FileMaker ユーザ導入事例

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学校運営にフル活用。
基幹システムと役割分担でき、できなかったことが次々と可能に。

学校法人後藤学園 武蔵野服飾美術専門学校 様

業種:教育・研究機関
ユーザ規模:3
該当部署:教務部
ご担当者様:深井 孝 様 / 課長代理
URLhttp://www.goto.ac.jp/

導入前のシステム状況

当学園は、武蔵野服飾美術専門学校・武蔵野調理師専門学校・武蔵野栄養専門学校の3分野を有する専門学校です。10数年前に、学園の学籍管理システムとして、オフコンベースのデータベースを導入しました。これは、入金管理や出願状況などの基幹業務が中心で、日常的な出席状況や成績を管理するものではなく、現場の担当者は、ワープロで出力した各フォーマットに手書きで集計して押印を入れ、書類を発行していました。服飾学校の在学生は年間400名程度ですが、全員の出席状況を各月末に科目ごとに集計し、科目ごとの成績を学期末ごとに押印していました。ご想像の通 り、それには膨大な時間を費やしていました。発行した書類もすべてコピーをとり記録していたので、そこでも時間と労力がかかっていました。
それらの業務を、あるデータベースソフトを使って簡素化しようと試みましたが、大変苦労して構築したにもかかわらず、結局思うように行かず、他のデータベースソフトを探していました。店頭に並んでいたいくつかのデータベースソフトの中から、パッケージの裏面 で直感的にこれだと思いファイルメーカーPro を購入。今度は、1週間程度で業務の簡素化に成功してしまいました。

FileMaker Pro / ファミリの現在の主な利用方法

  • スタンドアロンデータベース
  • クロスプラットフォーム利用
  • ワークグループ(メディア介在)
  • ワークグループ(ネットワーキング)
  • ワークグループ(ODBC 利用)
  • ワークグループ(ODBC 利用 / 基幹 DB 連携)
  • ワークグループ(FileMaker Server 介在)
  • イントラネット(Web パブリッシング)
  • カスタマイズ(スクリプティング)
  • カスタマイズ(バインダ利用)
  • カスタマイズ(プラグイン / ルーチン関数)

導入後の主な変化

現在、学籍管理・就職・成績・出席と、見学者・出願者の統計など、効率的にファイルメーカーPro を使用しています。また、当学園のホームページにデータベースをWeb公開して、資料請求の申し込みを入力できるようにしています。それは、そのまま資料請求者のデータベースになり、事務処理の手間を省いています。
学校の先生は、とかくワープロなど使えて当たり前と思われがちですが、こと服飾系の教員は情報機器に疎く、担任全員が各クラスの出席状況をひとつのデータベースに入力するにはどうするかが課題でした。そこで、学生をクラス別 に検索してソートし、担当クラスの入力レイアウトに切り替える一連の操作をボタンにしました。パソコンに不慣れな担任も、クリックするだけで自分のクラスになり、迷わず入力作業ができるようにしました。学生指導をする際も、各学生の出席状況などの一覧表を即表示でき、各書類の発行も誰もがスムーズに行えます。1つのファイル容量 が増えすぎて困っている頃に、タイミング良くリレーショナル機能を備えた新バージョンが登場しました。ファイルを分散することでひとつひとつのファイルを軽くし、それらをリレーショナルで関連づけ、統合して利用するようにしました。
また、データベースのWeb公開機能は、情報の活用方法やその範囲を広げています。インターネット経由で遠隔地からアクセスして、様々な情報を共有できるように構築中です。近い将来、自宅にいる学生がファッション情報をリアルタイムに検索したり、就職先の求人情報をWebから入手するといったことが実現可能になると思います。当たり前のようなことですが、これらを簡単にカスタマイズすることを可能にするのは、ファイルメーカーProだけじゃないでしょうか...。

FileMaker Pro / ファミリ利用における一番のメリット

  • 使いやすさ / インターフェース
  • 簡単にカスタマイズできる点
  • 社員教育の容易さ
  • スクリプトの柔軟性
  • ファミリ製品との組み合わせ
  • クロスプラットフォーム
  • 大容量のファイル管理
  • 拡張性の高いネットワーキング
  • Web 公開 / イントラネット対応
  • ODBC 対応
  • ランタイム対応(バインダ)
  • プラグイン開発など開発環境
  • 価格(リーズナブルであること)
  • その他

FileMaker Pro / ファミリ利用による効果

  • 既存の機材利用によるコスト低減
  • ファイル共有による情報統合
  • 操作 / 作業の効率化 / 時間削減
  • リアルタイムな意志決定の効率化
  • その他

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