Editorial Tusquets

En Tusquets Editores necesitaban realizar complejos seguimientos: gestión de los títulos de cada publicación, gestión de ventas y gestión de los autores. Gracias a FileMaker y a la aplicación desarrollada por SetFile, en Tusquets han resuelto con éxito estas tareas.

La calidad de la información

Para FileMaker, Tusquets Editores S.A., es un ejemplo perfecto del cliente objetivo de nuestro software. Un total de 15 personas de varios departamentos deben compartir información en tiempo real, conocen muy bien la problemática de su oficio y saben que no existe una solución empaquetada que resuelva sus necesidades. Tampoco disponen de recursos informáticos expertos y tienen obligación de resultados, ya que de su labor dependen los ingresos de muchos escritores y la buena marcha de la compañía.

Una buena gestión de la información empieza por un análisis profundo del flujo de la misma y de la detección de los cuellos de botella. En el caso de Tusquets Editores las necesidades son las siguientes:

Gestión de los Títulos de cada publicación

* Editados: Formato, fecha, autor, etc... es importante tener un histórico de todas las ediciones y reediciones de estos títulos.
* Pendientes: Estado de la traducción, estado de las correcciones, (vínculos con Producción y Marketing)

Gestión de las Ventas

* Ventas Propias: Cantidades vendidas de cada título (Vínculo con Autores)
* Ventas a Terceros: contratos con empresas subsidiarias (Círculo de Lectores, Plaza y Janes, etc), que les “recompran los derechos”, seguimiento ventas y cobro royalties.

Gestión de los Autores

* Seguimiento de las cláusulas particulares de los contratos con los autores (muy importante), gestión de los derechos de autor (adelanto, liquidación…).

Todo este seguimiento, que parece tan complicado, se hace cómodamente desde una gestión desarrollada en FileMaker, y puede ser controlada por cualquier miembro autorizado del equipo de Tusquets. Pero... ¿cómo se ha llegado hasta aquí?
A veces un mismo título se publica en varios formatos (de bolsillo, tapas duras, etc) y a cada una de estas publicaciones se denominan libros. En un primer momento, Tusquets los registraba en hojas de cálculo Excel, pero no resultaba práctico. Querían encontrar una herramienta flexible que les ayudase a realizar búsquedas avanzadas y complejas, que cumpliesen varias condiciones al mismo tiempo, y esto era imposible mediante Excel.

Tusquets empezó a utilizar FileMaker con la versión 2.0 desarrollando una pequeña base de datos en la que podían registrar toda la información de cada título (autor, formato, fecha de publicación, etc) y realizar búsquedas instantáneamente. Gracias a la simplicidad y flexibilidad de FileMaker diseñaron esta base de datos ellos mismos. La implementación de FileMaker en Tusquets se hizo por esta razón y también por una razón de hardware: compraron varios PC’s y necesitaban una aplicación que les permitiese funcionar en un entorno mixto (Mac y PC).

En ese momento, controlar las sucesivas reediciones y revisar constantemente los contratos con los autores y empresas subsidiarias era una tarea tediosa y complicada. “Todos los contratos están muy personalizados y contienen numerosas cláusulas distintas, que es información crítica para nosotros, porque según el contrato se deben cumplir obligatoriamente ciertas condiciones, para no perder los derechos sobre esa obra. Tener una previsión para pagar anticipos a nuestros autores, revisando los contratos en papel era tan complicado, que necesitábamos tener una persona exclusivamente dedicada a ello.” ¿Y por qué no hacerlo con FileMaker?.

A través de la ayuda de un Partner FSA (Nicolau Rabasseda, SetFile) que desarrolló esta gestión, Tusquets trabaja actualmente con una base de datos en FileMaker que le permite controlar toda la gestión de 2.000 contratos en línea, básicamente controlados por campos de fechas y campos alfanuméricos de texto; acceder a la información de 2.500 títulos y supervisar los derechos de todas las traducciones. La implementación de esta gestión está hecha sobre 15 licencias de FileMaker Pro, instaladas ahora en ordenadores PC con sistema operativo Windows. “Tenemos una única Base de Datos en el servidor en un FileMaker Server a la que pueden acceder todos y cada uno de los ordenadores cliente (de sobremesa) de cada trabajador para consultar, crear o modificar la información de sus departamentos y trabajar con ella” dijo el Responsable de bases de datos de Tusquets.

Esto les permite comodidad, toda la informacion está almacenada en una gestión; rapidez, todos los empleados realizan búsquedas instantáneas sobre cualquier tema; y retorno sobre la inversión, no necesitan dedicar tiempo y esfuerzo a tareas que en el pasado suponían muchas horas de revisión.