Soluzione
Alla fine degli anni 80, in fase di informatizzazione dei sistemi, hanno optato per un sistema operativo Mac, per esigenze di semplicità e affidabilità. Con lungimiranza hanno fin dall'inizio scelto di far fronte alla necessità di gestire le anagrafiche clienti-fornitori e la corrispondenza in uscita diretta a questi soggetti tramite un sistema database, anziché tramite il più diffuso sistema di gestione con file in Word. Da subito si sono resi conto di quanto tale strategia risultasse vantaggiosa sul fronte del trattamento dei dati aziendali.
Spiega il Sig. Mario Magazza, Responsabile Amministrativo / EDP di Oxyturbo: "Le informazioni inserite nel database potevano essere utilizzate per molteplici gestioni e attività. La struttura gestionale-amministrativa della società si basava, e ancor oggi si basa, su AS/400. Avvertivamo, però, l'esigenza di affiancare a questo sistema un'applicazione database in grado di sopperire alla sua scarsa flessibilità ed organizzare al meglio il notevole flusso di informazioni prodotto nell'area tecnica e commerciale. La nostra scelta è ricaduta su FileMaker... e ancora oggi, a distanza di 20 anni, la riconfermiamo appieno".
Benefici
Col tempo Oxyturbo ha creato un numero sempre maggiore di applicazioni in FileMaker e oggi le attività maggiormente ricorrenti nella pratica aziendale sono gestite attraverso database sviluppati in FileMaker.
Oltre alle iniziali anagrafiche degli Stakeholder (clienti, fornitori, dipendenti,...) e relativa gestione della corrispondenza in uscita, con l'ottenimento della certificazione ISO 9001 si è reso necessario tenere sotto stretto controllo tutti quei parametri e processi che determinano l'efficienza aziendale. Ancora una volta FileMaker ha risposto pienamente a tali esigenze. "Grazie a FileMaker riusciamo a tenere sotto controllo i materiali in ingresso, i processi, le verifiche ispettive interne, la formazione al personale,... tutti gli aspetti che determinano la conformità di Oxyturbo ai criteri di certificazione della qualità", continua il Sig. Magazza. "L'aspetto più interessante in assoluto è la possibilità di scambio di dati con AS/400. La soluzione ERP da noi adottata è così suddivisa: l'aspetto gestionale-amministrativo è affidato ad AS/400, quello documentale-produttivo a FileMaker. Grazie a FileMaker le due gestioni sono sempre perfettamente allineate. Tutti all'interno dell'azienda dispongono di dati sempre aggiornati ed è così possibile controllare con un'unica piattaforma tutta l'azienda".
La gestione informatizzata dei documenti tramite FileMaker è cruciale in particolar modo nel caso dei disegni tecnici relativi alla componentistica. I faldoni con i disegni che prima venivano tenuti sulle scrivanie e si consultavano con non poco dispendio di tempo e col rischio non fossero tutti aggiornati e allineati, sono stati sostituiti da record FileMaker che includono, oltre a tutte le informazioni del caso, anche file in formato .pdf con le immagini. I disegni rilasciati dall'Ufficio Tecnico sono così facilmente consultabili da tutti in azienda e contengono campi e informazioni sempre allineate con AS/400, a piena garanzia di attendibilità
FileMaker copre tutte le aree gestionali e consente di tracciare i processi aziendali in maniera trasversale. Altri esempi sono:
- sul fronte della produzione interna, la registrazione dei dati di progetto e della schede-prodotto relative a ciascuna lavorazione;
- la gestione dei dati rapporto di lavoro e delle buste paga, con l'elenco dei produttori e il rendiconto dei tempi di lavorazione delle ore lavorate.
Conclude il Sig. Magazza: "Abbiamo scelto FileMaker per la sua facilità d' uso, per l'affidabilità e per l'estrema flessibilità di gestione dei dati. I benefici che tale scelta ci ha apportato, cresciuti ulteriormente grazie alle innovazioni delle ultime versioni rilasciate, sono molteplici. I principali sono la possibilità di disporre di un unico 'contenitore' con informazioni centralizzate, integrate e condivise e la semplificazione delle piattaforme utilizzate in azienda. Un semplice esempio: se non avessimo FileMaker, per condividere i disegni tecnici dovremmo caricare un visualizzatore CAD, copiarli in .pdf, oppure comprare un PDM. Utilizzando FileMaker, la nostra piattaforma è snella e i programmi utilizzati in azienda si limitano a 4. Non nego che in una realtà di dimensioni ridotte come la nostra che utilizza quasi esclusivamente la piattaforma APPLE MAC OS X (sia Client che Server), l'utilizzo di FileMaker implica inizialmente alcuni piccoli problemi di compatibilità con le altre piattaforme (es. la mancanza di driver ODBC nativi per MAC OS X per acquisire dati da AS/400, oppure se si usano stampanti di produzione i driver non sono facili da reperire), ma una volta risolti, i vantaggi che la soluzione fornisce sono di gran lunga maggiori!"
