FileMaker ユーザ導入事例

印刷する

多種にわたる文献データも、
わずかな手間で高度な整理を行えるようになりました。

神戸女学院大学 様

業種:教育・研究機関
ユーザ規模:1
該当部署:文学部総合文化学科 国際関係論担当
ご担当者様:川村 暁雄 様 / 専任講師

導入前のシステム状況

研究者という職業柄、多数の文献を整理・活用する必要があります。論文を執筆する際には、文献を読み込みながらのノート作成、参考文献リスト作成などの作業が発生します。さらに脚注を作成することもあり、正確な文献情報を一つずつ転記していく必要があります。かつては、こうした作業をすべて手作業で、ノートやカードに書き込みながら整理していくという方法を用いていました。しかし、このような方法では、少し時間をおくとどこに何を書いたのか記憶が薄れ、資料を探すのに時間がかかってしまうこともあります。さらに、文献の形態が論文抜き刷り・書籍・雑誌掲載論文・CD-ROM・PDFファイルと多種になり、所在の管理も困難でした。
約4年前、以前から使っていたファイルメーカーProが3.0になりリレーショナル機能が追加され、そこで、「文献の書誌データ」と「文献ノート」を管理するためのデータベースを作成し、文献とノートを一貫して管理するシステムを作成しました。このデータベースでは、文献情報とそこから抽出した情報(ノート)が関連づけられているため、必要な情報を一度に確認することができ、研究作業の効率化を図ることができます。時間がある時に少しずつ改善し、今ではレコードへのファイルの添付など、さまざまな機能を有するデータベースとなっています。

FileMaker Pro / ファミリの現在の主な利用方法

  • スタンドアロンデータベース
  • クロスプラットフォーム利用
  • ワークグループ(メディア介在)
  • ワークグループ(ネットワーキング)
  • ワークグループ(ODBC 利用)
  • ワークグループ(ODBC 利用 / 基幹 DB 連携)
  • ワークグループ(FileMaker Server 介在)
  • イントラネット(Web パブリッシング)
  • カスタマイズ(スクリプティング)
  • カスタマイズ(バインダ利用)
  • カスタマイズ(プラグイン / ルーチン関数)

導入後の主な変化

作成したデータベースは、主に次のような機能を持っています。
<書誌データ・所在情報管理機能>
・出版社、筆者、発行年など書誌データを管理する。
・文献が研究室、自宅、倉庫のどこにあるかを管理するために、バーコードラベルを作成して貼り、文献を移動する際にはそれを読みとることによって所在管理を簡単に行える。
・PDF、テキスト、Webのアーカイブなどの電子的資料ファイルを管理する。そして、そのファイルを開きたいときにクリック操作で開けるように、Mac OSの機能であるAppleScriptを活用して、データベースの各レコードとハードディスク上のファイルをリンクしておく。
・ファイルに綴じた場合の所在情報の格納、背表紙のタイトルの打ち出しなど製本・ファイリング支援として使う。
<ノート管理機能>
・各文献について作成したノートの一覧表示や検索を行う。
・文献の一部(スキャンした図・表、OCRでデジタル化したもの)を別ファイルで保管し、レコードとリンクする。

このデータベースにより、(1)どの文献に書いてあったかはっきり覚えていない情報を、ノート検索により簡単に見つけ出すことができる、(2)電子的資料を文献データベースから直接開くことにより、文献を探す手間が省ける、(3)参考文献リスト、脚注などをカットアンドペーストで簡単に作成できる等、研究作業の不要な手間が省けるようになっています。また、ファイルメーカーProのレイアウトの柔軟さと、AppleScriptやAppleEventを用いた他アプリケーションとの連携により、バーコードラベルから背表紙タイトルまでクリック操作だけでラベル出力ができます。この結果、わずかな手間で高度な整理を行えるようになりました。

FileMaker Pro / ファミリ利用における一番のメリット

  • 使いやすさ / インターフェース
  • 簡単にカスタマイズできる点
  • 社員教育の容易さ
  • スクリプトの柔軟性
  • ファミリ製品との組み合わせ
  • クロスプラットフォーム
  • 大容量のファイル管理
  • 拡張性の高いネットワーキング
  • Web 公開 / イントラネット対応
  • ODBC 対応
  • ランタイム対応(バインダ)
  • プラグイン開発など開発環境
  • 価格(リーズナブルであること)
  • その他

FileMaker Pro / ファミリ利用による効果

  • 既存の機材利用によるコスト低減
  • ファイル共有による情報統合
  • 操作 / 作業の効率化 / 時間削減
  • リアルタイムな意志決定の効率化
  • その他

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