Somerset Emergency Volunteers

"FileMaker ci ha permesso di fare ciò che desideravamo disperatamente fare: andare sul campo e aiutare le famiglie che avevano estremamente bisogno del nostro aiuto. Una volta ritiratesi, le inondazioni hanno lasciato dietro di sé un'enorme quantità di lavoro da svolgere e FileMaker ha consentito a un piccolo team centrale di volontari di gestire questa situazione e fornire il migliore supporto possibile alla nostra comunità locale." - Paula Blight, responsabile esecutivo, Mendip Community Support

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FileMaker garantisce ai volontari per le inondazioni nel Somerset due giorni extra a settimana per un aiuto in prima linea

Un sistema di rapida implementazione permette agli operatori di uscire dall'ufficio e semplifica le richieste di indennizzo da parte degli abitanti della zona

In sintesi

  • FileMaker è stato utilizzato per gestire gli sforzi a favore della ripresa dopo le inondazioni nei Somerset Levels

Settore

  • No profit

Soluzione

  • Il sistema FileMaker è stato sviluppato in due settimane per gestire l'attività dei volontari e la situazione assicurativa delle proprietà locali

Vantaggi

  • Ora i volontari hanno 2 giorni extra a settimana per aiutare in prima linea e possono agire in qualità di intermediari tra gli sfollati e le compagnie assicurative
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All'indomani delle devastanti inondazioni che hanno colpito i Somerset Levels durante il Natale del 2013, le associazioni di beneficenza e volontariato locali hanno accolto la sfida e guidato gli sforzi a favore della ripresa. Persone di qualsivoglia sfera sociale si sono unite per aiutare a ricostruire la comunità locale, ma il team centrale di volontari e operatori delle associazioni di beneficenza ha dovuto affrontare un compito difficile, sempre più arduo con il ritirarsi delle inondazioni.

Ora possiamo agire come prezioso intermediario nelle questioni assicurative degli abitanti della zona, una delle cause di maggiore stress in momenti come questo. La semplicità di accesso e protezione dei dati in nostro possesso ci permette di garantire alle famiglie un trattamento preciso ed efficace dei loro problemi, un aiuto inestimabile per chi ha perso gran parte delle cose a cui teneva.

— — Sadie Foster, responsabile delle operazioni di assistenza, Somerset Emergency Volunteers
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La sfida

Tale era l'immediatezza della necessità di aiuti nelle zone colpite dalle inondazioni che le persone si sono semplicemente gettate a capofitto nelle operazioni di soccorso, con oltre 2000 offerte di aiuto a favore della ripresa. Tuttavia, oltre agli sforzi iniziali, era necessario intraprendere un progetto di recupero a lungo termine.

Le associazioni di beneficenza South Somerset Association for Voluntary and Community Action (SSVCA) e Mendip Community Support (MCS) sono state coinvolte più tardi, a marzo, insieme a Somerset Emergency Volunteers. Per quell'epoca avrebbero già dovuto mettersi al passo con gli altri. Il quartiere generale era senza corrente e la registrazione delle attività si basava esclusivamente su supporti cartacei, con pile di moduli sparse dappertutto.

Per un piccolo team centrale la gestione di un progetto così grande su documenti cartacei rappresentava non pochi problemi. Prima di tutto, era molto difficile capire quali attività erano state completate e quali rimanevano in sospeso. A livello assicurativo, è importante conservare una documentazione del lavoro svolto per far fronte ai danni provocati dalle inondazioni e, con così tante famiglie che dovevano fare affidamento su un team composto da circa 30 persone, trovare le informazioni pertinenti quando necessario richiedeva molto tempo.

Lo stesso problema si è presentato con la registrazione dell'attività dei volontari. I volontari venivano registrati su fogli di carta e, nel trambusto immediato, si è rivelato davvero difficile tenere traccia di chi aveva offerto il proprio aiuto come volontario, cosa di per sé fondamentale per l'associazione di beneficenza per assicurarsi in caso di infortuni.

