het verlengde
Mark Allers: “Wij hebben geen eigen boodschap, anders dan dat wij volledig in het verlengde van onze klanten werken. Dat betekent in de eerste plaats dat we hun boodschap naar voren brengen – niet de onze. In het verlengde werken, betekent ook dat we verder gaan dan de klant verwacht. Natuurlijk voldoen we aan de vraag van onze klant. Maar we geven ook antwoord op de vraag achter de vraag”
Deze benadering blijkt vruchtbaar.
Het Kantoor bestaat al meer dan twintig jaar, is kleinen wil dat blijven. Het omvat maximaal zes personen en Allers vindt dat welletjes. Op die manier kunnen alle medewerkers zich blijven bezighouden met hun core business; communicatie in de meest brede zin. Op die manier is er voor Het Kantoor ook geen bedrijfseconomische noodzaak opdrachten aan te nemen waaruit minder plezier te putten is.

Mark Allers: “We bieden onze klanten een bredere kijk op de zaken omdat we als pr professionals ook van buiten naar binnen kijken. Het gaat er niet alleen om te communiceren wat de klant wil, maar ook om de analyse van hoe ontvangers die communicatie zullen oppakken. Voor de klant is die communicatie uniek en heel bijzonder. Voor ontvangers is het een van de vele uitingen waar zij mee bestookt worden. Hoe maak je die uiting dan net zo bijzonder en uniek als de organisatie die erachter steekt?
Zo kwam alweer tien jaar geleden de vraag van Rijkswaterstaat of wij voor hun tweehonderdjarig bestaan iets speciaals voor het jubileum konden verzinnen. De uitgave‘Nat en Droog’ heeft een tijd lang in de boekentoptien gestaan en is nu nog steeds in verschillende boekhandels te verkrijgen”.

Tien databases die samenwerken
Het Kantoor gebruikt FileMaker voor alle werkstromen. Relatiebestand, projectadministratie, facturering, correspondentie, bij elkaar tien tabbladen voor de tien FileMaker databases die samen de toepassing vormen. Opvallend genoeg zat daar geen urenadministratie bij. Mark Allers: “Zestien jaar geleden was uurtje factuurtje nog niet zo gewoon als nu. urenadministratie gebeurt nu nog in één aparte database dit is straks echter naadloos geïntegreerd maar we spreken bij voorkeur een prijs af die dan terug te vinden is op de factuur. Klanten weten dus precies waar ze aan toe zijn. En zo´n traject is natuurlijk geen schoonheidsoefening, maar is gericht op een concreet resultaat. De klant kan dus een heel duidelijke afweging maken tussen resultaat en kosten.”
De keuze voor FileMaker was destijds snel gemaakt: “Zestien jaar geleden stonden we voor de keuze hoe onze werkprocessen in een geautomatiseerd systeem onder te brengen. Omdat we met Apples werken, kwamen we al gauw op FileMaker uit. We hebben ook nog even naar standaard ERP-toepassingen gekeken, maar geen ervan paste naadloos bij onze processen. Dat is het grote voordeel van FileMaker: alles is maatwerk. We hebben onze FileMaker-toepassing laten bouwen door een specialist, dat was snel, makkelijk en scheelde ons tijd. Als we zouden willen, kunnen we het zelf aanpassen, maar het was simpelweg niet nodig. De toepassing draait op elke nieuwe versie van FileMaker en voldoet voor de volle honderd procent. Lijkt me sterk dat dit ook het geval was geweest als we een ERP van de plank hadden gekocht. Dan moet je het eerst inrichten en aanpassen en daarna blijf je updaten en aanpassen.”
Een aanpak van zestien jaar geleden kun je niet eigentijds noemen, Mark: “Inmiddels is een nieuwe generatie op Het Kantoor aangetreden. Mensen die gewend zijn met iPads en Google Apps te werken, mensen die Twitteren en op LinkedIn zitten. Die interfaces, de schermen, werken op een andere manier dan zestien jaar geleden – veel intuïtiever. En het ziet er allemaal heel gelikt uit. Belangrijk want die vormgeving wijst de gebruiker als het ware de weg. Je hoeft niet op cursus, moderne automatisering laat de gebruiker vanzelf zien waar die heen moet om te doen wat die gedaan wil hebben. Dat gaan we nu ook op onze FileMaker toepassen. Het systeem is OK, maar de interactie ermee kan wel een likje gebruiken. En dat is ook weer het mooie van FileMaker: de vormgeving is net zo flexibel als de functionaliteit.”