FileMaker ユーザ導入事例

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手作りの「シラバス作成・管理」データベースで、
学務課全体の業務効率を改善。

学校法人帝塚山学院 帝塚山学院大学 様

業種:教育・研究機関
ユーザ規模:15
該当部署:人間文化学部 事務局学務課
ご担当者様:砂野 有史 様 / 課長
URLhttp://www.tezuka-gu.ac.jp

導入前のシステム状況

帝塚山学院大学は「人間として生きる力を育てる」という精神を教育理念とし、文学部、人間文化学部、大学院人間科学研究科を併せ持つ大阪の大学です。私は人間文化学部のある泉ヶ丘キャンパスの学務課に所属しており、業務の一環としてシラバスを作成しています。シラバスとは、大学で行われる授業概要のことで、科目名・担当教員名・単位数・授業内容・時限・評価方法・担当教員からのメッセージなど、学生の授業選択の指針を冊子にまとめたものです。新学期が始まる直前に時間割や担当教官が決定されるため、シラバスの作成では、印刷会社に原稿データを渡した後の校正作業を短期間で行わなければならないのが大変です。最終校正から納期までが短いために、データを効率良く受け渡す必要があります。以前はワープロソフトのファイルで行っていましたので、次のような不都合がありました。
・課内の担当者ごとにファイルを作成・管理していたので、担当者が不在の場合は迅速な対応が難しかった
・データが各ファイルに分かれているため、例えば担当教員や担当科目が変更になった場合、全ファイルを開いて検索・修正する必要があった
・ページの追加、削除、移動があった場合、印刷会社でページ番号を振り直すしかなく、校正に手間がかかった

FileMaker Pro / ファミリの現在の主な利用方法

  • スタンドアロンデータベース
  • クロスプラットフォーム利用
  • ワークグループ(メディア介在)
  • ワークグループ(ネットワーキング)
  • ワークグループ(ODBC 利用)
  • ワークグループ(ODBC 利用 / 基幹 DB 連携)
  • ワークグループ(FileMaker Server 介在)
  • イントラネット(Web パブリッシング)
  • カスタマイズ(スクリプティング)
  • カスタマイズ(バインダ利用)
  • カスタマイズ(プラグイン / ルーチン関数)

導入後の主な変化

以前、総務課で稟議書の作成や入試のデータ分析等にファイルメーカーProを使っていたので、シラバスの作成に係る不都合の解消にもファイルメーカーProを導入するのが良いと判断しました。そこで、手始めに平成13年度の人間文化学部の卒業生に対して、卒業証書および各種資格取得証明書発行・卒業生名簿作成を一元的にファイルメーカーProでおこない、一定の成果を収めました。翌年、ワープロ書類で個別に管理されていたシラバスの原稿をファイルメーカーProで管理することに着手し、平成15年度に体裁を整え「シラバス作成・管理」データベースとして完成させました。これにより、担当者ごとの個別管理から課全体での共有データベースへと移行し、次のような効果が上がりました。
・担当者は必要事項をデータベースに入力していくだけで、原稿の作成と管理が同時にできてしまう
・原稿内容が前年度のものと大して変わらない場合は、データを検索・修正をした上で「校正済」と記入しておけば、その原稿校正が終了していることが一目瞭然となった
・科目名と担当教員のみ一覧表で表示したり、評価方法の種別で検索したり、担当教員ごとに並べ替えたりと、データ活用の幅がぐっと広がった
現在では、各会議の開催通知、非常勤教員の雇用契約書、各科目の試験実施のアンケート、学生による授業評価のアンケートの集計や学務課のその他業務にも利用しています。

FileMaker Pro / ファミリ利用における一番のメリット

  • 使いやすさ / インターフェース
  • 簡単にカスタマイズできる点
  • 社員教育の容易さ
  • スクリプトの柔軟性
  • ファミリ製品との組み合わせ
  • クロスプラットフォーム
  • 大容量のファイル管理
  • 拡張性の高いネットワーキング
  • Web 公開 / イントラネット対応
  • ODBC 対応
  • ランタイム対応(バインダ)
  • プラグイン開発など開発環境
  • 価格(リーズナブルであること)
  • その他

FileMaker Pro / ファミリ利用による効果

  • 既存の機材利用によるコスト低減
  • ファイル共有による情報統合
  • 操作 / 作業の効率化 / 時間削減
  • リアルタイムな意志決定の効率化
  • その他

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