UMC St Radboud

Het Universitair Medisch Centrum St. Radboud is een topkenniscentrum voor academische geneeskunde en gezondheidszorg, gevestigd in Nijmegen.

Nieuw onderwijsprogramma vereist databaseprogrammatuur

Het Universitair Medisch Centrum St. Radboud is een topkenniscentrum voor academische geneeskunde en gezondheidszorg, gevestigd in Nijmegen. Kennis verbindt onderzoek, onderwijs en patiëntenzorg en vormt het hart van de organisatie. Vanuit ambitie en betrokkenheid geven ruim 8.500 medewerkers en 3.000 studenten inhoud aan de toekomst van gezondheidszorg en medische wetenschappen.

Uitdaging

De afdeling onderwijs en studentenzaken binnen het UMC werkt sinds 1994 met FileMaker. Er was destijds behoefte aan een databaseprogrammatuur vanwege een nieuw onderwijsprogramma. Voor dat onderwijsprogramma moest literatuur kunnen worden gekoppeld aan onderwijsblokken voor studenten, zodat in één oogopslag duidelijk was voor welk vak welke literatuur moest worden besteld. Alvorens FileMaker aan te kopen, is er gekeken naar Microsoft Acces. Acces bleek echter minder geschikt voor het afdrukken op papier, het zou het UMC 100.000 stuks A4 per jaar hebben gekost als voor Acces was gekozen. FileMaker was wel ´afdrukvriendelijk´(in 1994 verspreidde het UMC nog veel informatie op papier).

De afdeling onderwijs en studentenzaken beschikt over 60 werkplekken met toegang tot FileMaker. 60 Medewerkers van die afdeling werken met het databaseprogramma. FileMaker is binnen het UMC St Radboud geïntegreerd met meerdere software pakketten, waaronder Syllabus Plus en Microsoft Office. Toepassingen bevatten scripts: indien bijvoorbeeld een mail aan een student moet worden gestuurd kan vanuit de kaart van de student op de button ´e-mail´worden geklikt. Vervolgens verschijnt in Microsoft Outlook een mail waarin het adres en de aanhef al staat. Tevens zijn er scripts met standaardteksten die vanuit FileMaker kunnen worden verstuurd.

Geslaagde oplossing

De toepassingen in FileMaker die het UMC gebruikt, zijn ontwikkeld door het hoofd OnderwijsSystemen en Automatisering. Alle toepassingen zijn onderling met elkaar gekoppeld. De belangrijkste en grootste toepassingen zijn:

* studententoepassing
* docententoepassing
* commissiestoepassing


Klantvoordelen

Hieronder worden per toepassing de voordelen genoemd.

Webdossier
Studenten van de opleidingen geneeskunde, biomedische wetenschappen en moleculaire geneeskunde gebruiken het online Webdossier om onder andere hun rooster te bekijken, hun tentamencijfers en eventuele college-uitval. De studenten loggen in via de website van het UMC op hun persoonlijke webdossier. Iedere nacht worden bijgewerkte gegevens als nieuwe tentamenuitslagen, uit FileMaker overgezet naar MySQL met PHP- programmatuur (ontwikkelt door de medewerkers van OnderwijsSystemen en Automatisering) zodat het op de webdossiers verschijnt en de student de volgende ochtend in het persoonlijke webdossier zijn of haar cijfer kan bekijken.

Studententoepassing
In deze database worden alle studentgegevens bijgehouden. Van tentamencijfers tot gevolgde vakken, van specialisatierichting tot stageplaats en –beoordeling. Tevens worden er in deze database analyses gemaakt over bijvoorbeeld het aantal zalen dat benodigd is voor een bepaald tentamen waar een bepaald aantal studenten aan deel neemt. Tevens worden vanuit deze toepassing mailings naar studenten verstuurd.

Docententoepassing
In deze database staan alle docenten geregistreerd. Bijgehouden wordt welke docent welke vakken geeft of heeft gegeven en of een docent lid is van een van de vele commissies die de faculteit kent. Ook worden vanuit deze toepassingen mailings gestuurd naar de docenten.

Commissietoepassing
Hierin worden alle commissies geregistreerd die het UMC kent en welke docent er lid is van welke commissie. Indien een docent lid is van een commissie krijgt zijn studierichting binnen het UMC geld toegekend van het UMC. Dit om docenten te stimuleren plaats te nemen in een commissie. Omdat alle toepassingen onderling gekoppeld zijn, is eenvoudig te zien bij welke commissie welke docenten horen.

“ Onze toepassingen in FileMaker veranderen continu omdat het onderwijs aan het UMC ook steeds verandert. Het aanpassen van de toepassingen is eenvoudig en snel gedaan omdat FileMaker zo flexibel en gebruiksvriendelijk is”, zegt Ron Leunissen, voormalig hoofd OnderwijsSystemen en Automatisering. “Daarnaast is het prettig dat nieuwe medewerkers die niet bekend zijn met FileMaker, het programma binnen een half uur in de vingers hebben.”