La Academy of Contemporary Music

"La piattaforma FileMaker è alla base delle attività quotidiane della ACM, riducendo significativamente il tempo necessario per eseguire attività ripetute e permettendoci di fornire ai nostri studenti un servizio migliore" - Oliver Sussat, sviluppatore di sistemi presso la Academy of Contemporary Music

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La Academy of Contemporary Music ha automatizzato i processi all'interno dell'istituto utilizzando FileMaker

FileMaker contribuisce ad una performance da star alla Academy of Contemporary Music

In sintesi

  • La Academy of Contemporary Music ha automatizzato i processi all'interno dell'istituto utilizzando FileMaker.

Settore

  • Istruzione

Soluzione

  • FileMaker automatizza l'intera esperienza degli studenti dal primo contatto con la ACM al conseguimento del diploma di laurea ed elimina centinaia di giorni di amministrazione ogni anno.

Vantaggi

  • Processi completamente elettronici, comunicazioni contestuali e specifiche, CRM su misura e tracciamento dei risultati indicano che la ACM ha migliorato la propria capacità di soddisfare le esigenze dei propri studenti.

La piattaforma FileMaker è alla base delle attività quotidiane della ACM

La Academy of Contemporary Music (ACM) è un istituto di istruzione superiore che dal 1995 forma musicisti, produttori e dirigenti interessati a fare carriera nel settore della musica. È possibile che ne abbiate già sentito parlare; in questa scuola sono stati formati allievi illustri come Newton Faulkner, Ted Dwane (Mumford & Sons), Joel Peat e Ryan Fletcher (Lawson), Amelle Berrabah (Sugababes), Emma Stevens e l'artista vincitore del titolo di MTV Brand New Artist 2013 Ebony Day. Alla ACM gli studenti vengono esortati a collaborare tra di loro in diverse discipline: che sognino di essere il prossimo grande cantautore, un manager di altri artisti, un musicista di sessione o un produttore, la ACM aiuta gli studenti ad inserirsi nel settore della musica.

FileMaker ci ha permesso di creare applicazioni adatte a soddisfare le esigenze degli studenti e del personale. Veloce, mobile e completamente elettronico, si è dimostrato di inestimabile importanza nell'aumentare la soddisfazione degli studenti e nel ridurre i tempi di onboarding.

— Oliver Sussat — Sviluppatore di sistemi presso la Academy of Contemporary Music
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La Academy of Contemporary Music (ACM) è un istituto di istruzione superiore che dal 1995 forma musicisti, produttori e dirigenti interessati a fare carriera nel settore della musica.

La sfida

L'amministrazione di qualsiasi istituto di istruzione superiore è complessa. La ACM ha numerosi gruppi di stakeholder: dagli studenti al personale amministrativo e docente, tutti con esigenze diverse.

Per la ACM, i propri clienti sono gli studenti attuali e potenziali, e gli studenti di oggi si aspettano che tutte le informazioni e i materiali di cui necessitano siano accessibili e utilizzabili in qualsiasi momento e su qualsiasi dispositivo: un'aspettativa che l'università sta cercando in tutti i modi di soddisfare.

La soluzione FileMaker

ACM ha introdotto FileMaker per la prima volta due anni fa, presso il dipartimento di amministrazione scolastica, per agevolare il calcolo dei giudizi accademici. Ben presto è stato riconosciuto il suo potenziale di miglioramento di tutte le aree di attività della ACM. Successivamente è stato intrapreso un programma per il lancio dei sistemi FileMaker nelle altre aree dell'istituto.

Oggi il sistema entra in gioco al primo contatto con un futuro studente, con la creazione di un record all'interno del database FileMaker del team che si occupa delle ammissioni. Mano a mano che il futuro studente avanza nella procedura di presentazione della domanda, tale avanzamento viene tracciato continuamente mediante FileMaker. Il sistema si collega all'UCAS (il servizio di ammissioni alle università e ai college del Regno Unito) e comunica direttamente con il suo database, consentendo l'aggiornamento automatico delle domande per la ACM.

Una volta iniziato il trimestre, subentra il sistema SMART della ACM. Anch'esso basato su FileMaker, SMART rappresenta una risorsa per ogni elemento del periodo che uno studente trascorre alla ACM, dal tracciare le presenze e i risultati delle valutazioni a fornire un unico punto di accesso ai materiali dei corsi e ai compiti.
Lo studente può accedere a tutto questo dal portale studenti basato sulla piattaforma Wordpress della ACM, disponibile dai propri computer e dispositivi mobili, nonché dai terminali presenti nel campus. Il sistema prevede anche avvisi e-mail e di testo per tenere gli studenti aggiornati su eventi e scadenze.
E per quanto riguarda gli insegnanti, SMART automatizza attività che prima richiedevano tempo, permettendo loro di concentrarsi sugli studenti. Ad ogni membro del personale accademico è stato assegnato un iPad con FileMakerGo. L’applicazione viene utilizzata per registrare le presenze, registrare le esercitazioni e fornire feedback agli studenti sulle valutazioni.

Attraverso FileMaker, la programmazione dei corsi è automatizzata, ovvero le aule vengono prenotate automaticamente risolvendo eventuali contrasti. In base agli orari degli insegnamenti, 3M, un altro database FileMaker presente presso la ACM, genera automaticamente l'ammontare delle retribuzioni dei tutor per il dipartimento servizi finanziari, consentendo il pagamento del lavoro dei tutor in tempi rapidi come non mai.

Vantaggi importanti

Integrare FileMaker con Docusign ha permesso alla ACM di rendere il proprio sistema di gestione delle domande e onboarding completamente elettronico. Le lettere di offerta vengono generate da FileMaker e consegnate al futuro studente da Docusign. Agli studenti basta fare semplicemente clic sull'accettazione perché FileMaker lo registri. Eliminando i contratti cartacei è stato possibile ridurre i tempi necessari per la firma dei documenti da settimane a ore.

I record digitali delle presenze hanno anche permesso alla ACM di creare un programma di mentoring assai più efficace, con avvisi automatici che avvertono i team di mentor quando le presenze o i risultati di uno studente iniziano a diminuire. In questo modo, grazie a Filemaker la ACM può offrire la migliore istruzione possibile ai propri studenti.

Al momento la ACM sta indagando su come utilizzare FileMaker in altre aree di attività, compresa la rete degli ex studenti. Sta anche iniziando a distribuire i propri sistemi ai partner di tutto il mondo, fra cui altre istituzioni del Regno Unito, degli Stati Uniti e del Sudafrica.

Contatta il Team FileMaker locale:

Audrey James
audrey_james@filemaker.com
+39 0331 490783
http://www.filemaker.com/it/

Marie Renou
FileMaker Southern Europe
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.com/fr/

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