FileMaker ユーザ導入事例

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一般事務職員が開発。
旅費などの事務処理の効率化・コスト削減を目指して。

山梨医科大学 様

業種:教育・研究機関
ユーザ規模:267
該当部署:総務部庶務課情報処理係
ご担当者様:原 哲夫 様 / 係長

導入前のシステム状況

本学事務局では、平成9年度まで旅費に関する「伺い書」および「請求書」等を手書き書類によって行っていた。各講座・教室等の事務担当者は、目的地までの鉄道経路や距離・運賃・特急料金を時刻表から計算し請求書を作成していた。このため、この請求書作成には、2度3度の書き直しなど非常に時間がかかり、事務処理上過重なものであった。さらに、多数の時刻表を購入する必要があるなど余分な経費もかかっていた。
事務処理の軽減・効率化を進める上で、既成のソフト購入を検討した。いくつかのソフトを購入してテストを行ったが、本学の仕様に合わせるためには、高額のカスタマイズ経費がかかることが分かった。これらのソフトは旅費計算のみの単機能である割には高価であり、維持費もかかるため、コストパフォーマンスが悪いと判断し導入を見送った。

FileMaker Pro / ファミリの現在の主な利用方法

  • スタンドアロンデータベース
  • クロスプラットフォーム利用
  • ワークグループ(メディア介在)
  • ワークグループ(ネットワーキング)
  • ワークグループ(ODBC 利用)
  • ワークグループ(ODBC 利用 / 基幹 DB 連携)
  • ワークグループ(FileMaker Server 介在)
  • イントラネット(Web パブリッシング)
  • カスタマイズ(スクリプティング)
  • カスタマイズ(バインダ利用)
  • カスタマイズ(プラグイン / ルーチン関数)

導入後の主な変化

色々検討した結果、本学のシステム環境はOSが混在するため、Macintosh、Windowsの相互で利用可能なデータベースソフトとして、ファイルメーカーProを導入することにした。旅費に関する業務効率化・コスト削減策として、一般事務職員がこのファイルメーカーProを利用しての開発を思い立った。別ファイルの人事データベースとのリレーショナル設定により極力手入力を少なくし、マウスとテンキー入力で書類作成ができるよう作成した。これにより、書類作成のスピードアップとデータ入力の正確性が格段に向上した。波及効果として、従来「秋田まで、教授が2泊3日で旅費がいくらかかりますか?」の様な事務局への問い合わせが皆無となり、事務全体での効率化を図る事ができた。作成担当者からは、「書き直しなどを含めると、1件に半日は費やしていたものが、5分~10分でできるようになった。」「同一場所なら複写して、簡単に作れ、楽になった」等の多数の声が寄せられた。
現在は、スタンドアローンで使用しているが、今後は専用サーバーを立ち上げて、統括運用を目指して行きたいと考えている。

FileMaker Pro / ファミリ利用における一番のメリット

  • 使いやすさ / インターフェース
  • 簡単にカスタマイズできる点
  • 社員教育の容易さ
  • スクリプトの柔軟性
  • ファミリ製品との組み合わせ
  • クロスプラットフォーム
  • 大容量のファイル管理
  • 拡張性の高いネットワーキング
  • Web 公開 / イントラネット対応
  • ODBC 対応
  • ランタイム対応(バインダ)
  • プラグイン開発など開発環境
  • 価格(リーズナブルであること)
  • その他

FileMaker Pro / ファミリ利用による効果

  • 既存の機材利用によるコスト低減
  • ファイル共有による情報統合
  • 操作 / 作業の効率化 / 時間削減
  • リアルタイムな意志決定の効率化
  • その他

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