FileMaker ユーザ導入事例

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ミスの許されない特許管理も作業の自動化で有効に。
おまけに、日常業務もこなせる。

越場国際特許事務所 様

業種:法律
ユーザ規模:16
ご担当者様:小林 由吉夫 様

導入前のシステム状況

当事務所は、海外依頼の事件の割合が多く、出願などのほかに中間処理、年金の処理も含めると、月に80から100件ほどになります。特許事務はほとんど紙ベースの仕事です。事件の依頼などがFAXで入りますので、ファイルを作成し、カードを使って事件毎に管理する。各種申請、請求の書類などはワープロを使って作成し、ファイルしていく。年金や請求の処理も、個別に集計し、請求書を作成しなくてはいけません。これらの作業をもっと効率よくできないか、それにはデータベースソフトを使うのがいいのではないかと考え、Macintosh上で英文ワープロを利用していたこともあり、7年程前に、英語版のFileMaker Proを導入しました。当初はワープロで作成していた文書をFileMaker Proで作成することで、文書の蓄積と検索や再利用を容易にすることが目的でしたので、文書用のレイアウトを作成し、ワープロの替わりに利用していました。
現在ではMacintoshとWindows PCとの混在環境で利用しています。また、ワープロ替わりとしての利用のみならず、期限管理、顧客情報管理、出願人情報管理、請求書の発行などにも利用しています。

FileMaker Pro / ファミリの現在の主な利用方法

  • スタンドアロンデータベース
  • クロスプラットフォーム利用
  • ワークグループ(メディア介在)
  • ワークグループ(ネットワーキング)
  • ワークグループ(ODBC 利用)
  • ワークグループ(ODBC 利用 / 基幹 DB 連携)
  • ワークグループ(FileMaker Server 介在)
  • イントラネット(Web パブリッシング)
  • カスタマイズ(スクリプティング)
  • カスタマイズ(バインダ利用)
  • カスタマイズ(プラグイン / ルーチン関数)

導入後の主な変化

特に、特許の場合、登録後3年を経過しますと、毎年権利を維持するために年金を納めなければなりません。これを間違ってしまうと、特許が無効になってしまいますので、ミスは許されません。会社に利益をもたらしている特許が無効になる、それはお客様にとって大変な損害になります。ですから、人為的な間違いをなくすという意味で、作業を自動化することがとても有効です。他にも、出願期限の管理など、日常の業務はほとんどこなせるように作りこんでありますので、大変便利です。また、市販の特許事務所向けパッケージなどもありますが、高価ですし、国内から依頼された出願にしか対応しておらず、海外の顧客を多くかかえる場合、なかなか使えるものが無いのが実状です。
これに対しては、業務に精通した人間がファイルメーカーProを利用してデータベースを作れば、もっと便利に使えると思います。特に、レイアウトの自由度が高く、自分の望む帳票を簡単に作成できますし、リレーションとルックアップという機能も大変有効です。スクリプトも分かりやすく、使いやすいと思います。

FileMaker Pro / ファミリ利用における一番のメリット

  • 使いやすさ / インターフェース
  • 簡単にカスタマイズできる点
  • 社員教育の容易さ
  • スクリプトの柔軟性
  • ファミリ製品との組み合わせ
  • クロスプラットフォーム
  • 大容量のファイル管理
  • 拡張性の高いネットワーキング
  • Web 公開 / イントラネット対応
  • ODBC 対応
  • ランタイム対応(バインダ)
  • プラグイン開発など開発環境
  • 価格(リーズナブルであること)
  • その他

FileMaker Pro / ファミリ利用による効果

  • 既存の機材利用によるコスト低減
  • ファイル共有による情報統合
  • 操作 / 作業の効率化 / 時間削減
  • リアルタイムな意志決定の効率化
  • その他

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