FileMaker ユーザ導入事例

印刷する

自分たちの手で構築できた「学生教員データベース」。
校舎間でもネットワーク共有。

学校法人東洋学園 様

業種:教育・研究機関
ユーザ規模:290
該当部署:事務
ご担当者様:小原 芳和 様 / 事務部長
URLhttp://www.toyogakuen-u.ac.jp

導入前のシステム状況

本学園は、東京本郷の東洋女子短期大学と、千葉流山の東洋学園大学の2つの大学に分かれています。
事務部では、各種データの管理に10数年前より旧業務系計算機を使用してしておりましたが、ネットワークで共有して使えず、各担当者が個別に使っているという状況で、まだまだ紙を中心とした事務処理が現実のところでした。
そこで、個人管理していた生徒や教員の名簿、成績表、物品管理などのファイルの情報を統合し、複数で共有し活用すれば、事務処理の効率化が図れると考え、システム構築の検討を始めることにしました。
複数のデータベースシステムが候補にあがりましたが、約10年前から導入しているMacintosh上のLANが使えること、毎年手間の掛かる科目内容の変更が手軽にできること、メンテナンスが自分たちでできること、などを条件として考えていくと、専門業者へ発注せずに自分たちの手で構築することが最良の方法と判断し、使い慣れていたファイルメーカーProを使用することにしました。
このシステムが稼働し始めてから5年になりますが、現在では本郷と流山校舎間を専用線で結び、共有のファイルを相互に閲覧できるように構築しています。

FileMaker Pro / ファミリの現在の主な利用方法

  • スタンドアロンデータベース
  • クロスプラットフォーム利用
  • ワークグループ(メディア介在)
  • ワークグループ(ネットワーキング)
  • ワークグループ(ODBC 利用)
  • ワークグループ(ODBC 利用 / 基幹 DB 連携)
  • ワークグループ(FileMaker Server 介在)
  • イントラネット(Web パブリッシング)
  • カスタマイズ(スクリプティング)
  • カスタマイズ(バインダ利用)
  • カスタマイズ(プラグイン / ルーチン関数)

導入後の主な変化

教学に関する事務処理においては、東京本郷と千葉流山のそれぞれで、生徒の在籍状況の履歴や成績管理、入試に関連する情報から卒業生の就職先まで、約30ファイルで情報を管理しています。また、共通の管理内容である物品管理、役員スケジュール、学内の施設使用状況などでは、2つの校舎間を専用線接続されたネットワークを介して、80人弱の職員が必要に応じて共有されたデータベースを利用しています。
このシステムにしてから、各種帳票の印刷出力(履修登録確認票、成績原簿、成績証明書、在学証明書など)は、検索から印刷まで自動処理ができ、用途別にレイアウトを変更するだけなので、時間と手間が短縮され学生の問合せにも素早く対応でき、とても便利になりました。また、すべて手作業で行ってきた単位計算や履修要件の確認作業などを、データベース化しておくことで集計が簡単にできます。処理のスピードと正確性を高めることができ、履修登録後すぐに登録ミスがないかを確認し早期のうちに問題のある学生に対応できるのが、最大のメリットでもあります。
今後、各校それぞれで作成している事務処理関係のデータベースをさらに統合していく予定です。

FileMaker Pro / ファミリ利用における一番のメリット

  • 使いやすさ / インターフェース
  • 簡単にカスタマイズできる点
  • 社員教育の容易さ
  • スクリプトの柔軟性
  • ファミリ製品との組み合わせ
  • クロスプラットフォーム
  • 大容量のファイル管理
  • 拡張性の高いネットワーキング
  • Web 公開 / イントラネット対応
  • ODBC 対応
  • ランタイム対応(バインダ)
  • プラグイン開発など開発環境
  • 価格(リーズナブルであること)
  • その他

FileMaker Pro / ファミリ利用による効果

  • 既存の機材利用によるコスト低減
  • ファイル共有による情報統合
  • 操作 / 作業の効率化 / 時間削減
  • リアルタイムな意志決定の効率化
  • その他

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