FileMaker ユーザ導入事例

印刷する

資料編集の電子化からスタート。
ニーズの変化に合わせてFileMakerの使い方も柔軟に変更。

東北大学 金属材料研究所 様

業種:教育・研究機関
ユーザ規模:40
該当部署:情報企画室点検評価情報DB担当
ご担当者様:小野瀬 うた子 様 / 助手
URLhttp://www.review.imr.tohoku.ac.jp/index.html

導入前のシステム状況

本研究所では1994年以来、『東北大学金属材料研究所の活動』という研究活動や教育活動などの情報を含むデータブック的色彩の濃い自己点検評価報告書を発行しています。データ収集の対象は30を超える研究組織、研究支援組織、および、約130名の研究者です。この規模で、多種類のデータを含む評価資料の編集を担当者1名でおこなうのは大変な手間でした。1994年ごろ、国際会議事務局用にアメリカから送られてきたFileMaker Proのファイルに出会い、その美しいレイアウトに目を見張ると同時に、初めて触れたデータベース機能の便利さに感激しました。早速、パソコンとFileMaker Proを導入し、検索置換、抽出、並べ替え、用語統一、レイアウト…、つまり、データ処理・編集、版下作成までのプロセスにデータベース機能を活用する方法が、ここからスタートしました。版下は、当初はダイレクト印刷用の紙媒体でしたが、後にPDFファイル化(FileMaker Proから直接出力)しました。PDFファイルはWeb公開できますから、著者校正用の版下閲覧を、紙媒体の回覧からWebの閲覧に切り替えました。これによって著者校正期間の短縮と効率化が実現しました。また、版下をPDFファイルにすることは印刷プロセスの電子化に寄与することになり、印刷費を大幅削減できました。さらに、そのPDFファイルのWebパブリッシング(http://www.review.imr.tohoku.ac.jp/index.html)が可能になり、冊子出版と電子出版を同時平行的に実施できるようになりました。2001年からは、データ収集にFileMaker ProのインスタントWeb公開機能を使い、データ収集から版下作成までの一連のプロセスをひとつのソフトウェアで実行するという画期的合理化が実現できました。

FileMaker Pro / ファミリの現在の主な利用方法

  • スタンドアロンデータベース
  • クロスプラットフォーム利用
  • ワークグループ(メディア介在)
  • ワークグループ(ネットワーキング)
  • ワークグループ(ODBC 利用)
  • ワークグループ(ODBC 利用 / 基幹 DB 連携)
  • ワークグループ(FileMaker Server 介在)
  • イントラネット(Web パブリッシング)
  • カスタマイズ(スクリプティング)
  • カスタマイズ(バインダ利用)
  • カスタマイズ(プラグイン / ルーチン関数)

導入後の主な変化

ところが、国立大学の法人化に伴い評価資料作成環境が激変する世の中になりました。東北大学では2003年に大学全体の研究者情報を収集する東北大学情報データベースが運用を開始し、部局では殆どのデータは東北大学情報データベースからダウンロードして利用するようになりました。本所の部局評価資料作成の場合も、編集からPDF版下作成までのFileMaker Proの役割は変わらないものの、データ収集には使われなくなりました。しかし、業務の激変に対応する中で、FileMaker Proはユーザのアイディア次第で新しい可能性を開いてくれる便利なツールであることを改めて実感しています。すなわち、(1)個人単位のデータを組織単位に直す作業、あるいはその逆の作業、(2)データの精度向上、(3)被引用数の算出、(4)評価項目の細かい変更への迅速な対応、(5)SQLデータベース構築・機能更新に関する設計イメージの把握、(6)データ照合用資料の整理・保存など、従来とは異なった用途でFileMaker Proは、ますます重要な役割を果しています。年間実数が900件を超える発表文献の場合、(1)(2)(3)の実施には東北大学情報データベースと引用文献情報データベース(ISI Web of Knowledge、ダウンロード可能)とのデータをFile Maker Pro上で照合しています。また、東北大学情報データベースのようなSQLデータベースはシステムの変更に時間と費用がかかり、データベース利用者の要望に迅速に応えることはできません。FileMaker Proは(4)(5)のようにSQLデータベースの短所を補う役割も果たしています。

FileMaker Pro / ファミリ利用における一番のメリット

  • 使いやすさ / インターフェース
  • 簡単にカスタマイズできる点
  • 社員教育の容易さ
  • スクリプトの柔軟性
  • ファミリ製品との組み合わせ
  • クロスプラットフォーム
  • 大容量のファイル管理
  • 拡張性の高いネットワーキング
  • Web 公開 / イントラネット対応
  • ODBC 対応
  • ランタイム対応(バインダ)
  • プラグイン開発など開発環境
  • 価格(リーズナブルであること)
  • その他

FileMaker Pro / ファミリ利用による効果

  • 既存の機材利用によるコスト低減
  • ファイル共有による情報統合
  • 操作 / 作業の効率化 / 時間削減
  • リアルタイムな意志決定の効率化
  • その他

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