FileMaker ユーザ導入事例

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業務改善は、
自分でできるデータベースにめぐり会えた時からはじまった。

株式会社 ユニハウス 様

業種:不動産
ユーザ規模:15
該当部署:契約審査部
ご担当者様:堤 勝弘 様 / 室長
URLhttp://www.unihouse.co.jp/

導入前のシステム状況

当社では不動産の売買に関する仲介業務の総合管理を行っています。顧客営業状況管理・契約関係作成管理・広告物件管理・社員情報管理・車両管理等といった業務があります。
私の所属する契約審査部では、個人的にコンピュータは使用しておりました。が、会社の業務を遂行するためのツールというわけではありませんでしたので、会社として業務で利用するためのパソコン導入はされておりませんでした。年間15,000人の顧客反響、1,300件の契約管理をこなすには手作業ではもう限界で、しかも既存の8店舗がそれぞれ異なった情報管理を行っており、確実性を保つ為に、内容を再度調査・確認せねばならず、大変な手間と経費がかかっておりました。また、会社的にも事業を拡大しており、顧客の増加は勿論、社員の増加に伴う人事管理など、これから増加するであろう情報量 の多さにも懸念がありました。この状況を打破する為にパソコンによる抜本的な管理システムを構築しようとしましたが、他社のデータベースソフトはマニュアルからして複雑難解で手を付けられずにおりました。そんな折り、ファイルメーカーProと出会い、カスタマイズやWeb公開が簡単で、その上、スクリプトやリレーションが分かりやすく、自由に出来ることを知り「これなら出来る」と思いました。

FileMaker Pro / ファミリの現在の主な利用方法

  • スタンドアロンデータベース
  • クロスプラットフォーム利用
  • ワークグループ(メディア介在)
  • ワークグループ(ネットワーキング)
  • ワークグループ(ODBC 利用)
  • ワークグループ(ODBC 利用 / 基幹 DB 連携)
  • ワークグループ(FileMaker Server 介在)
  • イントラネット(Web パブリッシング)
  • カスタマイズ(スクリプティング)
  • カスタマイズ(バインダ利用)
  • カスタマイズ(プラグイン / ルーチン関数)

導入後の主な変化

契約書・重要事項説明書・媒介契約書・取引成立台帳・合意書等、売買に関する必要書類はとても多いのですが、共通 する項目が多いのでデータベース化し、ものすごく便利になりました。現在、当社は8店舗あり、月々の契約は平均170件ほどありますが、たった5人の取引主任者で全店舗分の契約関係書類の作成・管理が出来るようになりました。特に建売の新築戸建てなどや、マンション・タウンハウスなどは、ほとんど同じ内容なので1棟作ってしまえば20棟でもあっという間に出来てしまいます。当社は東京都内の城南城西エリアに8店舗を展開していますが、契約関係書類は審査部で一括して作成し、ダイヤルアップで各支店のPCにデータをインポートしています。特にファイルメーカーProはデータのインポート/エクスポートが非常に分かりやすいし、共有ファイルの検索が楽なので重宝しています。宅建業法の改正があり、法律で定められた取引成立台帳も現在ではデータベースでOKなので非常に便利です。台帳はほとんど契約書と同じ内容なので契約書を作成すれば自動的に出来てしまいますので楽です。ファイルメーカーProのスクリプト機能を利用し、顧客のデータに関しても当社のパソコン以外開かないようにしてあるので安心です。顧客の管理は8店舗ばらばらなので苦労していましたが、メールの送信とファイルのエクスポート・ファイルの添付スクリプトを組み合わせ、新規顧客データは自動的にメールで本社に送信するようにしていますので管理が楽になりました。今後は全店常時接続にしてイントラネットをしていく予定です。ファイルメーカーProのお陰で業務が非常に楽になり、スピードアップしたので売上も上がりました。何より使いやすいソフトなので感謝しています。

FileMaker Pro / ファミリ利用における一番のメリット

  • 使いやすさ / インターフェース
  • 簡単にカスタマイズできる点
  • 社員教育の容易さ
  • スクリプトの柔軟性
  • ファミリ製品との組み合わせ
  • クロスプラットフォーム
  • 大容量のファイル管理
  • 拡張性の高いネットワーキング
  • Web 公開 / イントラネット対応
  • ODBC 対応
  • ランタイム対応(バインダ)
  • プラグイン開発など開発環境
  • 価格(リーズナブルであること)
  • その他

FileMaker Pro / ファミリ利用による効果

  • 既存の機材利用によるコスト低減
  • ファイル共有による情報統合
  • 操作 / 作業の効率化 / 時間削減
  • リアルタイムな意志決定の効率化
  • その他

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