Linea d'ombra

Quadro generale

  • Linea d’ombra è una società specializzata nell’organizzazione di mostre d’arte. In sedici anni di attività, Linea d’ombra si è imposta con esposizioni che, in molti casi, si sono classificate a livello europeo, e talvolta mondiale, tra i primissimi posti per numero di visitatori. Oltre 8 milioni di persone hanno visitato le mostre organizzate da Linea d’ombra in più di venti sedi espositive diverse.

Settore

  • Events-Art and cultural exhibitions

Soluzioni

  • L’adozione FileMaker in Linea d’ombra ha riguardato nello specifico due livelli: anzitutto la gestione delle opere d’arte e, in un secondo momento, la gestione contabile correlata al sistema di prenotazione interno per le mostre. Su entrambi i fronti FileMaker ha permesso di ottenere grandi benefici.

Benefici

  • In questi due anni, il gestionale dedicato agli eventi espositivi organizzati da Linea d'ombra si è continuamente arricchito di ulteriori funzioni, che permettono un lavoro sempre meglio organizzato e veloce, includendo anche la catalogazione della vasta biblioteca di volumi d'arte, prima e fondamentale fonte di informazioni, ora messe in puntuale relazione con le opere d'arte.
Lineadombra

Problematica

Linea d’ombra è una società specializzata nell’organizzazione di mostre d’arte. Nata nel 1996 a Treviso da un’idea di Marco Goldin che ne è il direttore, si occupa di tutti gli aspetti legati all'organizzazione di mostre, dalla progettazione fino alla conclusione. Comprendendo quindi, oltre ovviamente alla curatela scentifica e al reperimento delle opere, anche l'assicurazione e il loro trasporto, la comunicazione, il marketing, il merchandising e l’edizione dei cataloghi. Il reclutamento e la formazione del personale di mostra e il sistema di prenotazione per gli accessi alle mostre.

In sedici anni di attività, Linea d’ombra si è imposta con esposizioni che, in molti casi, si sono classificate a livello europeo, e talvolta mondiale, tra i primissimi posti per numero di visitatori. Oltre 8 milioni di persone hanno visitato le mostre organizzate da Linea d’ombra in più di venti sedi espositive diverse. Oltre 7.000 sono state le opere ricevute in prestito da più di 2.000 soggetti tra musei, collezionisti, istituzioni pubbliche e private di tutto il mondo.

Il numero di dati da gestire e controllare per allestire una singola mostra è straordinariamente elevato. Basti pensare, ad esempio, che non di rado si parte da una valutazione di oltre quattrocento opere per arrivare ad esporne un centinaio o anche meno. Ogni opera d'arte è depositaria di una serie di informazioni essenziali ad essa correlate e che, tutte insieme, ne definiscono la “carta d’identità”: anno di realizzazione, tecnica, dimensione, unità di misura, proprietario con relativa anagrafica, riferimenti bibliografici, immagini, note, provenienza, storia espositiva. A queste si aggiungano ancora tutte le informazioni relative ad assicurazione, trasporto e copyright sull’immagine.

FileMaker funziona molto bene ed è di stimolo per affinare i nostri strumenti di lavoro. Per quanto riguarda la contabilità, abbiamo sviluppato un software di prenotazione che, oltre all’acquisto dei biglietti, permette contestualmente di acquistare anche audioguide, visite guidate, libri e DVD prodotti da Linea d’ombra. Prima dell’adozione di FileMaker, la contabilizzazione di tutte le transazioni era gestita pressoché manualmente con un dispendio notevolissimo di tempo.

Davide Martinelli — Vice direttore di Linea d'ombra

Soluzione

Linea d’ombra ha fino ad oggi curato e organizzato quasi 140 mostre, per un totale di oltre 16.000 opere a vario titolo esaminate. Da qui l’esigenza di sistematizzare, in maniera univoca e il più possibile precisa, la fruizione dei dati lavorati quotidianamente.

“L’adozione FileMaker nella nostra società ha riguardato nello specifico due livelli: anzitutto la gestione delle opere d’arte – spiega Davide Martinelli, vice direttore di Linea d’ombra – e, in un secondo momento, la gestione contabile correlata al sistema di prenotazione interno per le mostre da noi organizzate. Su entrambi i fronti FileMaker ci ha permesso di ottenere grandi benefici. Per quanto riguarda il primo aspetto infatti, la normalizzazione dei dati in un unico contenitore consente ora un rapido screening generale di tutte le informazioni a nostra disposizione. Grazie a FileMaker poi non ci sono apparenti limiti alla flessibilità con la quale le informazioni possono essere interrogate e incrociate tra di loro, costituendo un preziosissimo strumento di analisi sia dei dati di base che dello “storico” di un’opera d’arte”.

