FileMaker ユーザ導入事例

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自分たちのアイデアとわずかの手間だけで作成。
効率的な「蔵書・貸出管理システム」

学校法人清光学園 岡崎女子短期大学 様

業種:教育・研究機関
ユーザ規模:10
該当部署:図書館
ご担当者様:和田清美 田島邦江 様
URLhttp://www3.ocn.ne.cp/~okatan/

導入前のシステム状況

 本学は、昭和40年に愛知県岡崎市に創設され、現在、幼児教育学科・経営実務科・人間福祉学科及び付属幼稚園三園からなる短期大学です。
 本学の図書館にはおよそ8万点の蔵書があり年間延べ3万5千余人の利用者がありますが、その管理を手書きの帳票類で行っていたため、次のように不便な点がありました。
 1)書誌データを記録した原簿の損傷が進み使用不能となる恐れが生じていた。
 2)蔵書内容報告などの集計作業が大変であった。
 3)利用者の蔵書検索は手書きの目録カードによるしかなかった。
 4)返却期限を過ぎている利用者の記録を目視で検索するのは大変であった。
 事務局庶務課に所属していた頃、予算管理や備品管理などにファイルメーカーProを使用していた私は、パソコン使用経験のない2名の司書にパソコンを指南し、ファイルメーカーProを利用した書誌データ記録簿の作成を指導しました。そして、年間作業計画を掲げ、人材派遣員1名の応援を得た図書原簿の複製を進める中で、億に近い初期費用を要する既製の図書システム導入は当面不要であるとの結論を出しました。
 現在では、館内に10台のパソコンを設置し、2名の職員と2名の臨時職員で蔵書管理・貸出管理などの業務を担当しています。

FileMaker Pro / ファミリの現在の主な利用方法

  • スタンドアロンデータベース
  • クロスプラットフォーム利用
  • ワークグループ(メディア介在)
  • ワークグループ(ネットワーキング)
  • ワークグループ(ODBC 利用)
  • ワークグループ(ODBC 利用 / 基幹 DB 連携)
  • ワークグループ(FileMaker Server 介在)
  • イントラネット(Web パブリッシング)
  • カスタマイズ(スクリプティング)
  • カスタマイズ(バインダ利用)
  • カスタマイズ(プラグイン / ルーチン関数)

導入後の主な変化

 平成9年に図書館にパソコンを設置し、最初に8万点の蔵書の書誌データ化に取り組みました。平成10年から、3か年計画で書誌データ化を進めるとともに、カウンター業務でのパソコン使用をスタートさせました。平成12年に予定通り「蔵書・貸出管理システム」をほぼ完成させ、平成13年にバーコード使用による管理を可能にし、現在、館内の10台のパソコンでネットワーク運用をおこない、次のような成果を出しています。
 1)手書きの帳票類をデータ化したことにより、書名・著者名・出版社・発行年などの任意キーワードで必要な蔵書の検索が容易になった。
 2)カウンター業務において、利用者・貸出図書・貸出日・返却期限をデータ管理することにより、期限超過者の検索及び督促状作成が容易になった。
 3)文部科学省や私学財団などへ提出する各種報告書の作成においても、報告先のリクエストに応じた分類・集計・リスト作成などが任意にできる。
 4)図書装備のラベル類の作成が容易になった。
 このように自分たちのアイデアとわずかの手間をかけるだけで、コストをかけずに業務に応じたデータベース活用を効率的におこなえるのが、ファイルメーカーProで独自のシステムを作成してよかったと感じる点です。

FileMaker Pro / ファミリ利用における一番のメリット

  • 使いやすさ / インターフェース
  • 簡単にカスタマイズできる点
  • 社員教育の容易さ
  • スクリプトの柔軟性
  • ファミリ製品との組み合わせ
  • クロスプラットフォーム
  • 大容量のファイル管理
  • 拡張性の高いネットワーキング
  • Web 公開 / イントラネット対応
  • ODBC 対応
  • ランタイム対応(バインダ)
  • プラグイン開発など開発環境
  • 価格(リーズナブルであること)
  • その他

FileMaker Pro / ファミリ利用による効果

  • 既存の機材利用によるコスト低減
  • ファイル共有による情報統合
  • 操作 / 作業の効率化 / 時間削減
  • リアルタイムな意志決定の効率化
  • その他

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