FileMaker ユーザ導入事例

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「通訳ガイド試験」の予備校では、
校務運営上の大事なシステムに成長しています。

株式会社ハローインターナショナル 様

業種:教育・研究機関
ユーザ規模:12
該当部署:スクール事業部
ご担当者様:中野 毅彦 様 / 部長
URLhttp://www.hello.ac/

導入前のシステム状況

当社は、ハロー通訳アカデミーという学校を運営しています。国家試験の一つである「通訳ガイド試験」受験専門の予備校で、東京・名古屋・大阪など全国7カ所にスクールがあります。私はスクール事業部に所属し、入校希望者からの問合せや資料請求への対応、入校説明会や授業見学者へのアフターフォローなど、当校に興味を持たれた方に安心かつスムーズに入校していただくためのサポート部門を統括しています。
以前は、問合せや資料請求などをされた方の情報は紙のカードに記録していました。電話で詳しい照会がある度に、カード収納コーナーに行き、該当カードを取り出し、その方の連絡先・資料請求のあったコース・応対メモなどの履歴を確認していたのです。カードは手軽ですが、カードを取って戻って来るまでお客様を電話口で待たせてしまうため、迅速な対応という点では問題でした。特に、誰かが利用していて、該当カードが不在の場合には困ってしまいました。そこで、照会者の情報や応対記録をデータベース化し、社内LANで共有し、スタッフが自分の机上から簡単にアクセスできるようにしようと考えました。そのために選択したのがFileMaker Proでした。

FileMaker Pro / ファミリの現在の主な利用方法

  • スタンドアロンデータベース
  • クロスプラットフォーム利用
  • ワークグループ(メディア介在)
  • ワークグループ(ネットワーキング)
  • ワークグループ(ODBC 利用)
  • ワークグループ(ODBC 利用 / 基幹 DB 連携)
  • ワークグループ(FileMaker Server 介在)
  • イントラネット(Web パブリッシング)
  • カスタマイズ(スクリプティング)
  • カスタマイズ(バインダ利用)
  • カスタマイズ(プラグイン / ルーチン関数)

導入後の主な変化

まず「問合せデータベース」を作成し、問合せ者のお名前、連絡先、希望コース、問合せ日時、問合せ内容、応対メモなどを入力できるようにしました。そして、社内LANで共有し、スタッフのデスクからアクセスできるようにしました。これにより、更なる問合せの電話が入った場合、その方の記録を瞬時に検索でき、「3月8日にご来校いただいた○○様ですね。」と、打てば響くような受け答えが可能になりました。また、問合せ時の利用だけでなく、「その後、ご検討いただけましたでしょうか?」といった、こちらからのアフターフォローがスムーズになりました。つまり、潜在的なお客様に対する積極的アプローチが可能となったのです。検索ひとつで、アプローチ対象者をすぐさまリストアップでき、紙のカードとは比べ物にならないくらい作業が楽になりました。
こういった便利さが普及すると、データベース活用が他の業務にも広がりました。たとえば、受け入れ可能な授業見学の日時を即座に把握できる「授業見学スケジューラー」を用意したことで、予約がとても簡単になりました。また、「問合せデータベース」から「受講生情報データベース」を枝分かれさせ、受講生の登録コース、授業料や教材費の納入状況、試験結果などを管理し、入校後のサポートに役立てています。
今では、校務を運営する上で大事なシステムに成長したといえます。

FileMaker Pro / ファミリ利用における一番のメリット

  • 使いやすさ / インターフェース
  • 簡単にカスタマイズできる点
  • 社員教育の容易さ
  • スクリプトの柔軟性
  • ファミリ製品との組み合わせ
  • クロスプラットフォーム
  • 大容量のファイル管理
  • 拡張性の高いネットワーキング
  • Web 公開 / イントラネット対応
  • ODBC 対応
  • ランタイム対応(バインダ)
  • プラグイン開発など開発環境
  • 価格(リーズナブルであること)
  • その他

FileMaker Pro / ファミリ利用による効果

  • 既存の機材利用によるコスト低減
  • ファイル共有による情報統合
  • 操作 / 作業の効率化 / 時間削減
  • リアルタイムな意志決定の効率化
  • その他

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