Oltre a portare via molto tempo e ad essere stressante, poiché richiedeva ai membri del team di lavorare 15 ore al giorno, sette giorni su sette, con questo modo di operare i documenti importanti rischiavano facilmente di andare persi o distrutti. La necessità di una gestione tramite database era evidente; tuttavia, in seguito a colloqui con diverse società, la creazione di un sistema che potesse soddisfare le necessità del progetto avrebbe richiesto dai 9 ai 12 mesi. Si trattava di un periodo di tempo assolutamente inconcepibile.

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Soluzione

Di fronte alla prospettiva di tempi così lunghi per trovare una soluzione, Mendip Community Support si è affidata a FileMaker. Lo sviluppatore locale Martin Bridges ha lavorato con il team per creare un sistema in due settimane, facendo guadagnare tempo prezioso alle associazioni di beneficenza e consentendo di ottenere ancora di più dai volontari.

È stato creato un database relazionale in grado di contenere, memorizzare e, quando necessario, fornire un'ampia gamma di dati, tenendo traccia, tra l'altro, dell'attività dei volontari e della situazione assicurativa delle famiglie. Aspetto fondamentale: la possibilità di aggiungere informazioni e correggere facilmente il database, caratteristica di vitale importanza quando elementi come la situazione assicurativa cambiano costantemente.

Al posto della registrazione su moduli di carta, nel quartiere generale dell'associazione di beneficenza sono stati distribuiti degli iPad sui quali è stato installato FileMaker Go. All'inizio di un turno, è sufficiente che i volontari accedano utilizzando l'iPad per registrare immediatamente i tempi di lavoro e le principali informazioni di contatto, indicando anche quando vogliono fermarsi per il pranzo.

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Vantaggi

L'utilizzo di FileMaker ha permesso ai volontari di offrire un aiuto concreto sul campo invece di sprecare tempo incatenati a una scrivania alle prese con i moduli.

Grazie all'accesso immediato ai dati importanti, garantito da una soluzione creata basandosi sulla piattaforma FileMaker, l'associazione di beneficenza ora può agire in qualità di prezioso intermediario tra compagnie assicurative, periti e residenti. Potendo analizzare i dati quando desidera, il team ora può aggiornare facilmente sia le compagnie assicurative che le famiglie colpite riportando la quantità di lavoro svolto per una determinata proprietà e come questo influisca sull'assicurazione. È in grado di dire subito se la proprietà è sottoassicurata, assicurata o non coperta da assicurazione. Questo gioca un ruolo fondamentale nel rendere un momento così stressante più accettabile. La possibilità di eseguire facilmente ricerche all'interno del database consente di segnalare le proprietà e le famiglie che hanno maggiore bisogno di aiuto e permette al team di aprire loro le porte del magazzino dei mobili per offrire l'arredamento donato in sostituzione di ciò che hanno perso.

Per quanto riguarda i volontari, il sistema di accesso a FileMaker ha permesso di risparmiare moltissimo tempo. In precedenza, un membro del team trascorreva quattro giorni su quattordici a registrare le informazioni di accesso; ora, quei quattro giorni possono essere dedicati ad attività in prima linea come volontario, registrandosi su un iPad. Questo significa anche che i dati dei volontari sono memorizzati e al sicuro, offrendo all'associazione di beneficenza un registro di chi ha lavorato e quando, un contributo più che positivo quando si ha a che fare con le richieste di indennizzo per chi ha subito un infortunio durante l'attività di volontariato.

Uno sguardo al futuro

Il sistema messo a punto per i Somerset Levels rappresenta un modello per i futuri progetti di recupero, indipendentemente dal tipo di catastrofe. Offre alle autorità locali e alle organizzazioni di volontariato un piano immediatamente attuabile in caso di eventi simili, consentendo quindi alle operazioni di recupero di partire da una base solida invece di dover correre ai ripari.

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Martin Bridges

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Contatti FileMaker

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