FileMaker ユーザ導入事例

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25万点の収蔵品の「展示年間計画書」や
「キャプション」の作成に役立っています。

財団法人東京都歴史文化財団 東京都江戸東京博物館 様

業種:教育・研究機関
ユーザ規模:83
該当部署:管理課
ご担当者様:板谷 敏弘 様 / 学芸員
URLhttp://www.edo-tokyo-museum.or.jp/index.htm

導入前のシステム状況

江戸東京博物館では、錦絵や浮世絵などおよそ25万点の収蔵品を保有管理しています。博物館という性格上、来場者の方に広く見ていただくため、これらの収蔵品を展示しますが、光や空気による劣化を最小限にとどめるよう2~3週間ごとに展示替えしています。そこで、どの収蔵品を、どの期間に展示し、いつ撤収するのか、と年間計画を定めるのが重要な業務の一つになっています。展示されている間は、その収蔵品の名称、時代、作者、解説などを記載したいわゆる「キャプション」を各展示品のそばに置いておきます。ファイルメーカーProを使用する前は、その展示年間計画書と説明カードの作成が別々の作業でした。つまり、展示年間計画書はワープロ機にて作成し、説明カードはDTPソフトウェアにて作成していたのです。そのため、どちらにも重複するデータを2度入力しなくてはならないという手間が発生したり、それぞれ別々に管理しなくてはならないという問題がありました。そこで、その作業と管理を統合できないものかと考えていたところ、人から「ファイルメーカーProというデータベースソフトウェアがあるので、それでやってみたら?」と勧められ、この作業を楽にするという目的のもと、ファイルメーカーProを導入することにしました。

FileMaker Pro / ファミリの現在の主な利用方法

  • スタンドアロンデータベース
  • クロスプラットフォーム利用
  • ワークグループ(メディア介在)
  • ワークグループ(ネットワーキング)
  • ワークグループ(ODBC 利用)
  • ワークグループ(ODBC 利用 / 基幹 DB 連携)
  • ワークグループ(FileMaker Server 介在)
  • イントラネット(Web パブリッシング)
  • カスタマイズ(スクリプティング)
  • カスタマイズ(バインダ利用)
  • カスタマイズ(プラグイン / ルーチン関数)

導入後の主な変化

25万点の収蔵品について、ID番号や収蔵場所などの基本情報を基幹データベースにて管理しています。そのデータと整合性を取りつつ、ファイルメーカーProにて展示年間計画書とキャプションの作成システムを作りました。出展前の収蔵品の状態など、現場で把握したいにもかかわらず基幹データベースで管理しきれていない項目も管理できるようになりました。
ファイルメーカーProを使い始めて実感したのは、レイアウトを自由に作成できる点です。まずは、データ入力用のレイアウトを作り、必要な情報を入力しました。その後、展示年間計画用に、収蔵品名、展示開始日、撤収日などのみを表示する一覧表レイアウトを作成しました。これにより、展示開始日でソートするだけで展示の年間計画が一目で把握できるようになりました。また、キャプションについては、収蔵物に合わせて何パターンかのサイズが必要でしたが、それぞれレイアウトを作ることにより自動的に生成できるようになりました。データを蓄積し管理するデータベースとしての役割もさることながら、キャプションのようなお客様に読んでいただくための印刷物の作成までも同時にこなせるようになったことで、作業が楽になりました。
現在、Box Setという名称のライセンスプログラムのもと、全スタッフがファイルメーカーProを標準的に使える環境となりました。今後、会計などの別業務にも活用しようと検討しているところです。

FileMaker Pro / ファミリ利用における一番のメリット

  • 使いやすさ / インターフェース
  • 簡単にカスタマイズできる点
  • 社員教育の容易さ
  • スクリプトの柔軟性
  • ファミリ製品との組み合わせ
  • クロスプラットフォーム
  • 大容量のファイル管理
  • 拡張性の高いネットワーキング
  • Web 公開 / イントラネット対応
  • ODBC 対応
  • ランタイム対応(バインダ)
  • プラグイン開発など開発環境
  • 価格(リーズナブルであること)
  • その他

FileMaker Pro / ファミリ利用による効果

  • 既存の機材利用によるコスト低減
  • ファイル共有による情報統合
  • 操作 / 作業の効率化 / 時間削減
  • リアルタイムな意志決定の効率化
  • その他

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