FileMaker ユーザ導入事例

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土木現業所の事務処理を自分たちの手でシステム化し、
組織的に有効活用。

北海道室蘭土木現業所 様

業種:官公庁
ユーザ規模:10
該当部署:浦河出張所
ご担当者様:石垣 章 様 / 次長
URLhttp://www.pref.Hokkaido.jp/menu.html

導入前のシステム状況

北海道建設部の出先機関である土木現業所の業務のひとつとして、公物管理法(道路法、河川法、海岸法等)に基づく各種の許認可があります。許認可そのものについては、専門的基準で判断されるのですが、その決定過程における事務処理は定型的なものなので、事務処理をシステム化すれば事務の簡略化、迅速化、効率化が実現できるということは以前から気がついていました。
ファイルメーカーPro ver2.1の頃からシステム作成を始めましたが、当時は使用する環境もそろわずアイデア倒れで、現実的なものではありませんでした。ver3.0でWindowsに対応し、職場でパソコンが増えてくるという状況の中、浦河出張所では、実務に耐えうる許認可事務処理のシステムをファイルメーカーProで作成し、実際に運用することになりました。さらに、許認可事務に限らず各種事務処理についても、同じようにシステム化することが可能です。
実際使ってみると、細かい問題点がいろいろ出てきました。

システムを作る際に基本スタンスとして考えていたことは、次の4点です。
1)二度書き(複数書き)をしない
2)大きなシステムとして考えない(既存の基幹系データーベースでは対応できない小回りのきくシステムとして)
3)システムは自分でつくる(したがって予算もかからないし、不良個所の改善も素早くできる)
4)使う人に解りやすく

FileMaker Pro / ファミリの現在の主な利用方法

  • スタンドアロンデータベース
  • クロスプラットフォーム利用
  • ワークグループ(メディア介在)
  • ワークグループ(ネットワーキング)
  • ワークグループ(ODBC 利用)
  • ワークグループ(ODBC 利用 / 基幹 DB 連携)
  • ワークグループ(FileMaker Server 介在)
  • イントラネット(Web パブリッシング)
  • カスタマイズ(スクリプティング)
  • カスタマイズ(バインダ利用)
  • カスタマイズ(プラグイン / ルーチン関数)

導入後の主な変化

現在、ファイルメーカーProでシステム化して組織的に使っているものとしては、文書管理簿、公物の許認可事務、公物管理パトロール日誌、時間外協議事務、各種管理台帳、一般決定書、工事管理等があります。また、定型業務以外でも、臨機応変かつ簡単、迅速に事務処理をシステム構築できるので重宝しています。

このようなシステムの利点としては、次のようなことが考えられます。
1)同じ項目を何度もくり返し入力する必要がなく、レイアウトを変更するだけで、一度入力したデータ項目を他の書式でも表示できます。最終的には二度手間を省き、作業時間の削減につながります。ただ単に時間というだけではなく、精神的な意味でも労力を軽減することが重要になっています。
2)カテゴリ用のフィールドを複数作ることによって、必要な文書だけの検索やソートができますので、いろいな視点からの文書管理や、該当する文書の的確な分析が可能になります。
3)簡単に自分でカスタマイズできるので、改良や改善する場合にもコストをかけずに迅速に行えます。

これらは、事務処理の生産性を向上させるための第一歩に過ぎませんが、組織全体で実践すれば何らかの効果はあるはずと思っています。
また、ファイルメーカーDeveloperを利用して、汎用性のあるランタイムアプリケーションシステムを作成し、他部署にも利用を呼びかけていきたいと考えています。

FileMaker Pro / ファミリ利用における一番のメリット

  • 使いやすさ / インターフェース
  • 簡単にカスタマイズできる点
  • 社員教育の容易さ
  • スクリプトの柔軟性
  • ファミリ製品との組み合わせ
  • クロスプラットフォーム
  • 大容量のファイル管理
  • 拡張性の高いネットワーキング
  • Web 公開 / イントラネット対応
  • ODBC 対応
  • ランタイム対応(バインダ)
  • プラグイン開発など開発環境
  • 価格(リーズナブルであること)
  • その他

FileMaker Pro / ファミリ利用による効果

  • 既存の機材利用によるコスト低減
  • ファイル共有による情報統合
  • 操作 / 作業の効率化 / 時間削減
  • リアルタイムな意志決定の効率化
  • その他

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