FileMaker ユーザ導入事例

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素人の私が、著作権管理システムにまで
発展させることができたのが、一番の驚きです。

日本著作権教育研究会 様

業種:教育・研究機関
ユーザ規模:8
該当部署:事務局
ご担当者様:内田 弘二 様
URLhttp://www.jcea.info/index.html

導入前のシステム状況

中学校から大学院まで、入試問題はある著作物の一部を引用して作成されることが多いものです。学校が入試問題集を作成して配布する、あるいは入試問題をインターネット上に公開する場合には、著作権の問題が発生します。著作権の意識が高まる中、学校側と著作者の間で使用許諾や著作権料の取扱いを円滑にすることを目的に、わたしたちの研究会が設立されました。
使用許諾については、以前は、著作者に依頼の手紙を書き、結果を書簡で受取っていたということに代表されるように、かなりの部分が手作業でした。著作者別の台帳を用意し、やり取りの記録を紙で残していましたが、コピー作業やファイリング作業が必要で、とても手間がかかりました。また、依頼主である学校に対しては、許諾の状況について中間報告や最終報告をFaxや郵送で送っていましたので、こちらも同様に学校別台帳を用意して書類を保管する必要がありました。
こうした状況の中、パソコンもあることですし、書類管理をもっと効率的におこなえるのではと考え、膨大な量の書類の書式をまず電子化することにしました。

FileMaker Pro / ファミリの現在の主な利用方法

  • スタンドアロンデータベース
  • クロスプラットフォーム利用
  • ワークグループ(メディア介在)
  • ワークグループ(ネットワーキング)
  • ワークグループ(ODBC 利用)
  • ワークグループ(ODBC 利用 / 基幹 DB 連携)
  • ワークグループ(FileMaker Server 介在)
  • イントラネット(Web パブリッシング)
  • カスタマイズ(スクリプティング)
  • カスタマイズ(バインダ利用)
  • カスタマイズ(プラグイン / ルーチン関数)

導入後の主な変化

その頃、私はたまたま、学校情報の管理の一環として 「学校担当者名簿」を FileMaker Pro で作って利用していました。そこで、その経験を生かし、業務全体の作業を少しずつ FileMaker Pro で電子化していこうと考えました。
まず、著作者や著作物に関するデータを「著作データベース」にまとめました。ファイルの束を探さなくとも、数千人近くにのぼる著作者の連絡先などがパソコン上で簡単に検索できます。次に、使用許諾のレターや送付状、新聞社や出版社によって微妙に異なる申請書など、各書式を FileMaker Pro 上で再現しました。また、著作者や学校とのメール・Fax・レターなどのやり取りを時系列で記録できるようにし、「許諾申請・報告データベース」として集約しました。申請業務の入口から出口までの処理をすべて電子化することができ、作業や履歴の管理がぐっと楽になりました。さらに、依頼主である学校への見積・請求書の発行や著作者への著作権料支払いなどの記録は、「ファイナンスデータベース」で管理しています。これらのデータベースは、リレーショナル化されていますので、お互いのデータを有効活用するシステムとして利用できます。
データベースや業務システムについて素人の私が、データベースを作るだけでなく、業務の流れ全体を効率化する著作権管理システムにまで発展させることができたのが、FileMaker Pro を使ってみて、一番の驚きです。

FileMaker Pro / ファミリ利用における一番のメリット

  • 使いやすさ / インターフェース
  • 簡単にカスタマイズできる点
  • 社員教育の容易さ
  • スクリプトの柔軟性
  • ファミリ製品との組み合わせ
  • クロスプラットフォーム
  • 大容量のファイル管理
  • 拡張性の高いネットワーキング
  • Web 公開 / イントラネット対応
  • ODBC 対応
  • ランタイム対応(バインダ)
  • プラグイン開発など開発環境
  • 価格(リーズナブルであること)
  • その他

FileMaker Pro / ファミリ利用による効果

  • 既存の機材利用によるコスト低減
  • ファイル共有による情報統合
  • 操作 / 作業の効率化 / 時間削減
  • リアルタイムな意志決定の効率化
  • その他

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