FileMaker ユーザ導入事例

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科学館のスピーディな予約業務、
正確な利用実態把握、コスト削減に役立っています。

山梨県立科学館 様

業種:教育・研究機関
ユーザ規模:9
該当部署:実験工作室
ご担当者様:芦沢 暁 様
URLhttp://wwsv01.kagakukan.pref.yamanashi.jp/

導入前のシステム状況

当科学館は甲府市にあり、年間約13万人の方が訪れています。展示室・あそびの部屋・実験工作室・サイエンスショーブース・プラネタリウムなどがあり、小中学生や高校生の遠足や学習に利用され、科学の楽しさを体験できる場となっています。
以前は、学校などの団体利用については、電話予約の内容を所定の台帳に記入したり表計算ソフトにデータを入力して管理していましたが、次のような不便な点がありました。
・台帳への記入ミスや記入漏れによる、予約のダブルブッキング
・表計算ソフトにて、予約情報を月別ファイルごと日付シートごとに管理していたため、電話予約の受付中に、空き状況のリアルタイム検索やスビーディな予約確認が困難
また、年間の利用者数についても表計算ソフトで集計していましたが、内容ごとの利用状況までは正確に把握できていませんでした。たとえば、実験工作室では、電気抵抗の熱を利用したパン作りや、ビー玉を使った万華鏡作りなど多くのプログラムがありますが、人気ランキング、人気指数など、利用実態が適切に把握されていませんでした。
そこで、これらの問題を解決するためにデータベースを導入し情報をらくに管理しようと考え、初心者でも扱いやすいとの評判だったFileMaker Proを選びました。

FileMaker Pro / ファミリの現在の主な利用方法

  • スタンドアロンデータベース
  • クロスプラットフォーム利用
  • ワークグループ(メディア介在)
  • ワークグループ(ネットワーキング)
  • ワークグループ(ODBC 利用)
  • ワークグループ(ODBC 利用 / 基幹 DB 連携)
  • ワークグループ(FileMaker Server 介在)
  • イントラネット(Web パブリッシング)
  • カスタマイズ(スクリプティング)
  • カスタマイズ(バインダ利用)
  • カスタマイズ(プラグイン / ルーチン関数)

導入後の主な変化

まず、学習利用の予約は、従来の台帳と表計算ソフトのファイルを、FileMaker Proで作成した「学習利用予約台帳」に統合させました。館内のLANに公開し、だれでもどこでも閲覧できるようにしたので、次のような効果があがりました。
・予約電話の受付中に、空き状況のリアルタイム検索やスビーディな予約確認が可能
・予約情報を一元管理できたことで、ダブルブッキングの問題が解消、予約業務がずいぶんと楽になり、事務作業が効率化
また、実験工作室の利用実態を正確に把握するため、日めくり式で閲覧できる「ダイアリー」をFileMaker Proで作成しました。これには、利用時間、利用者数、実施プログラム内容、担当者、感想などの情報を入力します。月末など節目の時期にデータを集計することで、次のような効果があがっています。
・月間・年間の参加者数の推移、相対的な人気度などが、客観的に把握可能
・事前に準備しなければならない材料や薬品などについても、ロスやコストを削減
この「ダイアリー」は、「学習利用予約台帳」「イベントカレンダー」など、他のファイルとリレーションで結ばれており、基本情報を共有できます。このため、一画面でデータを管理できるシンプルさと来館者への迅速な情報提供の両立が可能となりました。FileMaker Proは、評判どおり初心者でもかんたんに使いこなせます。その連携のすばらしさと快適な操作性に驚いています。

FileMaker Pro / ファミリ利用における一番のメリット

  • 使いやすさ / インターフェース
  • 簡単にカスタマイズできる点
  • 社員教育の容易さ
  • スクリプトの柔軟性
  • ファミリ製品との組み合わせ
  • クロスプラットフォーム
  • 大容量のファイル管理
  • 拡張性の高いネットワーキング
  • Web 公開 / イントラネット対応
  • ODBC 対応
  • ランタイム対応(バインダ)
  • プラグイン開発など開発環境
  • 価格(リーズナブルであること)
  • その他

FileMaker Pro / ファミリ利用による効果

  • 既存の機材利用によるコスト低減
  • ファイル共有による情報統合
  • 操作 / 作業の効率化 / 時間削減
  • リアルタイムな意志決定の効率化
  • その他

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