FileMaker ユーザ導入事例

印刷する

気軽に使える道具として、大学の日々の業務を地道に支える
「事務局運営サポータ」

横浜商科大学 様

業種:教育・研究機関
ユーザ規模:43
該当部署:総務部情報室
ご担当者様:林 鉄弥 様 / 次長
URLhttp://www.shodai.ac.jp

導入前のシステム状況

横浜商科大学は、開学時から情報処理科目を開講するなど、商科系大学の中ではいち早く情報教育に力を注いできました。同時に、事務の電算化も積極的に進め、最近は、学籍のような重要データは基幹システムに集約する一方、事務局内で使う名簿、送付文書などはパソコンで各自が作成しています。しかし、以前は、これら日常業務用のファイルを共有しておらず、仕事をするのになにかと不便でした。たとえば、入試業務。入学案内の請求はつるみ・みどりの両キャンパスで受け付けていますが、担当者はつるみで勤務しています。みどりで請求を受け付けると、書類を作り、つるみにFax送信。つるみの担当者は、そのFaxを見て送り状を作り、送付用ラベルを印刷するなど、データ入力に二度三度と手間がかかりました。また、最近は、入試の種類も「一般・推薦・社会人・編入」など20種類近くに増え、合格者に送る入学手続書類のパターンも複雑になりました。この書類を担当者がワープロで作成していたので、バラバラの似たような文書ファイルが大量にでき、その管理だけでも大変で、担当者の交代時には引き継ぎも一苦労でした。そこで、名簿や文書類をまとめてイントラネットに公開し、誰もが楽に利用できないかと考えました。

FileMaker Pro / ファミリの現在の主な利用方法

  • スタンドアロンデータベース
  • クロスプラットフォーム利用
  • ワークグループ(メディア介在)
  • ワークグループ(ネットワーキング)
  • ワークグループ(ODBC 利用)
  • ワークグループ(ODBC 利用 / 基幹 DB 連携)
  • ワークグループ(FileMaker Server 介在)
  • イントラネット(Web パブリッシング)
  • カスタマイズ(スクリプティング)
  • カスタマイズ(バインダ利用)
  • カスタマイズ(プラグイン / ルーチン関数)

導入後の主な変化

以前、学生証を紙からカードに切替えて発行するのにファイルメーカーProを利用したことがあり、重宝していました。名簿類はもちろんのこと、文書作成もワープロと大体同じようにできるので、管理が楽になると判断し、ファイルメーカーProを採用しました。現在、基幹系のシステムとは別に、部内用の学生名簿や職員全員が閲覧する文書類を「事務局運営サポータ」として、まとめてイントラネットに公開しています。便利になった点をいくつかあげてみます。
1)つるみ・みどりの両キャンパスでの情報共有が可能になった。みどりで受付けた資料請求を、つるみでリアルタイムに確認でき、同時にボタン操作一つで宛名ラベルを打ち出せるようにしたので、迅速かつ確実に資料を送付できるようになった。
2)入学手続書類については、データベース化すると同時に、ボタンの操作だけで適切な文書を出せるように工夫し、入試担当者が替わった場合でもすぐに対応できるようになった。
3)基幹系システムで管理する学籍簿のうち、氏名や住所などのデータは書き出して「事務局運営サポータ」に取込み、部内用の学生名簿作りを効率化できるようになった。
このように、「事務局運営サポータ」は、私たちが部内で気軽に使える道具として、日々の業務をしっかりと地道に支えてくれています。

FileMaker Pro / ファミリ利用における一番のメリット

  • 使いやすさ / インターフェース
  • 簡単にカスタマイズできる点
  • 社員教育の容易さ
  • スクリプトの柔軟性
  • ファミリ製品との組み合わせ
  • クロスプラットフォーム
  • 大容量のファイル管理
  • 拡張性の高いネットワーキング
  • Web 公開 / イントラネット対応
  • ODBC 対応
  • ランタイム対応(バインダ)
  • プラグイン開発など開発環境
  • 価格(リーズナブルであること)
  • その他

FileMaker Pro / ファミリ利用による効果

  • 既存の機材利用によるコスト低減
  • ファイル共有による情報統合
  • 操作 / 作業の効率化 / 時間削減
  • リアルタイムな意志決定の効率化
  • その他

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