"Abbiamo conosciuto la società Linea d'ombra circa due anni e mezzo fa - spiega Claudio Spadotto, Responsabile Area FileMaker della società di sviluppo software Solinf, FBA - ovvero nel momento in cui questa società sentiva l'esigenza di dotarsi di un database per la gestione unificata delle loro attività di organizzazione di mostre. In particolare, avevano bisogno di normalizzare le informazioni relative alle opere prese in considerazione per ogni mostra da loro organizzata, oltre alle informazioni relative ai musei di provenienza delle opere.

La mole di informazioni trattate per ogni singola mostra e la loro puntuale presentazione sotto forma di report determinavano, con il sistema precedente, dispendio di tempo e di risorse. Linea d'ombra ha quindi deciso di affidarci lo sviluppo del nuovo database FileMaker. La soluzione sviluppata con FileMaker controlla ora tutto il processo di gestione di una mostra, in modo da snellire anche il processo decisionale, arrivando a facilitare inoltre aspetti solo in apparenza marginali come, ad esempio, l'invio delle comunicazioni e la stampa delle etichette. Inoltre grazie al nuovo database i collaboratori di Linea d'ombra sono in grado di accedere con facilità alla storia dell'azienda: le informazioni relative a opere, artisti, musei e contatti sono ora raccolte con grande precisione all'interno del database FileMaker.”

“Successivamente è stata evidenziata la necessità di automatizzare gli aspetti amministrativi e contabili legati al sistema di prenotazione. Grazie a FileMaker - continua Spadotto di Solinf – siamo arrivati a risolvere anche questo problema, ottenendo la contabilizzazione automatica delle vendite online dei biglietti e dei servizi delle mostre. Esisteva infatti il problema che i singoli pagamenti con carta di credito erano registrati con operazioni estremamente time-consuming. Come Solinf avevamo già messo a punto un software di contabilità, basato su FileMaker, che abbiamo proposto a Linea d'ombra, a completamento della ristrutturazione informatica del loro reparto amministrativo. L'applicazione di contabilità, da noi progettata e distribuita, si basa su FileMaker Pro 12 e prevede anche l'uso di FileMaker Go per iPad per alcune attività. Prevede infine un connettore web SOAP/XML per l'estrazione e la rielaborazione dei dati provenienti dal sistema di prenotazioni."

L’importante cambiamento introdotto da FileMaker nel 2010 è stato quindi esteso, nell'estate del 2012, al settore della contabilità. Da dodici anni infatti, e per prima in Italia, Linea d'ombra ha sviluppato internamente un software con il quale vengono tuttora gestite, tramite call center e attraverso il proprio sito internet (www.lineadombra.it), tutte le prenotazioni di gruppi, scuole e privati che intendono visitare le mostre.

Linea d’ombra avvertiva l’esigenza di creare un vero e proprio dialogo informatico tra i dati raccolti da questo sistema e la contabilità. E’ stato quindi realizzato un approfondito lavoro di analisi sulle molteplici esigenze, rispetto alla gestione degli incassi e alla fatturazione. La fase ulteriore ha visto lo sviluppo "su misura" di una software di contabilità, che ora dialoga perfettamente con il sistema di prenotazioni, sia in lettura che in scrittura, gestendo in maniera evoluta anche tutta la fase di fatturazione.

Benefici

“FileMaker funziona molto bene – spiegaMartinelli – ed è di stimolo per affinare i nostri strumenti di lavoro. Per quanto riguarda la contabilità, abbiamo sviluppato un software di prenotazione che, oltre all’acquisto dei biglietti, permette contestualmente di acquistare anche audioguide, visite guidate, libri e DVD prodotti da Linea d’ombra. Prima dell’adozione di FileMaker, la contabilizzazione di tutte le transazioni era gestita pressoché manualmente con un dispendio notevolissimo di tempo. Mentre ora, dopo un accurato lavoro di analisi e progettazione per far fronte alle casistiche più diverse, questo flusso di dati è gestito in maniera automatica, così come accade per la compilazione e la gestione delle fatture d’acquisto”.

In questi due anni, il gestionale dedicato agli eventi espositivi organizzati da Linea d'ombra si è continuamente arricchito di ulteriori funzioni, che permettono un lavoro sempre meglio organizzato e veloce, includendo anche la catalogazione della vasta biblioteca di volumi d'arte, prima e fondamentale fonte di informazioni, ora messe in puntuale relazione con le opere d'arte.

Contatta FileMaker:

Marie Renou
FileMaker Southern Europe.
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.com/it/

Contatta lo sviluppatore:

Claudio Spadotto, Responsabile Area
FileMaker de Solinf, FBA
0422 306727
claudio.spadotto@solinf.eu
http://www.solinf.org

Contatta il Team FileMaker locale:

Audrey James
audrey_james@filemaker.com
+39 0291 294748
http://www.filemaker.com/it/